《档案保管》课件.ppt

档案保管档案保管是保护和管理档案的系统工作，涉及档案的收集、整理、保管、利用和销毁等环节。

什么是档案?记录信息档案是各种形式的记录，用于保存和传递信息，包括文本、图片、音频、视频等。管理信息档案是管理信息的重要工具，用于记录、保存和管理组织的活动和历史。传承历史档案是历史的见证，用于记录和保存社会发展、文化传承和科技进步的信息。

档案的特征真实性记录真实情况，反映客观事实，具有法律效力。完整性内容完整，记录全面，缺失任何部分都会影响价值。时效性记录时间明确，具有时间参考价值，可以反映历史进程。唯一性独一无二，不可复制，保证信息的准确性。

档案的形式和载体1纸质档案传统档案形式，包括文件、书籍、照片等。2电子档案以电子形式存储的档案，如文档、邮件、数据库等。3音像档案以音频、视频等形式存储的档案，如录音、录像等。

档案的功能和作用记录历史，传承文明提供法律依据，维护权益支持科研和决策，促进发展

档案管理的目标确保信息安全档案管理旨在保护和维护档案的完整性、真实性和可靠性，防止信息丢失或被篡改。提高工作效率通过有效管理档案，可以方便快捷地查找和利用相关信息，提高工作效率，减少重复工作。传承历史文化档案记录了社会发展和人类文明的历程，是宝贵的历史文化遗产，需要妥善保存和传承。

档案管理的原则真实性原则档案内容必须真实准确，反映客观事实。完整性原则档案内容完整，不缺失任何重要信息。系统性原则档案管理必须按照一定的体系和规范进行。安全性原则档案要妥善保管，防止丢失、损坏和泄密。

档案管理的流程和制度1档案收集组织内部产生的各种文件、资料2档案整理对收集到的档案进行分类、编目、整理3档案保管对整理后的档案进行安全保管4档案利用为科研、管理、决策提供依据

档案的采集和接收1确认档案来源确定档案的生成单位、个人或组织，并核实档案的真实性和完整性。2检查档案内容查看档案的内容是否符合相关标准，是否包含敏感信息，以及是否有需要修改或补充的内容。3登记档案信息记录档案的名称、编号、时间、内容、来源等基本信息，以便于后续管理和查询。4妥善保管档案将档案存放在安全、干燥、通风的环境中，并采取必要的防盗、防火、防虫等措施。

档案的整理和建档分类整理根据档案内容、形成时间、形成部门等进行分类，建立相应的档案分类体系。编目著录为每份档案编制目录卡片，记录档案的名称、内容、形成时间、形成部门等基本信息。装订归档将整理好的档案装订成册，并根据分类体系进行归档，形成完整的档案卷宗。登记入库将归档的档案卷宗登记入库，并建立档案保管目录，方便查找和管理。

档案存储和保护1环境控制档案库应保持恒温恒湿，防止虫害、霉变和火灾等。2安全管理加强安保措施，控制人员进出，防止盗窃和破坏。3定期维护定期对档案进行检查和维护，及时修复破损和更换损坏的档案。

档案的数字化工作扫描和转换将纸质档案扫描成电子文件，并进行格式转换，确保内容完整性。存储和备份将数字化后的档案存储在安全可靠的云存储平台，定期备份。检索和访问通过建立档案信息系统，实现对数字化档案的快速检索和访问。

档案的盘点和统计100%完整性保证所有档案完整无缺。95%准确性确保档案内容准确可靠。100%及时性及时更新档案数据和信息。

档案的利用和查阅学者、研究人员可以使用档案进行历史研究、社会调查和学术研究。司法机关可以利用档案作为案件调查、审判和执行的证据。企业可以利用档案进行商业决策、市场分析和风险评估。

档案的鉴定与鉴定档案的鉴定确定档案价值的过程，区分不同档案类型。档案的鉴定对档案的真实性、完整性进行审查和确认。

档案的缩微复制保存档案缩微复制可以有效保存珍贵档案，减少因时间、环境等因素造成的损毁。节约空间缩微复制可以将大量档案压缩到更小的空间，节省存储空间。方便查阅缩微复制的档案便于快速检索和查阅，提高工作效率。

档案的销毁与移交销毁流程经过鉴定为永久保存价值的档案，应妥善保管。移交程序移交程序需严格遵守相关法规，确保档案的完整性和安全性。

电子档案管理的特点1数据存储电子档案管理系统提供了更安全可靠的存储方式。2检索效率电子档案的检索速度更快，效率更高。3共享协作电子档案可以轻松共享，方便协同工作。4安全保护电子档案管理系统可以有效地保护档案信息的安全。

电子档案的收集和转换1收集从各种来源收集电子档案，例如扫描纸质档案、电子文件、数据库记录等。2整理对收集到的电子档案进行分类、整理、命名，确保其完整性和可检索性。3转换将不同格式的电子档案转换为统一的标准格式，以便于存储和管理。

电子档案的存储和维护安全存储电子档案的存储需要保障数据的完整性和安全性。采用加密技术、备份机制和访问控制等措施，防止数据丢失、损坏或泄露。长期保存电子档案需要长期保存，需要选择合适的存储介质和技术，保证数据的长期稳定性和可访问性。同