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申请报销流程及注意事项说明文书

一、申请报销的基本流程

1.1填写报销单

填写报销单是申请报销的第一步，需认真填写各项信息。报销单应包括报销人姓名、部门、报销日期、报销项目、报销金额等内容。填写时要保证信息的准确性和完整性，避免因信息错误导致报销流程延误。同时要按照公司规定的格式和要求填写报销单，不得随意涂改或遗漏重要信息。

1.2收集报销凭证

收集报销凭证是申请报销的关键环节。报销凭证应包括发票、收据、清单等相关票据，必须符合公司的财务规定和税务要求。发票要规范，内容要完整，包括发票抬头、发票代码、发票号码、开票日期、商品或服务名称、数量、单价、金额等信息。票据要保持完整性，不得缺失或损坏。对于特殊情况的凭证，如差旅费补贴、通讯费等，要按照公司的规定提供相应的证明材料。

1.3提交报销申请

提交报销申请是申请报销的最后一步，需将填写完整的报销单和相关报销凭证提交给财务部门。提交时要注意时间要求，按照公司规定的时间节点提交报销申请，不得逾期。同时要保证报销申请的材料齐全、合规，如有疑问可及时向财务部门咨询。财务部门收到报销申请后，会进行审核和处理。

1.4跟踪报销进度

在提交报销申请后，报销人应及时跟踪报销进度，了解报销申请的审核情况和款项发放情况。可以通过与财务部门沟通、查询财务系统等方式了解报销进度。如发觉报销申请存在问题或逾期未处理，应及时向财务部门反馈，以便及时解决问题。

二、报销凭证的要求

2.1发票的规范

发票是报销的重要凭证，必须符合国家税务部门的规定。发票抬头应与公司名称一致，不得填写个人姓名或其他单位名称。发票代码、发票号码、开票日期等信息应清晰可辨，不得模糊或缺失。商品或服务名称、数量、单价、金额等信息应准确无误，不得虚报或漏报。对于增值税专用发票，还应注意填写纳税人识别号等信息。

2.2票据的完整性

票据要保持完整性，不得缺失或损坏。发票应附在报销单后面，不得单独提交。对于多张发票或收据，应按照时间顺序或类别进行整理，并用胶水或回形针固定在一起。对于差旅费补贴、通讯费等特殊情况的凭证，应按照公司的规定提供相应的证明材料，如出差申请表、通讯费清单等。

2.3特殊情况的凭证

对于一些特殊情况的凭证，如礼品、招待费等，要按照公司的规定提供相应的审批文件和证明材料。审批文件应包括审批人签字、审批日期等信息，证明材料应包括礼品清单、招待费明细等内容。同时要注意特殊情况的凭证的金额限制和审批流程，不得随意报销。

三、报销金额的计算与审核

3.1各项费用的核算

在计算报销金额时，要按照公司的规定和财务制度进行核算。各项费用应分别计算，不得混淆或重复计算。对于差旅费、通讯费等费用，要按照公司的标准进行核算，不得超标报销。对于办公用品、设备等费用，要提供相应的采购清单和发票，按照实际采购金额进行报销。

3.2审核人员的职责

审核人员在审核报销申请时，要认真核对报销单和相关凭证的信息，保证报销金额的准确性和合规性。审核人员要对报销申请进行逐项审核，如有疑问或不符合规定的地方，应及时与报销人沟通并要求其提供相关证明材料。审核人员要对审核结果负责，如发觉审核错误或违规行为，应承担相应的责任。

3.3超支情况的处理

如果报销金额超过了公司规定的标准或预算，审核人员应及时与报销人沟通并要求其说明原因。对于合理的超支情况，审核人员应在报销单上注明超支原因和审批意见，并按照公司的规定进行审批。对于不合理的超支情况，审核人员应拒绝报销，并要求报销人退回超支部分的款项。

四、报销流程中的审批环节

4.1各级领导的审批顺序

报销流程中的审批环节包括报销人所在部门领导、财务部门领导、公司领导等各级领导的审批。审批顺序应按照公司规定的流程进行，不得颠倒或遗漏。各级领导在审批时要认真审核报销申请的内容和金额，保证报销的合理性和合规性。

4.2审批时间的要求

各级领导在审批报销申请时，要按照公司规定的时间要求进行审批，不得拖延或积压。一般情况下，部门领导应在收到报销申请后的[X]个工作日内完成审批，财务部门领导应在收到报销申请后的[X]个工作日内完成审批，公司领导应在收到报销申请后的[X]个工作日内完成审批。如遇特殊情况，可适当延长审批时间，但应及时向报销人说明原因。

4.3审批未通过的处理

如果报销申请被审批未通过，审核人员应及时通知报销人，并说明未通过的原因和整改要求。报销人应根据审核人员的要求进行整改，并重新提交报销申请。对于多次审批未通过的报销申请，公司有权对报销人进行相应的处罚。

五、报销款项的领取与发放

5.1财务部门的操作流程

财务部门在收到审批通过的报销申请后，会按照公司的规定进行款项的发放。一般情况下，报销款项会通过银行转账的方式发放到报销人的银行账户中。财务部门会在发放款项后的[X]个工作日内