《会议策划与组织（第4版）》课件 任务二 会议要素.pptx

秘书会务管理教育部十四五职业教育规划教材·现代秘书系列

会务工作概述模块1

目录Contents认识会议任务1任务2会议要素任务3会议的种类任务4会议的弊端及对策任务5秘书人员会务工作的要求

Part01项目描述会议是人类最常见的一种沟通方式，是人们协商事宜、交流信息、沟通情感、达成共识的一种重要的行为过程，是人们在社会生活中处理有关问题的一项经常性的活动形式。正是因为会议对人类的重要意义，所以研究会议的规律，提高会议的质量一直是人们现实工作的迫切需要。要想提高会务管理能力，首先应该对会议有一个全面的认识和了解。

Part02学习目标掌握会议的组成要素1能根据会议要素准备会议2任务二会议要素

Part03任务导入如果学校近期要举办一场大型的学术会议，你被选为会议筹备组的一员，你将如何准备这次会议呢？思考会议包括哪些要素？在准备会议时，有哪些事项需要注意？

Part04项目驱动0109080706050402会议要素时间主题结果方式主持人参加者议程地点03主办者会议的组成要素

Part04项目驱动会议的主题要能够彰显主办方独特的视角及解决问题的能力，特别是一些商业性、社会性的会议，其主题的选定显得尤为重要。如，中国互联网界著名的高峰论坛就被命名为“西湖论剑”，一共办了五届，每一届都有一个鲜明的主题。历届主题如下：独具一格的主题使“西湖论剑”在业内名声大噪。第一届第二届第三届第四届第五届新千年，新经济，新网侠。经营赢利成长泡沫后的精彩：网络改变生活中国：下一浪天下会议的主题1

Part04项目驱动会议的时间是保证会议成功的重要因素。会议时间一般应尽可能避开重要节日、重大事件、重要会议（一些紧急性、临时性会议除外），领导及参会人员才能够集中注意力，专心开会，从而提高会议的效率和质量。会议的时间2

Part04项目驱动（1）影响会议地点选择的要素：（2）会议地点的种类：会议中心、会展中心、机场饭店、市内酒店、远郊宾馆、度假村以及高校等。目的内容主题会议的地点3

Part04项目驱动会议议程就是为使会议顺利召开所做的内容和程序工作，是会议需要遵循的程序。它包括两层含义：会议的议事程序列入会议的各项议题会议议程4

Part04项目驱动会议的主办者是指具体策划、发起会议的单位或个人。有些会议直接由主办方组织；有些会议可以由主办方发起，承办方具体操办、组织。在实际工作中要注意分清主办、承办、协办之间的区别，以及各自所承担的职责。会议主办者5

Part04项目驱动为了保证会议的质量和效果，应尽可能选择与会议主题有关，并能产生实际作用和影响的人来参加会议，尽量减少代开会、旁听会的人员。会议参加者6

Part04项目驱动1要选择跟讨论议题有直接利益关系的人物、按照组织程序和法律要求必须到场的人物、使主题具权威性的人物。2可参加也可不参加会议的单位，不应当列入参加范围。3明确哪些职务和级别的人员必须参加会议。4明确每一位对象是按照正式成员、列席成员、旁听成员、特邀成员这4种身份的哪一种来参加会议的。5与会者是否具有代表性，是会议能否真正发扬民主、集思广益的关键因素。6总人数能直接体现会议的规模效应，并影响会议的成本，应当从会议的切实需要出发加以确定。7参考单位惯例，选择参会人员。8应根据领导的指示和要求，经过反复考虑、查对后提出与会人员名单，并请领导审定。选择参会人员的技巧会议参加者6

Part04项目驱动[]主持人是会议中的一个特殊角色，其任务是有效地组织会议，介绍领导、来宾，说明会议的意义，控制会议进程，调动听众情绪，营造会场气氛，对会议进行总结等。主持人不同的主持风格会带来不同的会议气氛和效果，但一定要注意主持人应该成为会议的配角，不应该让所有人的目光都集中在自己身上而忽略会议的主讲人和会议的议题。会议主持人7

Part04项目驱动全体会议研讨会论坛座谈会专题讨论会座谈小组123456讲座学术讨论会玻璃鱼缸式会议辩论会网络会议7891011会议的方式8

Part04项目驱动会议是以解决问题为目标的社会活动，因此会议一定要尽可能达到预期的结果，所有的会务工作都必须围绕着会议的结果，帮助会议达成目标。会议结果9

Part05技能训练“同学们，据我所知，世界上专为某个作家而成立且影响经久不衰的学会只有两个，一个是研究莎士比亚戏剧的莎学会，一个是研究中国曹雪芹《红楼梦》的红学会。《红楼梦》是咱们国家文化宝库中的宝中之宝，是一部百读不厌的优秀著作。《红楼梦》共一百二十回，数十万字之巨。我们设想一下，生活当中有没有人真的把《红楼梦》读了一百遍？我告诉大家：有！今天我们请来的唐教授，一生痴爱《红楼梦》，读了不下一百遍，甚至能把其中的大部分内容熟练地背出来。唐教授对《红楼梦》很有研究，出版了六部专著，发表了四十多篇论文