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行政文秘工作者必须掌握的知

识

Knowledgethatadministrativesecretariesmustmaster

(秘书基础)

姓名：____________________

单位：____________________

日期：____________________

编号：YB-BH-025596

文秘知识|SecretarialKnowledge

秘书基础

行政文秘工作者必须掌握的知识

说明：本文秘知识的基本作用为经过学习熟练掌握公关与文秘专业的基本理论与基

本知识，熟悉现代文书学、秘书学的原理和方法、具有较强的写作能力、能熟练地

从事文书、秘书事务工作，日常办公管理及公共关系等工作。如有需要，可以直接

下载改编或直接打印使用。

一、红头文件的制作及标准

1、进行页面设置

选择“文”——“页面设置”选择“页边距”附签，上：3。7厘米下：3。5厘

米左：2。8厘米右：2。6厘米。选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇

偶页不同”，在该选项前打“√”。选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置

为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”；

将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就

将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。

2、插入页号

选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外

侧”。然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确定”按钮，

再次单击“确定”按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式

的短线；并将页码字号设置成“四号”；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个

汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。

3、发文机关标识制作

选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在Word20xx

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文秘知识|SecretarialKnowledge

秘书基础

版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入

完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本框格式”，在这里来设置红

头的属性。

选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色”。选择“大小”附签，“高度”

设置成“2cm”；宽度设置成“15。5cm”。注：用户可根据实际情况调节尺寸。选

择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”

设置成“页面”；垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“2。5cm”

——平行文标准，“8。0cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。

然后单击“确定”。

选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击“确定”完成。文本

框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设置

成“红色”，字体设置成“小标宋简体”，字号根据文本框的大小设置成相应字号，

但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头

制作完成。

4、红线制作

首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中，单击“绘图”工具条的直线工具，

鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右