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股份制企业合同签署流程规范

一、合同准备

1.1确定合同主体及参与人员

在股份制企业中，确定合同主体是合同签署的首要步骤。合同主体包括甲方和乙方，要明确双方的名称、法定代表人、地址、联系方式等基本信息。参与人员方面，除了合同双方的代表外，还可能涉及到企业的法务部门、财务部门等相关人员。法务人员要对合同的合法性、合规性进行审核，财务人员要对合同涉及的财务条款进行把关。例如，在与供应商签订采购合同时要确定供应商的资质和信誉，参与人员包括采购部门代表、法务人员和财务人员。采购部门代表负责与供应商沟通谈判，法务人员审核合同条款是否符合法律法规，财务人员则要保证合同中的付款方式、金额等财务条款合理。

1.2收集相关资料及信息

收集相关资料及信息是合同准备的重要环节。要收集与合同相关的各种资料，如市场调研资料、行业标准、法律法规等。同时要了解合同对方的背景、经营状况、信用记录等信息。这些资料和信息将为合同的起草和审核提供依据。比如，在签订股权转让合同前，要收集目标公司的财务报表、股东结构、重大合同等资料，了解目标公司的经营状况和资产情况。还要调查转让方的信用记录，保证股权转让的合法性和安全性。

1.3制定合同草案

制定合同草案是合同准备的核心工作。合同草案要明确合同的目的、双方的权利和义务、合同的履行方式、违约责任等重要条款。在制定合同草案时，要充分考虑合同双方的利益，避免条款的歧义和漏洞。同时要参考相关的法律法规和行业标准，使合同草案具有合法性和规范性。例如，在制定劳动合同草案时，要明确工作内容、工作时间、工资待遇、社会保险等条款，符合劳动法的规定。还要根据企业的实际情况，制定合理的绩效考核和奖惩制度。

1.4合同条款的协商与修改

合同草案制定完成后，需要与合同对方进行协商和修改。双方要就合同的条款进行充分的沟通和讨论，达成一致意见。在协商过程中，要注意维护双方的利益，避免出现一方强势一方弱势的情况。如果双方对某些条款存在分歧，可以通过妥协、调整等方式解决。协商完成后，要对合同草案进行修改，保证合同条款符合双方的意愿和要求。例如，在签订销售合同时双方要就产品的价格、质量、交货时间等条款进行协商，达成一致后修改合同草案。如果出现质量问题的争议，双方可以通过协商制定合理的售后服务条款。

二、合同审核

2.1内部审核流程及要点

内部审核是合同签署前的重要环节，主要由企业内部的法务部门负责。内部审核流程包括对合同草案的全面审查、风险评估和合规性检查。要点如下：审查合同的合法性，保证合同内容符合法律法规的规定；评估合同的风险，包括市场风险、法律风险、信用风险等，提出相应的风险防范措施；检查合同的合规性，保证合同符合企业的内部管理制度和流程。例如，在审核采购合同时要审查合同是否违反反垄断法、反不正当竞争法等法律法规，评估供应商的信用风险，检查合同是否经过了必要的审批程序。

2.2外部审核（如律师审核）要点及反馈

外部审核通常由专业的律师进行，他们具有丰富的法律知识和实践经验。外部审核的要点包括对合同的法律条款进行详细审查、对合同的风险进行深入分析、提供法律意见和建议等。律师会根据合同的具体情况，提出修改意见和建议，并与企业内部的法务人员进行沟通和反馈。例如，在审核房地产开发合同时律师会审查合同中的土地使用权、规划许可、建设工程等法律条款，分析合同可能存在的法律风险，如土地纠纷、工程质量问题等，并提出相应的法律解决方案。

2.3审核意见汇总及修改

在内部审核和外部审核完成后，要对审核意见进行汇总和整理。审核意见可能包括对合同条款的修改建议、对风险的防范措施、对法律问题的解释等。要将审核意见逐一记录下来，并与合同草案进行对照，明确需要修改的内容。根据审核意见对合同草案进行修改，保证合同条款符合法律法规和企业的要求。在修改合同草案时，要注意保持合同的整体性和一致性，避免出现修改后的条款与其他条款矛盾的情况。例如，在汇总审核意见时，发觉合同中关于违约责任的条款不够明确，律师建议增加具体的违约情形和违约金计算方式。将这个意见记录下来后，对合同草案中的违约责任条款进行修改，使其更加具体和可操作。

三、合同签署授权

3.1签署授权书的办理及保管

签署授权书是合同签署的必要程序，它明确了签署人的授权范围和权限。办理签署授权书时，要填写授权书的相关内容，包括授权人的姓名、职务、授权范围、授权期限等，并由授权人签字盖章。授权书要一式两份，一份由授权人留存，一份交予签署人。签署人在签署合同前，要出示授权书，以证明其具有签署合同的权限。签署授权书的保管要严格按照企业的档案管理制度进行，保证授权书的安全和完整。例如，在办理股权转让合同的签署授权书时，要明确授权人是公司的法定代表人，授权范围包括签署股权转让协议、办理股权变更登记等事项，授权期限为合同签署