文档管理要点.pdf

文档管理程序

1.1工程资料管理

1.1.1工程资料的种类

工程资料包括工程管理与验收资料、施工管理资料、施工技术资料、施工测

量记录、施工物资资料、施工试验记录、施工质量验收记录、竣工图及投标文件、

合同文件、商务文件及与上游及周边单位的来往文件、照片（含底片）、声像资

料等。

1.1.2工程资料的保存

工程资料按永久性资料和非永久性资料进行分类保存。

1.1.3工程资料的编制、审批

（1）工程资料的编制

在项目正式施工前，技术管理部应走访上游单位，了解他们对工程资料的特

殊要求，如：工程所使用的有关表格样式、资料原件的份数、载体形式等。根据

国家及地方的规范和标准及有关部门的要求，使工程资料的编写、收集要求和文

件资料目录形成正式文件，以指导员工对资料的形成和收集，使工程资料的编制

符合归档要求，为最终交工资料的编制奠定良好的基础。

（2）工程资料的审批

项目部形成的文件必须经审核、批准后方可向上游单位提交或向外发布，审

核、批准按职责权限逐级进行。

1.1.4工程资料的形式

工程资料有纸质和光盘两种形式，施工过程中根据具体要求采用不同的载体

形式；各级管理人员必须按要求及时形成有关质量记录，并对有关记录及时履行

签字手续，形成合格的工程资料；记录的格式、编写内容、形式应符合要求（要

求是中英文对照的，必须准确翻译成英文，重要文件由技术管理部负责翻译）。

1.1.5工程资料的编码

各部门必须加强工程资料的编码和登记管理，使资料编码方式前后一致，不

遗漏、不重复，避免出现资料编号混乱的现象，以免文件错用和给今后竣工资料

的编制带来困难，遵循上游单位的相关规定。

1.1.6资料的发送

（1）资料的发放和变更应按《文件控制管理程序》的要求执行，严格执

行签收制度；所有外部文件资料均由技术部负责接收，然后由技术部向项目部有

关部门发放，项目部向外部发送的文件资料也由技术管理部统一归口管理，登记

编号后向外部发送。

（2）供应商提供的采购物资资料由物资管理部按资料收集的要求审查接收，

进行物资报验，验收合格后根据需要和规定复印分发到技术管理部、质保部或施

工队资料员手中，资料原件由物资管理部保存并负责向技术管理部移交；工程试

验资料（包括试化验、探伤）/测量资料由施工队/施工管理部向技术部、质保部、

施工管理部等相关部门复印分发或根据需要传递资料原件，并定期向技术部移交

用于编制交工资料的资料原件（至少一份）。

1.1.7资料收集

日常资料的收集由各部门（施工队）根据要求进行收集，不得遗漏，工作部

分完成或全部完成后定期移交技术管理部，并办理移交登记手续，由技术管理部

负责保管；由于工作调动或人员调整，必须在调离原岗位前办理工程资料的移交

手续，以保持工程资料的完整性、收集的连续性；由业主负责供应的材料、构配

件和设备的质量证明文件、说明书等由物资管理部在接收材料时向业主索要，并

审查资料的准确性和完整性，定期向技术管理部移交；各分包商根据双方约定的

期限、资料的归档要求，由项目部相关部门定期归档移交。

1.1.8资料的存贮、保管

各部门工作人员必须按要求保存施工过程中形成的工程资料，不得遗失、损

坏和泄密，对资料进行分类整理成册、做好标识，以便资料的查阅，并随时接受

上游单位等外部检查；技术管理部对工程资料进行严格管理，对归档的资料登记

造册，建立工程资料库，制定技术管理部管理制度，加强防火、防盗、防潮等工

作，确保工程资料的安全。

1.1.9工程资料的归档

各部门分类收集、保管工程资料，分阶段向技术管理部移交，办理移交手续；

分包商所提交的资料按要求编制、整理完毕后由技术管理部组织有关部门审查，

合格后向技术管理部移交，办理移交手续；技术管理部对移交的资料进行分类保

管、归档，逐步收集形成编制工程交工资料的基础资料。

1.1.10工程资料的查阅

技术管理部建立资料的检索台帐，以便资料的查阅。借阅者应按《文件控

制管理程序》的要求办理借阅手续，用完后及时归还以免损坏和丢失，并做好

文件的必威体育官网网址工作。

1.1.11交工资料编制要求

交工资料由技术管理部组织整理，整理的基础资料必须真实有效，符合归档

要求，内容完整、准确，签字、盖章手续齐全，分类组卷方法正确、系统，资料

排列有一定的顺序和逻辑关系，资料标识内容完整，装订形式和方法符合要求。

1.1.12交工资料的编制