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公司财务票据管理规范

一、目的

为加强公司财务票据管理，规范票据的使用、传递、保管及存档等环节，确保公司财务信息的准确性、完整性和安全性，依据国家相关法律法规及公司财务制度，特制定本规范。

二、适用范围

本规范适用于公司内部所有涉及财务票据的业务活动，包括但不限于发票、收据、支票、汇票等各类票据。

三、票据分类与管理职责

（一）票据分类

1.发票：分为增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票、手撕发票等，是公司在销售商品、提供劳务等经营活动中开具给客户的收款凭证，同时也是公司进行增值税进项税额抵扣和企业所得税税前扣除的重要依据。

2.收据：主要用于公司内部非经营性款项的收付，如押金、保证金、员工借款还款等，以及部分无需开具发票的小额收入业务。收据不得作为企业所得税税前扣除的合法凭证，但在特定情况下可作为内部资金往来的证明。

3.支票：包括现金支票和转账支票，是公司用于同城结算的一种支付工具。现金支票可用于支取现金，转账支票只能用于转账结算。支票的使用需严格遵守银行相关规定，确保支付安全。

4.汇票：如银行承兑汇票和商业承兑汇票，是一种远期支付工具，常用于企业间的大额交易结算。汇票具有一定的流通性和信用性，公司在接收和使用汇票时需谨慎评估风险。

（二）管理职责

1.财务部门

作为公司财务票据管理的核心部门，负责制定和完善票据管理制度，并监督制度的执行情况。

负责各类票据的申购、印制（如有）、领用、保管、核销、存档等工作，确保票据的安全与完整。

对票据使用人员进行培训和指导，解答票据使用过程中的疑问，规范票据填写和操作流程。

定期对票据进行盘点和清查，核对票据库存数量与账面记录是否一致，及时发现和处理票据遗失、短缺、错用等问题。

负责与税务机关、银行等外部机构进行票据相关业务的沟通与协调，如发票领购、认证、报税，支票兑付、汇票承兑等。

2.业务部门

业务部门是票据的直接使用部门，负责在业务发生时按照规定正确开具和收取票据。

业务人员应熟悉各类票据的使用范围和填写要求，确保票据信息的真实性、准确性和完整性，如发票的客户名称、商品或服务名称、金额、税率等内容必须与实际业务相符。

及时将开具或收取的票据传递给财务部门进行账务处理，不得积压、滞留票据。在传递过程中，应做好票据交接登记手续，明确交接双方的责任。

协助财务部门进行票据的催收、核对和清查工作，如对客户逾期未付的票据款项进行跟踪催收，配合财务部门核对发票与业务合同、发货记录等资料的一致性。

四、票据的申购与印制

（一）发票申购

1.财务部门应根据公司业务需求和发票使用情况，定期向主管税务机关申请发票领购。在申请领购发票时，需提交《发票领购申请表》、税务登记证副本、经办人身份证明等相关资料，并按照税务机关要求进行发票种类、数量的核定。

2.对于增值税专用发票，公司需先进行增值税一般纳税人资格认定，并在防伪税控系统中进行相关信息登记和设备安装后，方可申请领购。

3.发票领购回来后，财务部门应及时将发票信息录入发票管理系统，并妥善保管发票领购簿和发票存根联。

（二）收据印制

1.公司如需自行印制收据，应先设计收据样式，并报经财务负责人审核批准。收据样式应包含公司名称、收据编号、日期、交款单位（或个人）、收款事由、金额（大写和小写）、收款人等基本要素。

2.选择具有合法资质的印刷企业进行收据印制，并与其签订印刷合同，明确双方的权利和义务。在印刷过程中，财务部门应安排专人对印刷进度和质量进行监督，确保收据印制符合公司要求。

3.收据印制完成后，财务部门应组织验收，并将收据入库保管。同时，建立收据印制台账，记录收据的印制数量、起止编号、印刷日期、印刷企业等信息。

五、票据的领用与保管

（一）领用流程

1.业务人员需领用票据时，应填写《票据领用申请表》，注明领用票据的种类、数量、用途、预计使用期限等信息，并经部门负责人签字批准。

2.财务部门票据管理人员根据申请表审核无误后，在票据管理系统中进行领用登记，并发放票据给领用人员。领用人员应在票据领用登记簿上签字确认，领取票据后应妥善保管，不得转借、转让、代开票据。

（二）保管要求

1.财务部门应设立专门的票据保管场所，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保票据存放安全。

2.票据应按照种类、编号顺序存放，不得随意堆放。对于已使用的票据存根联和未使用的空白票据应分开存放，并定期进行整理和归档。

3.财务人员应定期对票据进行盘点，每月至少进行一次全面盘点，并编制《票据盘点表》。盘点结果应与票据管理系统中的库存记录进行核对，如有差异应及时查明原因，并进行相应的处理。如发现票据遗失或被盗，应立即报告财务负责人，并采取相应的补救措施，如向税务机关、银行等相关部门挂失止付，并在当地新闻媒体上刊登遗失声明。