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关于办公室设备采购的申请通知

一、采购需求

1.1办公设备清单

本次办公室设备采购主要涵盖以下设备：电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪等。电脑方面，考虑到办公效率和功能需求，拟采购一批配置较高的台式电脑，包括处理器、内存、硬盘等主要硬件部件，以满足日常办公软件的运行和多任务处理需求。打印机则选择黑白激光打印机，打印速度快、成本低，适合日常办公文件的打印。复印机具备复印、打印、扫描等多功能，能够满足办公室的综合办公需求。传真机用于传真重要文件，保证信息的及时传递。扫描仪用于将纸质文件数字化，方便文件的存储和管理。

1.2设备功能要求

电脑的处理器要求为英特尔酷睿i5及以上级别，保证足够的计算能力和运行速度。内存至少8GB，以保证多程序同时运行时的流畅性。硬盘容量为1TB以上，满足大量文件的存储需求。打印机的打印分辨率不低于1200dpi，打印速度每分钟不低于20页。复印机的复印分辨率不低于600dpi，复印速度每分钟不低于25页。传真机具备快速传真功能，传输速度不低于33.6Kbps。扫描仪的扫描分辨率不低于600dpi，扫描速度每分钟不低于30页。

1.3设备预算

本次办公室设备采购的预算总额为[X]万元。具体分配如下：电脑预算[X]万元，打印机预算[X]万元，复印机预算[X]万元，传真机预算[X]万元，扫描仪预算[X]万元。在采购过程中，将严格按照预算进行控制，保证采购资金的合理使用。如有特殊情况需要调整预算，将按照相关规定进行审批和调整。

1.4设备售后服务

为了保证设备的正常运行和维护，选择的供应商应提供完善的售后服务。包括设备的安装调试、培训、维修保养等。售后服务响应时间不超过24小时，维修人员应具备专业的技术水平和丰富的维修经验，能够及时解决设备出现的故障。同时供应商应提供一定期限的设备质保服务，以保障办公室的正常办公秩序。

二、采购流程

2.1采购申请流程

由需要采购设备的部门填写采购申请单，详细说明采购设备的名称、数量、规格、功能要求等信息，并提交给行政部门。行政部门对采购申请单进行审核，确认采购需求的合理性和必要性。审核通过后，将采购申请单提交给财务部门进行预算审批。财务部门根据预算情况进行审批，如预算充足，则批准采购申请；如预算不足，则需要进行预算调整或重新申请。

2.2供应商选择流程

行政部门根据采购需求，通过多种渠道选择合适的供应商，如网上招标、询价、邀请招标等。对供应商的资质、信誉、产品质量、售后服务等方面进行综合评估，选择符合要求的供应商进行谈判。谈判内容包括设备价格、交货期、售后服务等方面，最终确定供应商。

2.3合同签订流程

确定供应商后，由行政部门与供应商签订采购合同。合同应明确采购设备的名称、数量、规格、价格、交货期、售后服务等条款。合同签订后，将合同副本分别发送给财务部门和采购部门，作为采购付款和设备验收的依据。

三、预算安排

3.1预算总额

本次办公室设备采购的预算总额为[X]万元，这是根据办公室的实际需求和财务状况确定的。在采购过程中，将严格按照预算总额进行控制，保证采购资金的合理使用。

3.2预算分配

预算分配如下：电脑[X]万元，占总预算的[X]%；打印机[X]万元，占总预算的[X]%；复印机[X]万元，占总预算的[X]%；传真机[X]万元，占总预算的[X]%；扫描仪[X]万元，占总预算的[X]%。各部门应根据实际需求合理分配预算，保证采购的设备能够满足办公需求。

3.3预算调整

在采购过程中，如果出现预算不足或预算变更的情况，需要进行预算调整。预算调整应按照相关规定进行审批，经财务部门和领导批准后，方可进行调整。调整后的预算应及时通知相关部门和供应商，保证采购工作的顺利进行。

四、采购时间安排

4.1采购计划时间

根据办公室的实际需求和工作计划，制定详细的采购计划。采购计划应包括采购设备的名称、数量、规格、功能要求、交货期等信息。采购计划应提前[X]天提交给行政部门，以便行政部门进行采购准备工作。

4.2设备到货时间

供应商应按照合同约定的交货期准时交付设备。在设备到货前，行政部门应提前通知相关部门做好设备接收准备工作。设备到货后，由采购部门和使用部门共同进行验收，保证设备的数量、规格、功能等符合合同要求。

4.3安装调试时间

设备到货后，由供应商负责设备的安装调试工作。安装调试时间应按照合同约定进行，保证设备能够正常运行。在安装调试过程中，如有问题应及时与供应商沟通解决，保证安装调试工作的顺利进行。

五、设备验收

5.1验收标准

设备验收应按照合同约定的验收标准进行。验收标准包括设备的数量、规格、功能、外观等方面。验收时应使用专业的检测设备和工具，对设备的各项指标进行检测和测试，保证设备符合合同要求。

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