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印务公司数据管理制度

一、总则

（一）目的

为规范印务公司数据管理工作，确保数据的准确性、完整性、安全性和可用性，充分发挥数据在公司运营决策、业务优化等方面的重要作用，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司内所有涉及数据产生、收集、存储、处理、传输、共享和销毁等环节的部门和人员。

二、数据管理职责

（一）数据管理领导小组

1.由公司高层管理人员组成，负责制定数据管理战略、政策和目标，确保数据管理工作与公司整体战略方向一致。

2.审批重大数据管理决策，协调跨部门的数据管理工作，解决数据管理过程中的重大问题。

（二）数据管理部门

1.通常为信息技术部门或专门设立的数据管理团队，负责制定和完善数据管理制度、流程和标准，并监督执行。

2.负责公司数据的统一规划、架构设计、平台建设与维护，保障数据基础设施的稳定运行。

3.组织开展数据质量评估、监控和提升工作，对数据安全和隐私保护措施进行监督和检查。

（三）业务部门

1.负责本部门业务数据的产生、收集、整理和初步审核，确保数据的真实性、准确性和完整性。

2.按照公司数据管理制度和流程，及时向数据管理部门提供所需的数据，并配合完成数据相关的各项工作。

3.提出本部门的数据需求，参与数据管理部门组织的数据质量提升和数据应用开发等工作。

三、数据分类与分级

（一）数据分类

1.业务数据：与公司印刷业务直接相关的数据，包括客户订单信息、印刷生产流程数据、原材料采购数据、产品销售数据等。

2.财务数据：涉及公司财务状况和经营成果的数据，如财务报表、预算数据、成本核算数据、应收账款和应付账款数据等。

3.人力资源数据：关于公司员工的基本信息、薪酬福利、绩效考核、培训记录等数据。

4.设备数据：印刷设备的基本信息、运行参数、维护记录、故障维修数据等。

5.其他数据：如公司规章制度、办公文档、市场调研数据等。

（二）数据分级

1.绝密级：涉及公司核心商业机密、重大战略决策等的数据，一旦泄露将对公司造成极其严重的损失。例如，尚未公开的新产品研发计划、核心客户的特殊印刷工艺要求等。

2.机密级：与公司重要业务、财务状况、关键技术等密切相关的数据，泄露可能给公司带来较大损失。如客户的敏感商业信息、未公开的财务报表、核心印刷技术参数等。

3.秘密级：对公司业务运营有一定影响的数据，泄露可能导致公司在市场竞争中处于不利地位或造成一定的经济损失。如一般性客户资料、年度销售计划、常规设备维护手册等。

4.公开级：可以对外公开的数据，如公司宣传资料、产品目录、公开的行业报告等。

四、数据收集与录入

（一）数据收集原则

1.必要性原则：只收集与公司业务活动和管理决策密切相关的数据，避免收集过多无关数据，增加管理成本。

2.准确性原则：确保收集到的数据真实、准确、可靠，避免数据误差和错误。

3.完整性原则：保证收集的数据完整无缺，涵盖业务活动所需的所有关键信息。

4.及时性原则：及时收集数据，确保数据的时效性，以满足公司业务运营和决策的需要。

（二）数据收集方式

1.系统自动采集：对于能够通过公司信息系统自动记录的数据，如生产设备运行数据、订单处理系统中的交易数据等，采用系统自动采集方式，减少人工干预，提高数据收集效率和准确性。

2.人工录入：对于一些无法通过系统自动采集的数据，如客户口头反馈信息、现场调研数据等，由相关业务人员按照规定的格式和要求进行人工录入。在人工录入过程中，应加强审核和校验，确保数据质量。

（三）数据录入要求

1.数据录入人员应经过专门培训，熟悉数据录入规范和操作流程，严格按照规定的格式和要求录入数据。

2.录入的数据应进行初步审核，确保数据的准确性和完整性。对于不符合要求的数据，应及时反馈给相关人员进行核实和修正。

3.建立数据录入日志，记录数据录入的时间、人员、来源、内容等信息，以便追溯和审计。

五、数据存储与备份

（一）存储方式

1.根据数据的分类和分级，选择合适的存储介质和存储方式。对于重要的数据，应采用冗余存储技术，确保数据的安全性和可靠性。

2.建立数据仓库或数据库，对各类数据进行集中存储和管理，便于数据的查询、分析和共享。同时，要根据数据的增长情况，合理规划存储空间，确保存储系统的可扩展性。

（二）存储期限

1.根据相关法律法规和公司业务需求，确定各类数据的存储期限。一般情况下，业务数据应至少保存[X]年，财务数据应按照国家财务法规要求保存相应的期限，人力资源数据应保存至员工离职后[X]年等。

2.对于超过存储期限的数据，应按照规定的流程进行清理和销毁，确保数据的安全性和合规性。

（三）数据备份

1.制定数据备份策略，明确备份的频率、方式、备份介质的保存地点等。重要数据应每天进行备份，备份数据应存储在异地，以防止本地