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如何做好机关档案三合一制度审查

国家档案局《关于全面推行机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度的通知》要求，到“十四五”末在机关全面实行三合一制度。为严谨高效完成好机关文件材料归档范围和档案保管期限表（以下简称“三合一制度”）的指导和审查任务，湖南省委办公厅（省档案局）档案业务指导处结合工作实践，总结出“七审七看”审查法，以提高审查工作质效。

“审”格式“看”是否合规

《通知》的附件部分给出了三合一制度的编制样例，对编制格式、内容组成等提出了明确要求，省档案局在此基础上，进一步明确了“各门类文件材料归档范围和档案保管期限表”需采取表格形式呈现。

审查时，首要看三合一制度格式是否合规，如标题需严格按照《通知》样例中给出的《××机关文件材料归档范围和档案保管期限表》拟写，不得随意缩减或扩充三合一制度标题，部分机关使用《××机关档案三合一制度》或《××机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案期限表》作为标题，是不规范的。此外，《通知》样例中的标题与国家档案局第8号令相比，少了“文书”两个字，在编写时也需注意。

又如，样例第一部分“档案分类方案”要求包括3个方面内容，但时常有机关在编制时漏掉“分类方法及档号结构”和“编号规范”，这两项包括了各门类档案的档号编制要求，关系到今后各门类档案的整理，是档案分类方案不可或缺的部分。

“审”单位“看”是否完整

“审”单位指的是审查报送机关二级单位三合一制度纳入情况。长期以来，各机关对二级单位的档案管理相对松散，省档案局抓住推行三合一制度的机会，厘清机关二级单位档案管理情况、明确管理权责、加强监督指导。

在这项审查中，重点把握以下三点：

一是具备立档资格的二级单位应视具体情况考虑是否独立立档。一般来讲，立档单位应满足法人独立、财务独立、人事独立条件，但是否独立立档、独立编制三合一制度还要结合本机关与二级单位间的地理位置关系、过往档案管理情况、未来档案管理需求来判断是否独立立档。如有的二级单位虽然可独立立档，但职能相对简单，过往也一直作为内设机构纳入上级机关统一管理，则其三合一制度编入上级机关三合一制度即可。

二是作为内设机构管理的二级单位三合一制度需纳入本机关三合一制度共同编制。如部分单位设有信息中心，此类二级单位基本作为机关内设机构管理，审查时需特别注意该机关的三合一制度中是否包含信息中心的机构代码、档案保管期限表等。

三是编入机关排序、达到一定级别且能够独立立档的二级单位需编制本单位三合一制度，并报相关档案部门审查。同时，为明确档号编制要求，如单位从未向同级综合档案馆移交过档案，则需要先申请全宗号，纳入档案馆接收范围。

“审”门类“看”是否齐全

“审”门类主要是看机关档案门类是否齐全、划分是否准确。

审查时可能会遇到两类常见问题：

第一类是档案门类不全。一是基础门类缺失，在划分一级门类时，各级各类机关具备的基础档案门类包括文书、人事、会计、照片、录音、录像、实物等，但由于部分机关档案管理不规范，照片、录音、录像等门类未收集，所以在制定三合一制度时参照之前做法未列出。二是不合理增设门类。样例列举的13个一级门类基本可以覆盖目前机关产生的档案类型，但在审查中发现部分机关会创设出其他一级档案门类，如增设光盘类、电子档案类等，这是不正确的，应严格按照国家档案局第8号令及《通知》要求划分，不能随意增设。

第二类问题是划分不准确。一是专业档案划分不准确。在审查时发现，有的机关增设行政许可档案或行政复议档案等作为专业档案，这也是不合理的，行政许可档案和行政复议档案在绝大多数机关中应作为文书档案管理。国家档案局先后编制了两批《国家基本专业档案目录》，共100种，建议机关单位参考并严格审慎设置专业档案门类。二是主管部门和形成部门划分不准确。对于属于本机关主管范围，但不在本机关形成的档案，应列入形成机关的三合一制度。如儿童领养档案在儿童领养机构形成保管，则应列入儿童福利机构的三合一制度，作为专业档案管理，而非列入其主管部门省民政厅的三合一制度。

“审”档号“看”是否科学

“审”档号主要是看档号结构是否符合实际、是否符合档号编制原则，在审查过程中，主要关注两个方面。

一方面，档号结构是否简单照抄样例。很多机关编制档号时直接照抄样例中档号结构，没有结合机关实际修改。如样例中表述“文书档案按年度、机构（问题）、保管期限等分类项分类”，其中“机构（问题）”表示机关可根据实际选择按机构或问题划分，故机关在编制三合一制度时，应表述为“机构”或“问题”，而不可简单表述为“机构（问题）”。

另一方面，档号结构是否符合基本原则。档号编制基本原则主要包括唯一性原则、一致性原则、扩充性原则、简单性原则和适用性原则等。如湖南省劳教人员档案分为正副本，正副本整理时应根据实际情况设置档号。又如，省科技厅专业档案档