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采购合同、付款及发票管理制度5篇

篇1

一、合同订立

1.各部门因工作需要使用货物或服务时，应首先向采购部门提出采购申请，明确采购需求、预算和时限等要求。

2.采购部门在接到采购申请后，应根据实际需求进行市场调研，确定供应商和采购方案。

3.供应商确定后，采购部门应与其进行协商，达成采购意向后，起草采购合同。

4.采购合同应明确双方的权利和义务、采购内容、价格、付款方式、违约责任等相关条款。

5.采购合同需经过法务部门的审核，确保其合法性和有效性。

6.审核通过后，采购部门应与供应商正式签订采购合同。

二、合同履行

1.采购部门应严格按照合同约定进行采购活动，确保采购内容和进度符合计划要求。

2.供应商也应按照合同约定提供货物或服务，并确保质量和性能符合标准。

3.在合同履行过程中，如出现任何问题或纠纷，应及时进行沟通解决。

4.采购部门应建立健全的验收机制，对供应商提供的货物或服务进行严格的验收，确保质量合格。

三、合同归档管理

1.采购部门应对已签订的采购合同进行归档管理，确保合同的完整性和安全性。

2.归档管理应包括合同的分类、编号、登记和保管等环节。

3.各部门如需查询或借阅合同，应按规定进行申请和审批。

4.合同归档管理应严格按照公司必威体育官网网址制度执行，确保合同信息不会泄露。

一、付款流程

1.采购部门在收到供应商提供的货物或服务后，应核实采购内容是否符合合同约定。

2.核实无误后，采购部门应出具付款申请，附上相关凭证材料，如采购发票、验收报告等。

3.付款申请需经过财务部门和相关领导的审核，确保付款的合理性和合规性。

4.审核通过后，财务部门应按时将款项支付至供应商指定账户。

5.采购部门应建立付款台账，记录每笔付款的详细信息，确保信息的准确性和可追溯性。

二、发票管理

1.供应商在提供货物或服务后，应向采购部门开具合法有效的发票。

2.发票内容应明确反映采购活动的具体内容和金额，确保与合同条款一致。

3.采购部门在收到发票后，应对发票进行认真审核，确保其真实性和合法性。

4.审核通过的发票应及时交至财务部门进行报销和处理。

5.财务部门在报销过程中，应对发票的报销情况进行严格把关，确保报销的合理性和合规性。

6.对于不符合报销规定的发票，财务部门应拒绝报销并告知相关原因。

三、违规处理

1.对于违反采购合同、付款及发票管理制度的行为，公司将依法依规进行处理。

2.具体处理措施包括但不限于：警告、罚款、解除劳动合同等。

3.处理过程中应遵循公司内部的审批程序和相关法律法规的规定。

4.对于严重违规行为，公司将移交至司法机关进行处理。

篇2

一、合同订立

1.各部门因工作需要采购物资或劳务时，需事先向采购部门提出采购计划，明确采购物资或劳务的名称、规格型号、质量要求、采购数量、预算金额及资金支付方式等。

2.采购部门根据采购计划，进行市场调研，确定供应商及采购方式。在采购过程中，应坚持“货比三家”的原则，确保采购的物资或劳务既符合需求又经济合理。

3.签订合同前，应对供应商的资质、信誉及售后服务等情况进行调查，确保合同的可靠性和有效性。

4.合同订立应遵循国家法律法规和公司规定，明确双方的权利和义务，确保合同的合法性和合规性。

二、合同履行

1.合同生效时，采购部门应督促供应商按照合同约定履行义务，确保采购的物资或劳务按时、按质、按量到达指定地点。

2.在合同履行过程中，如出现质量问题或售后服务不到位等情况，采购部门应及时与供应商沟通解决，确保公司的利益不受损失。

3.合同履行完毕后，采购部门应组织相关部门进行验收，确保采购的物资或劳务符合合同约定。

三、合同归档

1.合同订立后，采购部门应及时将合同归档保存，确保合同的完整性和可追溯性。

2.归档的合同应包括合同文本、供应商资质证明、市场调研报告等相关资料。

3.采购部门应定期对归档的合同进行清理和整理，确保合同的分类清晰、标识明确。

一、付款审批流程

1.采购部门在提交付款申请前，需确保已对采购的物资或劳务进行了质量验收和数量确认。对于质量不合格或数量不符的情况，应及时与供应商沟通解决。

2.付款申请需经过财务部门的审核。财务部门应对申请付款的凭证进行审查，确保凭证的真实性和合法性。对于不符合规定的凭证，财务部门有权拒绝支付。

3.对于大额付款或特殊付款情况