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学科国际学术会议举办规程

学科国际学术会议举办规程

一、学科国际学术会议申办流程与规范

学科国际学术会议是各领域专家学者交流思想、分享研究成果的重要平台，其成功举办对于促进学术交流、推动学科发展具有重要意义。为确保会议的顺利进行，以下是学科国际学术会议申办的基本流程与规范。

（一）会议计划申报

举办单位应提前规划，明确会议主题、详细计划和经费预算。国际会议是指与会者来自3个以上国家和地区（不含港澳台地区），会议主题应具有前瞻性和吸引力，确保与当前学术热点和社会需求紧密相关。举办单位需于上一年底前向上级主管部门报送会议计划，申请纳入计划管理。申请时，应提交会议名称、主题、时间、地点、规模、预期成果等基本信息，以及详细的经费预算报告。

在命名会议时，应避免使用“峰会”“国际论坛”“世界大会”“全球大会”等称谓，建议使用“XXX国际会议”“XXX国际学术会议”等简洁明了的名称。同时，拥有一级学科博士学位授权点或省A类一流学科的学院，原则上每年至少举办1次国际学术会议；其他学院可根据学科发展、科学研究、人才培养等实际情况按需举办。

（二）会议申办审核

会议正式举办前，举办单位需填写《举办国际会议申请表》，并经过科研处、计财处、宣传部和国际处等多个部门的审核。审核内容包括会议主题是否符合学科发展方向、经费预算是否合理、宣传方案是否有效等。审核通过后，由学校行文报上级部门审批。

在申办过程中，若邀请省领导、外国驻华使领馆等重要来宾出席，应尽早提交相关材料，以便上级部门及时审批并安排相关事宜。此外，由其他单位主办、本校承办的国际会议，须提供主办单位委托函及其省部级主管部门出具的会议批件。

在经费预算方面，应严格按照上级部门的规定执行。会议预算中可开支场地租金、交通租车、用餐、办公和同传设备租赁、翻译和同传劳务费、工作人员和志愿人员食宿等费用。但不可开支参会人员国际国内旅费、往返机场交通及食宿费用（外方特邀代表除外）。举办单位应厉行节约，讲求实效，确保经费使用的合理性和有效性。

（三）会议筹备与举办

会议经上级单位复函批准后，方可启动宣传报名、会务筹备等工作。在筹备阶段，举办单位应做好会议通知、报名、注册等会务工作，以及会议论文、录音、影像等资料的整理汇总。同时，还需做好会议场地的布置、设备的调试以及志愿者的培训等准备工作。

在邀请外籍人员参会时，如需办理来华邀请和访问签证手续，应至少提前2个月向国际处提交相关资料。国际会议原则上应按照申办时的安排举办，不得随意更改举办日期、参会外宾等重要信息。如有特殊情况需更改，应提前向上级部门申请并获得批准。

会议期间，举办单位应做好现场管理与服务工作。包括安排专人负责现场管理、确保各项活动顺利进行；安排志愿者协助与会人员、提供必要的信息与帮助；设置咨询台解决与会者的疑问；确保会议设施的正常运转等。同时，还应做好会议的安全防范工作，制定应急预案以应对可能出现的突发事件。

会议结束后，举办单位应及时整理会议记录、参与者反馈等信息，形成会议总结报告。并通过电子邮件或社交媒体向与会者感谢参与并发送会议资料。同时，还需将有关会议始末的全套材料搜集、整理后报送相关部门备案。

二、学科国际学术会议策划要点与实施步骤

策划一场成功的学科国际学术会议需要明确会议目标、受众以及预期的成果，并据此制定详细的策划方案和实施步骤。以下是学科国际学术会议策划的主要要点与实施步骤。

（一）明确会议目标与受众

策划学科国际学术会议的首要任务是明确会议的目标和受众。会议目标通常包括增进学术交流、促进科研合作、展示必威体育精装版研究成果等。而受众则可能包括高校教师、研究生、行业专家等。明确目标和受众有助于确定会议的主题、规模以及宣传策略等关键要素。

在确定目标和受众后，还需要对组织现状进行分析。这包括了解组织的资源、能力以及以往举办会议的经验等。通过问卷调查或访谈等方式了解学术界对会议主题的关注点与需求，有助于更好地策划会议内容并吸引目标受众的参与。

（二）制定会议日程与议程

制定详细的会议日程与议程是确保会议顺利进行的关键环节。会议日程应包括开幕式、主题演讲、分会场讨论、圆桌会议等环节，并合理分配时间以确保每个环节都能顺利进行。在制定日程时，还需考虑参会人员的作息时间以及交通等因素，以确保会议的顺利进行。

主题演讲是会议的重要组成部分，应邀请知名学者或行业专家就相关主题发表演讲。分会场讨论则可以根据学科领域或研究方向进行划分，以便参会人员更深入地交流思想并分享研究成果。圆桌会议则可以邀请不同领域的专家就共同关心的问题进行讨论和对话，以促进跨学科交流与合作。

（三）预算编制与资金筹措

预算编制是确保会议顺利进行的重要保障。根据会议规模、地点、参与人数等因素详细列出各项费用，包括场地租赁费、设备租赁费、餐饮费、宣传费、材料费等。在编制预算时，应充分考