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关于员工报销流程的往来文书规范

一、报销申请流程

1.1填写报销申请表

在填写报销申请表时，员工需保证信息的准确性和完整性。应明确填写报销的项目、金额、时间等关键信息，不得遗漏或模糊处理。例如，若为差旅费报销，需详细注明出差的起止地点、日期、交通方式及费用明细等。同时要按照公司规定的格式和要求进行填写，以保证申请表的规范性和易读性。填写完成后，员工需仔细核对各项信息，确认无误后签字提交。

1.2准备相关报销凭证

准备报销凭证是报销流程中的重要环节。员工应根据报销项目的不同，收集相应的凭证，如发票、收据、行程单等。发票应符合税务规定，内容完整，字迹清晰，不得有涂改或损坏。收据需加盖收款单位的公章或财务专用章。行程单应详细记录出差的行程安排及相关费用。对于一些特殊情况，如招待费报销，还需提供相关的审批文件和说明。所有报销凭证应按照时间顺序整理好，以便后续审核。

1.3提交报销申请至部门负责人

员工将填写完整并准备好报销凭证的申请表提交至部门负责人。提交时应保证申请表及凭证的完整性和准确性，同时附上相关的说明或解释材料（如有需要）。部门负责人在收到报销申请后，应及时进行审核，保证报销的合理性和合规性。若发觉问题或有疑问，应与员工进行沟通，要求其提供进一步的信息或补充材料。

1.4其他相关事项

在报销申请过程中，员工应遵守公司的相关规定和流程，不得虚报、冒领或伪造报销凭证。如发觉违规行为，公司将严肃处理，包括追回已报销款项、给予相应的纪律处分等。同时员工应及时关注报销申请的审核进度，如有需要，可主动与相关部门或人员沟通了解情况。

二、部门审核流程

2.1部门负责人审核报销申请

部门负责人对员工提交的报销申请进行全面审核。会仔细核对报销申请表中的各项信息，包括报销项目、金额、时间等，保证与所附报销凭证一致。会对报销凭证的真实性、合法性进行审查，检查发票是否合规、行程单是否完整等。若发觉问题，部门负责人会及时与员工沟通，要求其进行整改或补充材料。在审核过程中，部门负责人还会根据公司的预算情况，对报销金额进行合理性评估，保证报销金额在预算范围内。

2.2如有疑问与员工沟通

如果部门负责人在审核报销申请过程中存在疑问或不确定的地方，会及时与员工进行沟通。沟通方式可以是面对面交流、电话沟通或邮件沟通等。在沟通中，部门负责人会明确提出疑问点，并要求员工提供相关的解释或证明材料。员工应积极配合，及时提供准确的信息，以便部门负责人能够顺利完成审核工作。

2.3确认报销金额及合理性

经过审核和与员工沟通后，部门负责人会最终确认报销金额及合理性。如果报销申请符合公司的规定和要求，部门负责人会在报销申请表上签字盖章，表示同意报销。如果报销申请存在问题或不符合要求，部门负责人会明确指出问题所在，并要求员工进行整改或重新提交申请。

三、财务审核流程

3.1财务人员审核报销凭证

财务人员对部门负责人审核通过的报销凭证进行进一步审核。他们会仔细核对发票的真实性、合法性，检查发票的开具日期、金额、发票代码和号码等是否与报销申请表一致。同时会对报销凭证的粘贴规范、审批手续是否齐全等进行检查。如果发觉报销凭证存在问题，如发票金额有误、发票抬头不符等，财务人员会及时与员工或部门负责人联系，要求其进行整改或补充材料。

3.2核对报销金额与预算

财务人员会根据公司的预算情况，对报销金额进行核对。他们会将报销金额与部门的预算额度进行比较，保证报销金额在预算范围内。如果报销金额超过预算，财务人员会要求部门负责人提供相应的预算调整申请或说明。在核对预算时，财务人员会严格遵守公司的预算管理制度，保证预算的合理性和有效性。

3.3处理财务审核中的问题

在财务审核过程中，可能会出现各种问题，如凭证缺失、金额不符、审批手续不全等。财务人员会及时处理这些问题，与相关部门或人员沟通协调，要求其提供缺失的凭证或补充完整的审批手续。对于一些复杂的问题，财务人员会会同相关部门进行进一步的调查和核实，保证问题得到妥善解决。

四、审批流程

4.1上级领导审批报销申请

经过财务审核通过后的报销申请，将提交给上级领导进行审批。上级领导会对报销申请的合理性、必要性进行审查，保证报销符合公司的业务需求和财务政策。在审批过程中，上级领导会重点关注报销金额的合理性、报销凭证的真实性和合规性等方面。如果上级领导对报销申请有疑问或不同意报销，会与财务人员或部门负责人进行沟通，要求其提供进一步的说明或解释。

4.2依次进行各级审批

根据公司的审批权限设置，报销申请会依次经过各级领导的审批。每一级领导都会对报销申请进行认真审核，保证报销的合规性和合理性。在审批过程中，各级领导会签署审批意见，明确表示同意或不同意报销，并注明审批理由。如果审批过程中出现问题或需要进一步沟通协调，相关人员会及时进