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合同审批与往来文书管理指南

一、合同审批流程

1.1合同提交与初审

在合同审批流程中，合同提交是首要环节。相关部门或人员需将拟签订的合同以规范的格式提交给合同审批部门。提交时应保证合同内容完整、准确，包括合同双方的基本信息、合同标的、价款、付款方式、违约责任等重要条款。初审阶段，合同审批部门会对合同的形式合规性进行初步检查，如合同是否采用了规定的模板、是否有必要的签字盖章等。同时会对合同的基本条款进行初步审核，判断其是否符合公司的业务需求和法律规定。如果发觉合同存在问题，如条款不明确、与公司政策不符等，会及时与提交部门沟通，要求其进行修改和完善。初审通过后，合同将进入审核与意见反馈环节。

1.2合同审核与意见反馈

合同审核环节由不同部门的专业人员参与，如法务部门审核合同的法律条款，财务部门审核合同的财务条款等。各审核部门会根据自身的专业知识和经验，对合同的相关条款进行详细审核，并提出意见和建议。审核意见会以书面形式反馈给合同提交部门，同时抄送合同审批部门。合同提交部门应认真对待审核意见，对合同进行修改和完善，并及时将修改后的合同重新提交审核。在意见反馈过程中，合同审批部门会起到协调和督促的作用，保证审核工作的顺利进行，避免出现审核延误或意见不统一的情况。

1.3合同审批通过与签署

经过各部门的审核和意见反馈，合同如果达到审批通过的标准，将进入签署环节。签署前，需保证合同的所有条款都已得到各方的认可和同意，并且合同文本已由相关负责人签字盖章。签署方式可以根据合同的性质和要求采用纸质签署或电子签署等方式。签署后的合同将由合同管理部门进行归档和保存，以备后续查阅和使用。同时合同审批部门会对合同的签署情况进行记录和跟踪，保证合同的执行和履行。

二、往来文书类型

2.1商务函件

商务函件是公司在商务活动中常用的往来文书类型之一，主要用于与合作伙伴、客户等进行沟通和交流。商务函件的内容通常包括问候语、正文、结尾语等部分。正文部分应简洁明了，重点突出，表达清晰准确。商务函件的格式规范要求字体为宋体或仿宋体，字号一般为小四或五号，行间距为1.5倍。同时应注意商务函件的语言表达，要使用正式、礼貌的语言，避免使用口语化或粗俗的词汇。

2.2通知与备忘录

通知与备忘录是公司内部常用的往来文书类型，用于传达公司的政策、规定、通知等信息，或者记录公司内部的重要事项和决策。通知的内容应具体明确，包括通知的对象、通知的事项、通知的时间等。备忘录的内容则更加灵活，可以记录会议纪要、工作进展情况、问题及解决方案等。通知与备忘录的格式规范要求字体为宋体或仿宋体，字号一般为小四或五号，行间距为1.5倍。同时应注意通知与备忘录的语言表达，要简洁明了，重点突出，避免冗长和啰嗦。

2.3报告与报表

报告与报表是公司用于向上级领导、股东等汇报公司经营情况、财务状况等信息的往来文书类型。报告的内容应详细、全面，包括公司的各项业务数据、分析和结论等。报表的内容则更加简洁明了，主要以表格的形式展示公司的财务数据等信息。报告与报表的格式规范要求字体为宋体或仿宋体，字号一般为小四或五号，行间距为1.5倍。同时应注意报告与报表的数据准确性和完整性，避免出现错误和遗漏。

三、往来文书格式规范

3.1字体与排版

往来文书的字体一般采用宋体或仿宋体，字号根据文书的类型和内容而定，一般为小四或五号。行间距为1.5倍，段落之间应适当空行，以增强文书的可读性。标题应采用加粗字体，突出重点。同时应注意文字的对齐方式，保持文书的整洁和美观。

3.2内容结构与格式

往来文书的内容结构应清晰明了，一般包括标题、正文、结尾等部分。标题应简洁明了，能够准确反映文书的主题。正文应按照逻辑顺序进行组织，层次分明，重点突出。结尾部分应表达感谢或期待等情感，增强文书的亲和力。往来文书还应注意附件的使用，如有必要，应在文书中明确附件的名称、数量等信息。

3.3附件要求

附件是往来文书的重要组成部分，用于补充和说明正文的内容。附件的格式应与正文保持一致，字体、字号、行间距等应相同。附件的名称应简洁明了，能够准确反映附件的内容。同时应注意附件的数量和大小，避免过多或过大的附件影响文书的传输和阅读。

四、往来文书起草与撰写

4.1明确目的与受众

在起草往来文书之前，应明确文书的目的和受众。目的明确能够使文书的内容更加有针对性，受众明确能够使文书的语言表达更加符合受众的需求和习惯。例如，如果是向客户发送商务函件，应明确函件的目的是介绍公司的产品或服务，受众是客户。在明确目的和受众的基础上，才能更好地组织文书的内容和语言。

4.2语言表达与逻辑

往来文书的语言表达应简洁明了、准确流畅，避免使用过于复杂或生僻的词汇和句子。同时应注意语言的逻辑性，使文书的内容层次分明、条理清晰。在撰写