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公司内部往来文书处理规范及流程

一、总则

1.1目的

公司内部往来文书处理规范及流程的制定旨在规范公司内部各部门之间的往来业务，保证往来账务的准确性、及时性和完整性，提高公司内部管理效率，促进各部门之间的协作与沟通。通过明确内部往来账户设置、业务类型、账务处理、报表编制、审批流程以及纠纷处理等方面的规定，使公司内部往来业务有章可循，避免因往来业务处理不当而导致的财务风险和管理混乱。

1.2适用范围

本规范及流程适用于公司内部所有部门之间的往来业务，包括销售与采购业务、资金往来业务等。无论涉及的金额大小，都应按照本规范及流程进行处理，以保证公司内部往来业务的规范化和标准化。

1.3相关定义

内部往来：指公司内部不同部门之间由于业务往来而产生的债权债务关系。

内部往来账户：用于记录公司内部各部门之间往来业务的会计账户，包括应收账款、应付账款、其他应收款、其他应付款等。

销售与采购业务：公司内部各部门之间的商品或服务销售与采购活动，包括销售订单的签订、采购订单的下达、货物的收发、货款的结算等。

资金往来业务：公司内部各部门之间的资金收付活动，包括借款、还款、资金调拨等。

二、内部往来账户设置

2.1账户分类

公司内部往来账户主要分为应收账款、应付账款、其他应收款、其他应付款等四类。应收账款是指公司内部销售部门向其他部门销售商品或提供服务而形成的债权；应付账款是指公司内部采购部门向其他部门采购商品或接受服务而形成的债务；其他应收款是指公司内部除销售与采购业务以外的其他往来款项，如备用金、押金等；其他应付款是指公司内部除销售与采购业务以外的其他往来款项，如代收代付款项、预提费用等。

2.2账户编码规则

为了便于管理和查询，公司对内部往来账户进行了编码，编码规则如下：

应收账款：以“1”开头，后面接部门代码和客户代码，如10101表示销售部门向01客户销售商品而形成的应收账款。

应付账款：以“2”开头，后面接部门代码和供应商代码，如20202表示采购部门向02供应商采购商品而形成的应付账款。

其他应收款：以“3”开头，后面接部门代码和具体业务代码，如30303表示行政部门向其他部门收取的备用金。

其他应付款：以“4”开头，后面接部门代码和具体业务代码，如40404表示财务部门向其他部门预提的费用。

三、内部往来业务类型

3.1销售与采购业务

销售与采购业务是公司内部往来业务的主要类型之一，包括销售订单的签订、采购订单的下达、货物的收发、货款的结算等环节。在销售与采购业务中，销售部门和采购部门应按照公司的规定和流程进行操作，保证业务的合规性和准确性。同时财务部门应及时对销售与采购业务进行账务处理，记录往来款项的增减变动情况。

3.2资金往来业务

资金往来业务是公司内部往来业务的另一个重要类型，包括借款、还款、资金调拨等环节。在资金往来业务中，借款部门应按照公司的规定和流程向财务部门申请借款，并在借款到期后及时还款；资金调拨部门应按照公司的决策和授权进行资金调拨，保证资金的合理使用和安全。同时财务部门应及时对资金往来业务进行账务处理，记录往来款项的收付情况。

四、内部往来账务处理

4.1记账凭证编制

在进行内部往来账务处理时，应根据业务的性质和凭证的要求编制记账凭证。记账凭证应包括日期、凭证编号、摘要、借贷方科目、金额等内容，并应附有相关的原始凭证，如销售订单、采购订单、发票、收据等。记账凭证的编制应遵循会计准则和公司的财务制度，保证账务处理的准确性和合规性。

4.2对账与结算

为了保证内部往来账务的准确性，公司应定期进行对账与结算。对账是指将内部往来账户的余额与相关部门的账目进行核对，找出差异并及时调整；结算是指根据对账结果，对内部往来款项进行收付，结清债权债务关系。对账与结算应按照公司的规定和流程进行，保证账务处理的及时性和准确性。

五、内部往来报表编制

5.1报表格式

公司应定期编制内部往来报表，反映公司内部各部门之间的往来业务情况。内部往来报表的格式应包括报表名称、编制单位、编制日期、报表编号、往来单位、往来科目、期初余额、本期发生额、期末余额等内容。内部往来报表的格式应简洁明了，便于阅读和分析。

5.2报送时间与要求

公司应按照规定的时间和要求报送内部往来报表，保证报表的及时性和准确性。一般来说，内部往来报表应在每月底或季度末编制完成，并报送至公司管理层和相关部门。报送内部往来报表时，应同时附上相关的说明和分析，以便管理层和相关部门了解公司内部往来业务的情况和问题。

六、内部往来业务审批流程

6.1一般业务审批

公司内部往来业务的一般审批流程包括申请、审核、批准三个环节。申请部门应按照公司的规定和流程填写内部往来业务申请表，并提交相关的资料和凭证；审核部门应对申请部门提交的