知识点物业档案的整理周成学课件.pptx

知识点2、物业档案的整理主讲—周成学房地产经营与管理资源库

一、物业管理档案的分类物业管理常用的档案分类方法有以下几种：(一)年度分类法年度分类法：根据形成和处理文件的年度，将全宗内档案分成各个类别。特点：可以反映出立档单位每年工作的特点和逐年发展的变化情况，便于按年度查阅和利用档案。(二)组织机构分类法组织机构分类法：按照立档单位的内部组织机构，把全宗内的档案分成各个类别。特点：能保持全宗内文件在来源方面的联系，客观反映各组织机构工作活动的历史面貌，便于按一定专业查阅档案。物业档案的整理

一、物业管理档案的分类(三)事件分类法事件分类法：按照全宗内档案反映的事件进行分类，又称为事由分类法或问题分类法。特点：能较好地保持文件在内容方面的联系，使内容相同或相近的文件集中在一起，既能较突出地反映立档单位主要工作活动的面貌，又便于按专业系统全面地查阅利用档案。物业档案的整理

二、档案的收集整理物业管理档案的收集整理一般是按照物业管理的流程分类进行的。1、物业承接查验期档案收集?物业承接查验期的档案收集范围较为明确，主要是权属资料档案、技术资料档案和验收文件档案，档案收集的索取对象较单一，主要是建设单位。?物业档案的整理

物业移交资料一览表物业档案的整理分类资料目录移交方备注产权资料项目批准文件建设单位?用地批准文件建设单位?建筑开工有关资料建设单位?丈量报告建设单位?技术资料竣工图建设单位?地质勘察报告建设单位?工程合同建设单位?开、竣工报告建设单位?公共设备使用说明书及调试报告建设单位?工程预决算分项清单建设单位?图纸会审记录建设单位?工程设计变更通知建设单位?技术核定单建设单位?质量事故处理记录建设单位?隐蔽工程验收记录建设单位?沉降观察记录及沉降观察点布置图建设单位?竣工验收证明书建设单位?钢材及水泥等主要材料质保证书建设单位?新材料及构配件鉴定合格证书建设单位?设备及卫生洁具检验合格证书建设单位?砂浆及混凝土试块试压报告建设单位?供水管道试压报告建设单位?机电设备订购合同建设单位?设备开箱技术资料、试验记录与系统统调记录建设单位?验收资料工程竣工验收证书建没单位?消防工程验收合格证建没单位?综合验收合格证建设单位?用电许可证及供电合同建设单位?用水审批表及供水合同建设单位?电梯使用合格证建设单位?其他资料移交清单及核对记录??

2.物业入住期物业管理档案收集按照业主权属资料、业主(或物业使用人)个人资料档案分组，并确定各自档案资料的收集范围、相关表格和收集程序。权属资料一般包括房屋产权证、购房合同复印件等。个人资料一般包括身份证和户口本复印件、联系方式等。物业档案的整理

3.日常物业管理期档案的收集与整理(1)收集范围日常物业管理期档案主要包括物业运行记录档案、物业维修记录档案、物业服务记录档案和物业管理公司行政管理档案(2)收集时间日常物业管理实施完毕，应及时收集。一般可由相关业务部门收集立卷后，每月、每季或每年上半年向档案室移交。物业档案的整理

三、物业档案的立卷方法1.立卷或称组卷，就是将若干互有联系的档案文件组合成案卷，是档案基本的保管单位。2.案卷由两部分组成：一是经过整理的文件材料本身，二是整理过程中形成的卷内目录、卷内备考表、案卷封面封底、卷盒。物业档案的整理

三、物业档案的立卷方法3.各类档案的立卷方法(1)租赁档案租赁档案采用按房屋租赁单元立卷，即以一份租赁合约及其相关文件材料为一个立卷单位。如租赁合约签署的租赁地址为2503房，我们便将有关2503房的租赁文件材料组成一个案卷；如租赁合约签署的租赁地址为2503～2509房，我们便将有关2503～2509房的租赁文件材料组成一个案卷。(2)住户(租户)档案以房屋单元为立卷单位，即在一段时期内一个房屋单元的住户资料，包括有关入住手续、家庭概况等文件材料组成一个案卷。物业档案的整理

三、物业档案的立卷方法(3)修缮档案以房屋单元为立卷单位，即在一段时期内同一单元的修缮材料组成一卷；如属公共设施或重大项目维修产生的档案归入基建档案类。(4)物业房产档案以小区或管理处为立卷单位。(5)设备、仪器档案以一种或一套设备、仪器为立卷单位。物业档案的整理

物业档案的整理表3-5-5?物业住户档案案卷封面住户档案物业座落______________________

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