2025年企业文件管理的6个技巧.doc

企业文献管理的6个必备技巧

目录

1概述(1)

2企业文献管理碰到的问题(2)

2.1文献分散，丧失价值(2)

2.2存储措施不科学，文献易丢失(2)

2.3缺乏有效的访问措施(3)

2.4文献难以流通、共享(3)

2.5机密文献泄露，企业蒙受损失(3)

3老式处理措施(4)

3.1自建文献共享服务器(4)

3.2按必需求定制系统(4)

3.3使用SaaS服务(5)

4通过云存储管理企业文献(6)

4.1自动搜集文献，统一规范(6)

4.2实时备份，保留历史(6)

4.3文献可检索，跨平台接入(7)

4.4提供便捷的共享、公布渠道(7)

4.5严格控制文献权限(8)

4.6私有布暑，保证可扩大性(8)

5总结(9)

6有关坚果云企业版(10)

1概述

企业的关键资产，来自于员工日积月累奉献的文献。这些

文献以文档、表格、附件、图片等方式存储在不一样员工的电脑

上，作为知识，支撑着企业发展。

假如不能很好地管理自己生产的文献，企业的发展就会随

之受到影响，不仅会减少工作效率，甚至也许让企业蒙受损失。

实际上，诸多企业都面临着来自文献管理的挑战：

●文献分散，丧失价值

●存储措施不科学，文献易丢失

●缺乏有效的文献查询措施

●文献难以流通、共享

●机密文献泄露，企业蒙受损失

有效的企业文献管理〔EnterpriseFileManagement,EFM〕，

可以很好的处理以上问题。为此，我们对国内近百家企业的管

理者做了深入的采访和调查，将其在文献管理上碰到的问题加

以总结，结合当今最合适处理文献管理问题的云存储技术，得

出6条提议：

●自动搜集文献，统一规范

●文献可检索，跨平台接入

●提供便捷的共享和公布渠道

●严格控制文献权限

●私有布暑，保证可扩大性

本文将简介企业碰到的文献管理问题，分析老式处理措施

存在的问题，并详细阐明6条文献管理提议。最终通过一种成

功案例，验证6条提议的可行性及价值。

通过阅读本文，企业管理者可深入理解文献管理的价值，

以及怎样有效管理企业文献的措施。

企业管理研究认为，

文献的有效管理可以

减少管理成本、加速

市场运作、提高信息

精确性、减少生产和

销售成本

2企业文献管理碰到的问题在受调查的企业管理者中，二分之一以上人表达，他们认为自己企业的文献没有得到优良的管理，且并未找到简单有效的处理措施。这些问题重要体目前：2.1文献分散，丧失价值现代企业中，几乎每个员工都配置电脑进行自动化办公，部分员工还常常使用自己的家庭电脑、平板或手机参与办公。企业文献分散在不一样员工的不一样设备上。此外，每个员工的文献组织和命名习惯各不相似，哪些文献有价值，哪些没价值，其他人很难知晓。这深入加重了文献的分散性。企业文献越是分散，可管理性就越差。假如管理者无法搜集文献、无法统一规范，就难以组织和重用。在文献严重分散的企业中，员工离职、工作交接时，文献流失、知识断层是常态。甚至往往会由于没时间交接，导致大量的知识文献不为人知，丧失价值。2.2存储措施不科学，文献易丢失这是一种诸多管理者没故意识到的庞大潜在问题。在接受调查的企业中，六成以上管理者表达，自己的企业曾经发生过至少一次严重的文献丢失事件，给企业带来了不小的麻烦。总结而言，文献丢失的原因有如下几种：

●存储设备〔员工的电脑、U盘、光盘〕被盗窃

●人为误删除，或误修改

●软硬件故障

●中病毒，电脑被洗劫一空

显然，以上问题都是由于文献没有得到妥善的存储而引起的。然而一种有趣的现象是：几乎所有未通过历文献丢失的管理者都缺乏对文献丢失的警惕，这愈加重了问题的严重性。“我常常看到的状况

是：企业文献由互相隔

离的发明，一堵无

形的墙竖立在每一种

员工之间，打散了企业

本该完整的知识体系。

同样的文献被反复地

发明、发明、再发明，

挥霍了所有人的时间〞

——AnnRockley

加拿大信息管理专家

2.3缺乏有效的访问措施

企业文献的最大价值在于反复运用。任

何一种被处理的问题、积存的知识、完毕的

项目、客户的资料，都是可以为其他人所用

的宝贵企业财富。

不幸的是，企业文献当然以多种形式存

在，但大部分企业却缺乏有效的访问措施，

文献难以被重用。这种问题重要表目前两方

面：

●文献难以查询：当有人必需要获取知识信

息或其他文献的时候，缺乏有效的查询手段。