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2024年度学术研讨会组织与管理合同

本合同目录一览

1.1研讨会的基本信息

1.2研讨会的组织架构

1.3研讨会的筹备工作

1.4研讨会的宣传与推广

1.5研讨会的场地与设施

1.6研讨会的日程安排

1.7研讨会的参会人员

1.8研讨会的会务服务

1.9研讨会的论文征集与评审

1.10研讨会的经费预算与使用

1.11研讨会的安全保障

1.12研讨会的成果展示与交流

1.13研讨会的后续工作安排

1.14合同的生效、变更与终止

第一部分：合同如下：

1.1研讨会的基本信息

1.1.1研讨会名称：2024年度学术研讨会

1.1.2研讨会时间：2024年5月15日至17日

1.1.3研讨会地点：大学学术报告厅

1.1.4研讨会主题：科技创新与产业发展

1.2研讨会的组织架构

1.2.1主办单位：大学

1.2.2承办单位：大学科研处

1.2.3协办单位：行业协会、企业

1.2.4组织委员会：由主办方、承办方和协办方代表组成

1.3研讨会的筹备工作

1.3.1研讨会筹备小组：负责筹备工作的具体实施

1.3.2研讨会筹备时间：自2024年3月1日至2024年5月15日

1.3.3研讨会筹备内容包括：场地预订、嘉宾邀请、日程安排、宣传推广等

1.4研讨会的宣传与推广

1.4.1宣传渠道：官方网站、公众号、电子邮件、行业协会等

1.4.2宣传内容：研讨会主题、日程安排、嘉宾介绍、报名方式等

1.4.3宣传时间：自2024年3月1日至2024年5月15日

1.5研讨会的场地与设施

1.5.1场地：大学学术报告厅，可容纳500人

1.5.2设施：音响设备、投影仪、白板、座椅、茶歇区等

1.5.3场地布置：根据研讨会主题进行布置，营造学术氛围

1.6研讨会的日程安排

1.6.1开幕式：5月15日9:009:30

1.6.2主题报告：5月15日9:3012:00

1.6.3分会场讨论：5月15日14:0017:30

1.6.4闭幕式：5月16日18:0018:30

1.6.5参观交流：5月17日全天

1.7研讨会的参会人员

1.7.1邀请嘉宾：知名专家学者、企业代表、行业协会代表等

1.7.2报名参会：国内外科研人员、企业技术人员、高校师生等

1.7.3参会人数：预计500人

1.8研讨会的会务服务

1.8.1报到服务：5月14日全天

1.8.2会议资料：会议手册、论文集、参会证等

1.8.3交通安排：提供参会人员往返酒店的班车服务

1.8.4住宿安排：为外地参会人员提供住宿预订服务

1.9研讨会的论文征集与评审

1.9.1论文征集时间：自2024年3月1日至2024年4月30日

1.9.2论文投稿方式：电子邮件、在线投稿系统

1.9.3评审流程：专家评审、论文录用通知、论文集编制

1.10研讨会的经费预算与使用

1.10.1经费来源：主办方、承办方、协办方及赞助商

1.10.2经费预算：包括场地租赁、设施设备、嘉宾费用、宣传推广、住宿交通等

1.10.3经费使用：严格按照预算执行，确保经费合理使用

1.11研讨会的安全保障

1.11.1安全保卫：成立安全保卫小组，负责研讨会期间的安全保障工作

1.11.2应急预案：制定突发事件应急预案，确保研讨会顺利进行

1.11.3参会人员管理：对参会人员进行身份验证，确保参会人员安全

1.12研讨会的成果展示与交流

1.12.1成果展示：安排成果展示区，展示参会人员的论文、研究成果等

1.12.2交流互动：组织专家点评、圆桌讨论、互动交流等环节，促进学术交流

1.13研讨会的后续工作安排

1.13.1研讨会结束后，整理会议资料，形成会议纪要

1.14合同的生效、变更与终止

1.14.1合同自双方签字盖章之日起生效

1.14.2合同的变更需经双方协商一致，并以书面形式确认

1.14.3合同的终止需经双方协商一致，并以书面形式确认

2.1研讨会的经费预算与使用

2.1.1经费预算明细：

2.1.1.1场地租赁费用：人民币20,000元

2.1.1.2设施设备费用：人民币10,000元

2.1.1.3嘉宾费用（包括交通、住宿、餐费）：人民币30,000元

2.1.1.4宣传推广费用：人民币15,000元

2.1.1.5住宿交通费用（参会人员）：人民币10,000元

2.1.1.6其他杂费：人民币5,000元

2.2研讨会的安全保障

2.2.1安全保卫小组组成：

2.2.1.1校内安保人员

2.2.1.2专业安保公司人员

2.2.1.3医疗救护人员

2.2.1.4志愿者协助

2.3研讨会