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旅游行业酒店采购管理流程

一、制定目的及范围

为提升酒店的经营效率与服务质量，优化采购管理流程，确保采购活动的规范性与透明性，制定本采购管理流程。该流程涵盖酒店日常运营所需的各类物资采购，包括客房用品、餐饮材料、清洁用品及维修设备等，旨在通过科学合理的管理方式，降低采购成本，提高物资利用率。

二、采购原则

采购活动应遵循以下基本原则：

1.公正性：所有采购活动须保持公平、公开的原则，确保选择合适的供应商。

2.质量优先：在价格合理的前提下，优先考虑物资的质量与服务。

3.合法合规：所有采购需符合国家法律法规，确保合法合规操作。

4.预算控制：采购须在年度预算范围内进行，严格控制采购成本。

三、采购流程

1.需求识别与申请

采购的第一步是需求识别，相关部门需定期评估所需物资。

1.1部门负责人根据运营需要，填写《采购需求申请表》，详细列明所需物资的规格、数量及用途。

1.2采购需求申请表需经部门负责人审核签字，以确保需求的合理性。

2.预算审核

申请表提交后，财务部门对采购需求进行预算审核。

2.1财务审核预算是否在年度计划范围内，确保资金使用的合理性。

2.2若预算超出计划，需向管理层提交书面报告，说明原因并请求批准。

3.供应商选择

选择合适的供应商是采购流程中的关键环节。

3.1采购部门需根据物资需求发布询价函，邀请至少三家合格供应商报价。

3.2收到报价后，采购部门应对各供应商的报价进行评估，考虑价格、质量、供货能力及售后服务等因素。

3.3经过综合评估，选择最合适的供应商，并记录选择过程的相关文件，确保后续可追溯性。

4.合同签订

在选定供应商后，进行合同签订程序。

4.1采购部门与供应商洽谈合同条款，确保双方权益得到保障。

4.2合同签订前，采购部门需将合同文本提交法务部门审核，以确保合同的合法性与合规性。

4.3合同中应明确交货时间、质量标准、付款方式及违约责任等具体条款。

5.订单执行与物资验收

合同签署后，进入订单执行阶段。

5.1采购部门根据合同内容下达采购订单，通知供应商进行发货。

5.2物资到达后，由相关部门进行验收，确认数量与质量符合合同要求。

5.3验收合格后，相关人员需填写《物资验收单》，并进行入库处理。

6.付款与报销

在物资验收合格后，进行付款处理。

6.1财务部门根据合同约定的付款方式，对供应商进行付款。

6.2采购人员需保留相关的合同、验收单及发票等文件，作为报销的依据。

6.3采购报销应在物资验收后一个月内完成。

7.绩效评估与反馈

为确保采购流程的不断优化，需定期进行绩效评估。

7.1采购部门应建立供应商评价制度，对供应商的供货质量、服务态度及交货及时性等进行评估。

7.2评估结果将作为后续采购决策的重要依据。

7.3各部门可对采购流程提出反馈与改进建议，促进流程的持续优化。

四、特殊采购管理

在一些特定情况下，酒店可能需要进行特殊采购。

1.紧急采购：如遇突发事件或设备故障，需临时采购物资。

1.1紧急采购由部门负责人批准，无需经过常规询价程序。

1.2采购部门需在紧急情况下快速联系合格供应商，确保物资及时到位。

2.集中采购：针对一些通用类物资，酒店可考虑集中采购的方式。

2.1各部门在每月初提交集中采购需求，由统一负责的采购部门进行集中采购。

2.2通过集中采购可提高采购效率，降低采购成本。

五、采购档案管理

为确保采购活动的透明性与合规性，需做好采购档案管理。

1.采购部门需将所有采购文档，包括采购申请、合同、验收单及付款凭证等进行系统化管理。

2.所有采购档案应存档至少三年，以备后续查询与审计。

3.定期对档案进行整理与审核，确保文档的完整性与准确性。

六、采购纪律与责任

为维护采购活动的公正性与透明性，需明确采购纪律与责任。

1.采购人员应遵循职业操守，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益。

2.任何采购活动须按流程进行，严禁私自采购或绕过审批程序。

3.对违反采购纪律的人员，将依据公司相关规定进行严肃处理。

通过以上详细的采购管理流程，酒店能够有效控制采购成本，提升物资管理效率，确保服务质量的稳定与提升。每个环节的明确规定，旨在为酒店的持续发展提供有力支持，确保采购活动的高效、透明及合规。