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2024年度商务会议活动组织与实施服务合同范本

本合同目录一览

1.合同双方基本信息

1.1合同双方名称

1.2合同双方法定代表人

1.3合同双方联系方式

2.合同背景及目的

2.1会议背景

2.2会议目的

3.会议组织与服务内容

3.1会议组织

3.2服务内容

3.3服务标准

4.会议时间与地点

4.1会议时间

4.2会议地点

5.会议预算与费用

5.1预算编制

5.2费用支付方式

5.3费用结算

6.会议筹备与实施

6.1筹备工作

6.2实施流程

7.会议宣传与邀请

7.1宣传方式

7.2邀请对象

7.3邀请流程

8.会议资料与用品

8.1资料准备

8.2用品准备

9.会议现场管理

9.1现场布置

9.2现场服务

9.3现场协调

10.会议安全保障

10.1安全措施

10.2应急预案

11.会议成果与评估

11.1成果展示

11.2评估方法

12.违约责任

12.1违约情形

12.2违约责任

13.争议解决

13.1争议解决方式

13.2争议解决机构

14.合同解除与终止

14.1解除条件

14.2终止条件

14.3解除与终止的程序

第一部分：合同如下：

1.合同双方基本信息

1.1合同双方名称

（1）甲方：公司

（2）乙方：YY商务活动策划有限公司

1.2合同双方法定代表人

（1）甲方法定代表人：

（2）乙方法定代表人：

1.3合同双方联系方式

2.合同背景及目的

2.1会议背景

甲方为提高公司知名度，促进业务发展，决定于2024年举办年度商务会议。

2.2会议目的

（1）加强公司内部团队建设；

（2）拓展合作伙伴关系；

（3）提升公司品牌形象。

3.会议组织与服务内容

3.1会议组织

（1）乙方负责会议的整体策划、组织与实施；

（2）甲方提供会议所需的场地、设备等资源。

3.2服务内容

（1）会议场地预订；

（2）会议资料准备；

（3）会议现场布置；

（4）会议现场服务；

（5）会议摄影摄像；

（6）会议礼品准备；

（7）会议餐饮安排；

（8）会议宣传推广。

3.3服务标准

（1）确保会议现场秩序井然；

（2）保证会议资料、用品的准确性和完整性；

（3）确保会议餐饮、住宿等服务的质量；

（4）会议现场布置符合甲方要求；

（5）会议摄影摄像记录会议全过程。

4.会议时间与地点

4.1会议时间

2024年10月20日至10月22日

4.2会议地点

市大酒店

5.会议预算与费用

5.1预算编制

甲方根据会议需求，制定详细预算方案，乙方进行审核。

5.2费用支付方式

（1）甲方在合同签订后3个工作日内，支付乙方50%预付款；

（2）会议结束后7个工作日内，甲方支付乙方剩余款项。

5.3费用结算

（1）双方根据实际发生的费用进行结算；

（2）如实际费用超出预算，甲方承担超出部分；

（3）如实际费用低于预算，乙方退还甲方差额。

6.会议筹备与实施

6.1筹备工作

（1）乙方在合同签订后10个工作日内，提交详细的筹备计划；

（2）甲方根据筹备计划，提供所需资源；

（3）乙方在会议前1个月，完成所有筹备工作。

6.2实施流程

（1）会议前一天，乙方进行现场勘查，确认场地、设备等；

（2）会议当天，乙方负责会议现场布置、现场服务、现场协调等工作；

（3）会议结束后，乙方负责清理现场、资料归档等。

8.会议资料与用品

8.1资料准备

（1）乙方负责制作会议邀请函、日程安排、参会指南等；

（2）甲方提供会议主题报告、演讲稿等资料；

（3）乙方在会议前10天，将资料发送给参会人员。

8.2用品准备

（1）乙方负责准备会议所需的桌椅、投影仪、音响设备等；

（2）甲方提供会议所需的笔记本电脑、白板、笔、笔记本等；

（3）乙方在会议前5天，完成所有用品的采购与检查。

9.会议现场管理

9.1现场布置

（1）乙方根据甲方要求，设计会议现场布置方案；

（2）乙方在会议前2天，完成现场布置；

（3）现场布置需符合会议主题，体现公司形象。

9.2现场服务

（1）乙方安排工作人员负责会议签到、引导、咨询服务；

（2）乙方确保会议期间茶歇、餐饮服务的及时供应；

（3）乙方负责会议期间的安全保障，包括消防安全、紧急疏散等。

9.3现场协调

（1）乙方负责协调会议期间各项活动的顺利进行；

（2）乙方负责与甲方保持沟通，及时解决会议过程中出现的问题；

（3）乙方确保会议议程的准确执行。

10.会议安全保障

10.1安全措施

（1）乙方制定会议期间的安全预案，包括应急预案、医疗救护等；

（2）乙方负责会议现场的安保工作，包括门禁管理、人员安检等；

（3）乙方确保会议期间的食品安全，防止食物中毒事件发生。

10.2