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会务代理公司数据管理制度

一、总则

（一）目的

为规范公司数据管理工作，确保数据的准确性、完整性、安全性和可用性，充分发挥数据在公司业务运营、决策支持等方面的重要作用，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司内所有涉及数据处理的部门和人员，包括但不限于数据的收集、存储、使用、共享、备份及销毁等环节。

（三）职责分工

1.管理层：负责制定数据管理战略和方针，审批数据管理相关政策、流程和重大决策。

2.数据管理部门：

负责建立和完善数据管理体系，制定和执行数据管理相关制度、流程和标准。

统筹数据的收集、整理、存储、维护和分析工作，确保数据的质量和安全。

协调各部门之间的数据共享和协作，推动数据的有效应用。

3.各业务部门：

负责本部门业务数据的收集、整理和初步审核，确保数据的真实性和准确性。

按照规定流程和权限使用数据，配合数据管理部门开展数据管理工作。

提出数据需求和改进建议，协助数据管理部门提升数据质量和应用价值。

二、数据收集管理

（一）数据收集原则

1.合法性原则：数据收集必须符合国家法律法规和相关政策要求，不得收集非法或未经授权的数据。

2.必要性原则：仅收集与公司业务相关且必要的数据，避免过度收集。

3.准确性原则：确保所收集数据的真实、准确和完整，对数据的来源和采集过程进行记录和审核。

（二）数据收集流程

1.需求分析：各业务部门根据业务需求提出数据收集需求，明确数据的类型、范围、用途、采集频率等。

2.方案制定：数据管理部门根据需求制定数据收集方案，包括数据来源、采集方法、采集工具、质量控制措施等，并报管理层审批。

3.数据采集：按照批准的方案，由相关部门或人员通过合法途径和方式采集数据。采集过程中要做好数据记录和标识，确保数据的可追溯性。

4.数据审核：对采集到的数据进行初步审核，检查数据的完整性、准确性和一致性。对于不符合要求的数据，及时返回采集人员进行修正或补充。

三、数据存储管理

（一）存储方式与架构

1.根据数据的类型、规模和使用频率，选择合适的存储方式，包括关系型数据库、非关系型数据库、文件系统等。

2.构建合理的数据存储架构，确保数据存储的安全性、可靠性和可扩展性。对重要数据采用冗余存储和异地备份等方式，防止数据丢失。

（二）数据分类与命名规范

1.对数据进行分类管理，如客户数据、业务数据、财务数据、员工数据等。根据数据的敏感性和重要性，进一步划分为不同的安全级别。

2.制定统一的数据命名规范，确保数据命名的唯一性、可读性和规范性。数据命名应能够反映数据的内容和用途，便于数据的识别和管理。

（三）访问控制

1.建立严格的访问控制机制，根据用户的角色和职责分配相应的数据访问权限。权限设置应遵循最小化原则，仅授予用户完成工作所需的最低权限。

2.对数据访问进行记录和审计，详细记录用户的访问时间、访问内容、操作类型等信息。定期对访问记录进行分析，及时发现异常访问行为。

四、数据使用管理

（一）使用原则

1.合规性原则：数据使用必须遵守国家法律法规、公司制度和相关协议，不得用于非法目的或泄露给未经授权的第三方。

2.授权原则：未经数据所有者或管理者的明确授权，任何部门和个人不得擅自使用数据。数据使用需按照规定的流程和权限进行申请和审批。

3.安全原则：在数据使用过程中，要采取必要的安全措施，防止数据泄露、篡改和丢失。对涉及敏感信息的数据使用，要进行严格的风险评估和安全管控。

（二）使用流程

1.使用申请：各部门或个人因工作需要使用数据时，需填写《数据使用申请表》，说明数据的用途、使用范围、使用期限等信息，并提交数据管理部门审核。

2.审核与审批：数据管理部门对申请进行审核，评估数据使用的必要性和安全性。对于涉及重要或敏感数据的使用申请，需报管理层审批。

3.数据授权：经审批通过后，数据管理部门根据申请内容为申请人授予相应的数据访问权限，并记录授权信息。

4.数据使用：申请人按照授权范围和用途使用数据，不得擅自扩大使用范围或转授权给他人。在使用过程中要做好数据的必威体育官网网址和安全防护工作。

5.使用反馈：数据使用完毕后，申请人应及时向数据管理部门反馈数据使用情况，包括数据的质量、使用效果等方面的问题和建议。

五、数据共享管理

（一）共享原则

1.必要性原则：数据共享应基于业务合作、协同工作等实际需求，确保共享的数据是必要的。

2.安全性原则：在数据共享过程中，要采取有效的安全措施，保护数据的机密性、完整性和可用性。对共享数据进行风险评估，确保共享行为不会对公司数据安全造成威胁。

3.合规性原则：数据共享必须符合国家法律法规和公司相关规定，不得违反数据所有者的意愿和权益。对于涉及第三方的数据共享，需签订明确的数据共享协议，明确双方的权利和义务。

（二）共享流程