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航空公司零部件集中采购管理流程

一、制定目的及范围

航空公司在运营过程中，零部件的采购管理至关重要。本流程旨在通过集中采购的方式，优化零部件的采购管理，提高采购效率，降低采购成本，确保采购的规范性及合规性。适用范围涵盖航空公司所有类型的零部件采购，包括常规零部件、紧急零部件及特殊定制零部件。

二、采购原则

1.遵循“公正、公平、公开”的原则，确保采购过程透明，所有供应商享有平等竞争的机会。

2.确保所采购的零部件符合航空安全标准，优先选择具有相关资质和良好信誉的供应商。

3.各部门需明确采购责任人，申购人与采购人不得为同一人，以避免利益冲突。

4.鼓励通过集中采购获得规模效应，降低单件零部件的采购成本。

三、采购流程

1.集中采购流程

1.1需求识别

各部门需定期评估自身零部件需求，结合资产管理和维修计划，形成零部件需求清单。需求清单应详细列明零部件的型号、规格、数量及预期交货日期。

1.2需求汇总

每月最后一周，各部门需将零部件需求清单汇总至采购部。采购部对需求进行整理，形成集中采购计划。

1.3预算编制

根据集中采购计划，采购部需编制预算，确保采购资金的合理分配，并提交财务部审核。

1.4供应商选择

采购部根据历史采购记录、市场调研及供应商资质，预先筛选出合格的供应商，并邀请其参与询价。

1.5询价与比价

采购部向至少三家合格供应商发出询价函，要求其在规定时间内反馈报价。报价需包括零部件的单价、交货周期、支付条件及售后服务等信息。

1.6核价与审批

采购部对收到的报价进行核价，参考历史价格及市场行情，填写核价报告。核价报告需提交相关部门审批，最终由公司高层批准。

1.7下单与合同签署

经审批后，采购部向选定供应商下订单，并与其签署采购合同，明确双方权责及交付条款。

1.8验收与入库

物资到货后，相关部门需对零部件进行验收，确认其数量与质量符合要求。验收合格后，将零部件入库，并做好相关记录。

1.9付款与报销

根据合同约定，采购部在收到合格的发票后进行付款，确保付款流程的合规性。所有采购记录需及时整理归档，以备后续审计。

2.紧急采购流程

2.1需求确认

在紧急情况下，各部门需迅速确认所需零部件的类型及数量，并向采购部提交紧急采购申请。

2.2快速审批

紧急采购申请需由部门负责人签字批准，采购部在确认紧急程度后可直接进行采购。

2.3询价与采购

针对紧急采购，采购部可采取电话询价或线上询价的方式，确保在最短时间内获取报价并下单。

2.4验收与入库

紧急采购的零部件同样需进行验收，确保其符合质量标准后入库。

3.特殊定制采购流程

3.1需求确认

对于特殊定制的零部件，相关部门需提前与供应商沟通，确定技术要求与交货时间。

3.2技术评审

采购部需组织相关技术人员对定制要求进行评审，确保其合理性与可行性。

3.3合同签署

根据评审结果，采购部与供应商签署定制合同，明确技术要求、交付时间及质量标准。

3.4验收与反馈

定制零部件到货后，需进行严格的技术验收，确保其符合合同约定的标准。如不符合，需及时反馈给供应商并进行处理。

四、备案与记录管理

采购完成后，采购部需将所有相关文件进行归档，包括采购申请、审批文件、合同、验收记录及付款凭证等，以确保后续的审计与检查。各部门需定期对采购记录进行回顾与分析，以评估采购流程的有效性。

五、采购纪律与合规管理

1.采购人员应遵循公司采购政策，确保每一步骤都符合规定，不得接受供应商的贿赂或不当利益。

2.在采购过程中，如发现任何违规行为，须立即向公司管理层报告，并采取相应措施进行处理。

3.采购部需定期组织培训，提高采购人员的专业素养，确保采购流程的规范性与高效性。

六、流程反馈与改进机制

建立采购流程的反馈机制，各部门在实际操作中可提出改进建议，定期召开流程评估会议，总结经验教训，优化采购流程。采购部应根据反馈，及时更新相关制度与流程，确保其适应公司发展的需要。

通过以上详细的采购管理流程，航空公司能够实现零部件采购的高效化与规范化，保证运营安全与成本控制，为公司的持续发展提供有力支持。