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绿航房地产公司档案管理制度_物业经理人

绿航房地产公司档案治理制度

档案治理工作由综合部总负责，各部门帮助治理。

一、文件档案的治理

1、各类公文材料收文由综合部统一处理。综合部由专人负责公文的签收、拆封、筛选、登记、拟办、呈阅、催办、收集、立卷等工作；

2、各类文件档案的整理、爱护工作由综合部统一负责，以确保档案的完整及价值的发挥；

3、政府部门下发的红头文件正本必需交综合部存档；

4、各部门每月月底前将重要的、有价值的文件、合同等交综合部统一存档；

5、各部门的各类专业档案，部门应准时与综合部交接存档，以便查阅、利用；

6、各类文件档案要妥当保管，任何人不得擅自携带重要文件回家或去公共场所，避开泄露、丧失等担心全事故发生。

二、工程技术档案的治理

1、工程部经理负责全部工程的档案治理工作，组织制定归档范围、治理制度、收集整理工程前期文件，组织审查、接收各合作单位（勘察、设计、施工、监理）编制的档案文件。在检查汇总后交综合部存档；

2、勘测设计单位应做好工程工程的勘测、设计文件的收集整理工作，并按要求向建立单位工程技术部移交档案；

3、各施工单位负责收集、整理自己承包范围内的施工技术文件和竣工图，汇总后经监理单位审核合格后移交建立单位工程技术部；

4、监理单位负责工程监理文件的收集整理。在建立工作完成后移交给建立单位工程技术部，并负责审核施工单位的竣工文件。

三、档案治理标准

为标准公司档案治理，增加公司档案的有用性和有效性，特制定本标准。

（一）归档范围公司的规划、年度规划、统计资料、工程技术档案、财务审计、会计档案、劳开工资、经营状况、人事档案、会议记录、打算、托付书、协议、合同、工程方案、通知等具有参考价值的文件资料。

（二）公司的档案治理由综合部档案治理员负责，档案治理员保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全必威体育官网网址和使用便利。

（三）资料的收集与整理1、公司的归档资料实行“准时归档”制度，即：资料办理者应准时将原始资料交档案治理员登记归档，各部门经理应积极协作与支持；2、凡应当准时归档的资料，由档案治理员负责准时归档；3、各部门专用的收、发文件资料，按文件的性质确定是否归档。凡需归档的文件必需将原件交给档案治理员。

（四）档案的借阅

1、总经理、副总经理、总工程师、各部门经理及公司员工借阅档案可直接通过档案治理员办理借阅手续；

2、档案借阅者必需做到：①爱惜档案，保持干净，严禁涂改。②留意安全必威体育官网网址，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

（五）档案的销毁

1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料；

2、当某些档案到了销毁期时，由档案治理员填写《公司档案资料销毁审批表》交综合部经理审核经总经理批准后执行；

3、凡属于密级的档案资料必需由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由综合局部管领导批准前方可销毁；

4、经批准销毁的公司档案，档案治理员须仔细核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存；

5、在销毁公司档案资料时，必需由总经理指定专人监视销毁。