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采购合同制度规范

1采购合同管理制度

企业应建立采购合同管理制度，规范采购合同的制定、审核、执行等过程，合

理地规避合同风险。

采购合同管理制度

第1总则

第1条目的

为规范公司对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改

等工作，使其符合采购管理的要求及公司的利益，特制定本制度。

第2条适用范围

本制度适用于生产原辅料、外协加工、设备、工装模具、外协服务等类型的采

购合同管理工作。

第3条职责划分

1.采购部是采购合同的对口管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执

行、控制等管理事项。

2.生产部、质量管理部、技术部和财务部负责参与合同条款的公审。

3.总经理或其授权人负责合同签订工作的批准。

4.财务部负责合同原件的保管。

第2采购合同的编制

第4条采购合同编制条件

本公司一次性采购物品的金额高于一元时，必须签订采购合同。外地采购也必

须签订合同。

第5条采购合同的编制程序如下图所示。

选择供应商）,一*所选供应商必须是公司认可的合格供应商

采购部应与合适的供应商展开谈判，谈判内包括采购物资的价

格、数量、质量、供货方式、贷款支付方式等方面

采购部应根据谈判所形成的方案拟订采购合同草案，报送法律顾问

审核及总经理/分管副总审批

采购部应根据各相关部门、法律顾问及总经理/分管副总的意见对采

购合同草案进行修订，并据此彩成正式的采购合同

采购合同编制程序示意图

第6条采购合同的主要内容

1.合同签订双方的姓名、地址和联系方式。

2.采购物品的单价、总价。

3.采购物资的数量与规格型号。

4.采购物资的品质和技术要求。

5.履约方式、期限、到货地点。

6.采购物资的验收标准和验收方式。

7.付款方式和期限。

8.售后服务和其他优惠条件。

9.违约责任和解决争议的方法。

第7条采购合同的要求

1.合同拟订必须在供应商调查和询价、比价的基础上进行。

2.采购合同主管根据对方资信情况起草符合本制度规定的采购合同。

3.采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，表达必须严谨。

第8条采购合同审批管理

L采购合同主管应将拟订的合同草案交相关部门审核并请其提出建议。

2.财务部主要负责对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审

查并提出意见。

3.法律顾问主要对合同内容条款的合法性进行审查并提出审查意见。

4分管副总负责对合同所涉内容进行全面审查并提出审查意见。

5.总经理根据相关部门所提意见、办理程序的规范性以及其他需要审查的内容

对合同进行阅并签署意见。

6.采购部根据总经理的审阅意见修改合同文本，并将总经理审阅意见、合同签

署相关附件等文件再次报送审查后，由总经理或受总经理委托的合同签署代理

人正式签署合同。

第3采购合同的签订

第9条与公司签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签

订采购合同。如果委托别人代签，采购部应审验委托证明。

第10条公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视

为无效合同。

第11条对于金额在10万元以下的采购合同，可以采用传真的方式进行签订，

即公司将合同拟订好后传送给供应商，供应商进行盖章签字后回传，公司在回

传的合同上盖章签字后发给供应商回执，视合同成立。

第4章采购合同的执行与控制

第12条采购合同的执行

1.采购合同签订后即具有了法律约束力，采购部应及时向供应商发送订货单，

使供应商及时准备公司所需的物资。

2.采购部应配合质量管理部做好采购物资的进厂验收工作，当所采购的物资不

符合合同所约定的质量要求时，采购部应积极联系供应商进行处理。

3.合同执行过程中，采购部要处理好公司与供应商的关系，将供应商视为公司

的战略发展伙伴，使公司在生产旺季加大物资采购时能够及时得到供应，在生

产淡季时能够缩减