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谈谈嘉宾联络

嘉宾联络人，俗称“保姆”（这是我在广播台时的昵称，彼时有“保安”、“保姆”、“保

镖”三保）。活动的联络人，称之为“保姆”，除了调侃，的是说明了，这

个角色需要负责的事情就如同日常生活中的“保姆”一样，涉及到方方面面。事无巨细，都

需要考虑周到，而且，还需要不厌其烦地耐心解答嘉宾涉及的各种疑问。保姆的工作涉及到

整个组织对外形象的塑造，因此要认真重视。

嘉宾联络及相关注意要点

第一次联络最好使用，但正式的邀请用能够容纳内容的邮件更适宜。

活动、观众（对象）、时间、地点、主办单位、流程、嘉宾的大方向以及其他

嘉宾（包括的不的），都是嘉宾关注的点。从重要性排序，（包括嘉

宾的大方向）、对象、时间、流程、地点（地点视情况），是首要的。其他嘉宾则

视出席者的重要程度而言，比如请院内同学，如果保院长也答应出席，那自然要说

明。流程可待嘉宾确定出席后再联系或嘉宾询问再告之。

保姆要作好自我介绍，并留下可能的（QQ、、邮箱），要做好随时解答

嘉宾疑问的准备。

要了解的嘉宾的背景经历，这对于筹备和宣传都非常有用。最好拿到嘉宾的近照。

宣传时可以将嘉宾的一些经历的相关也贴上去，有助于加深观众的理解，从而增

强活动的。

要时刻与嘉宾保持联系，但不要没有缘由地去找嘉宾，那样可能会造成骚扰。

嘉宾确定出席后，要询问对方是否有PPT，有的话是否需要配工作人员操作，事后可否

给观众。是否需要移动Mic，并一併说明该设备不保证提供。

如果有多位嘉宾先后，那提前告知的顺序。

如果对时间有限制，要提前告知。如果对时间有“严格的限制”，告知嘉宾的时间

可以比预计时间少1、2分钟，如要限制在12分钟，则告知嘉宾的时间可以是10分钟。

保姆的工作不是只在会前和会中，会后同样重要，嘉宾是以后活动的资源。

、讲座、交流会的结束并不代表活动的结束，要提供嘉宾与观众的后续交流平

台、机会。

嘉宾参会以外的工作也要认真注意，如：午饭、晚饭的安排，期间如、润喉糖的

准备，回去车票（歧关车票）的代买代订。

第一次联络嘉宾：

目的表现方式（例）

首先确认自己联系的对象是否正确XXX，您好！

表明自己的我是旅院学生会的干事XXX。

学生会将于X月X日（下午）举办一场“06

会展优秀毕业生交流会”，（主要面向会展的

PS：为什么没有地点？因为第一次联络时，同学，）

嘉宾没有确定出席，因此，“地点”他并不关

心。

扩展说明（非必须）关于活动的具体介绍已经发到师兄的Q邮。

以问句结束。不知您是否有空出席呢？

（换行后）感谢谢谢您对我们的支持！

第二次联络嘉宾（嘉宾确定出席，活动信息更加明确，或有所变更）：

目的表现方式（例）

例牌招呼XXX，您好！

点明活动，让嘉宾马上明白接下来讲的是什关于06会展毕业生的交流会，

么事

说明确定的或变更的内容地点已经确定，是在E301举行。回来车费

已经确定可以报销，但上限为70元。

（换行后）例牌感谢谢谢您对本次活动的支持！

确认收到变更——因为不是问