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HH法人供應商建檔作業原則

一﹑編碼原則:

TWN厂商代碼為5碼,例如:

V0227七陽旅行社

第1碼代表厂商代碼

第2.3碼代表厂商名稱(第1字的筆劃)

第4.5碼代表流水號

國外厂商代碼為6碼,例如:

VFT021FORWARDTECHNOLOGYINC.

第1碼代表厂商代碼

第2.3碼代表厂商全稱(第1.2個單詞的第一個字母)

第4.5碼代表流水號

第6碼代表外幣別(外幣代號如下)

1美金USD2港幣HKD3日圓JPY4新加坡幣SGD

6韓幣KRW7瑞士法郎CHF8英磅GBP9人民幣RMBA澳幣AUDB瑞典幣SEKE歐元EUR0馬來西亞幣

二﹑系統建檔作業

1.各事業單位採購提供經權責主管簽核的標准格式的供應商動態管理表﹐負責建檔的會計依此資料在TIPTOP供應廠商基本資料維護作業(apmi600)或SAPT-Code(xk01)中進行維護﹐交主管簽核后送財務部維護銀行資料﹒

三.填寫VMF的注意事項﹑簽核權限等要求。

1.一份資料對應一個幣別的厂商,同一厂商若需建立不同幣別的資料,應分開提供資料;

2.除NTD及RMB的資料以外,其余幣別均需提供英文版資料;

3.請采用標准VMF表填寫資料,請在采購法人別一欄勾出(或手工填寫)對應法人的代碼;

4.銀行資料欄位中的銀行名稱,分行名稱,銀行地址為必填欄位,若銀行國別為美國,請提供ABA以方便付款作業,若為歐盟區,請提供SORTCODE以方便付款作業,若為其它,請提供SWIFT以方便付款作業;

5.請務必注明資料提供人的詳細聯絡方式,以便資料有問題時財務及時反饋前端處理;

6.港,奧,台及中國大陸各地區的供應商需廉洁約定書;

7.厂商資料大致的确認流程如下,傳遞過程中如發生變動,至少需經厂商再次确認過方可認為有效,

厂商自行确認--采購單位确認--經管單位确認--事業單位确認--會計單位确認--財務單位确認

8.厂商資料原則上以正本為准,若正本不清楚,請提供附件佐証(需由附件提供人所處事業處

四﹑若請款廠商與付款廠商不同﹐須提供契結書﹐能否提供契結書的樣本﹐以及要求由哪些當事人簽名。

1﹑若廠商資料在建檔時已設定請款廠商与付款廠商不一致﹐則請款結報時無須再附契結書﹔

2﹑契結書無固定格式﹐但必須由請款廠商開立﹐內容需說明該供應商同意將款項付給另外一家付款廠商﹐需提供付款廠商的全稱和銀行資料﹔

3﹑請款廠商必須在契結書上加蓋請款廠商的公司印章﹒

五.若需更改厂商全稱及幣別則不能在原有的verdorcode上修改,而是以新增之方式在系統里新建verdorcode.

六.以下七類原因之增,無需呈送總裁辦簽核，由各事群主管或中央單位最高主管簽核即可：

1集團內既已往來且正常使用的供應商。

2一次性采購的行為，

3客戶指定的供應商，

4工程試料或實驗試料，

5集團集中采購項目的供應商，

6政府單位，

7集團內員工，