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客戶基本資料維護作業流程

1.目的

1.1客戶分類管理：依據客戶性質分成七類A一般客戶，B關係人，C經銷商，D一次交易客戶(ONE-TIME)，E雜項交易

A一般客戶，B關係人，C經銷商，D一次交易客戶(ONE-TIME)，E雜項交易

E內交代碼，F個人

1.2客戶集團管理：根據客戶所集團歸類，從而增加對客戶狀況的了解，使其更具全面性，從”點”擴展至”面”。

1.3銷售分類管理：依據接單部門與所在區域分類詳見基本資料管理作業流程

詳見基本資料管理作業流程

1.4信用控制管理：藉由收款條件與信用額度的審核詳見信用控管作業流程

詳見信用控管作業流程

1.5通訊方式建立：地址/電子郵件/傳真/電話/採購人員/財務人員..等等資料維護更新，可直接聯繫客戶，對帳協商各類問題。

1.6交易流程管理：初步審核交易模式是否存在不合理之處。

2.作業原則

嚴格審理申請文件中之收款天數、信用額度等條件，明確歸類其集團、負責單位，即時正確維護系統資料。

3.作業流程

3.1申請文件審核(附件1客戶動態管理表)。

審核公司名稱/發票、出貨地址/採購、財務人員/電話、傳真號碼/統一編號/IncoTerms(附件2IncoTerms2000)/交易稅別，資料之完整性。

審核付款方式及收款條件(PaymentTerm)是否合理，乃根據客戶所在地區傳統交易習慣、交易產品、客戶財務狀況本公司已為DB會員，可向DB索取相關客戶之財務分析資料

本公司已為DB會員，可向DB索取相關客戶之財務分析資料

確認申請人、申請單位主管、事業處經管主管簽名。

建檔人確認資料無誤，並呈送AR主管簽核後始可建檔。

或有資料不足則標註並退回原申請單位補件。

3.2TipTop輸入程序

程式Faxmi221--客戶基本資料維護作業

共分為兩層，第一層主畫面，維護客戶基本資料；第二層子畫面，為交易條件之維護，相關欄位名稱意義如下畫面所示。

第一層主畫面

更新日期修改人原始建檔人

更新日期

修改人

原始建檔人

第二層子畫面（鍵入”Y”）

B.查詢所申請之客戶是否已存在系統

新增客戶之前須先確認此客戶是否已存在系統之中，可於”公司全名”或”客戶簡稱”欄位中輸入欲新增公司名稱加上星號(EX：APPLE*)，得出查詢結果：

若已存在，且收款條件、業務單位以及發票地址與欲新增客戶資料皆一致，則使用原代碼即可；

若不存在，始可新增。

C.編制客戶代碼

a編碼原則

集團客戶編碼共六碼，若台幣交易則為五碼

第一碼：固定為B，表示Buyer之意

第二、三碼：根據客戶名稱之發音，取兩字母作為代表

第三、四碼：為數字流水碼

第五碼：表示幣別，1為美金，2為港幣，3為日幣，若台幣交易此欄位則空白

EX:BCO141，Compaq，美金；BDE10，台達電子，台幣

b查詢新編代碼是否重複，完成編碼

編訂前三碼後須先查詢流水編碼已使用至幾號，方可編流水碼，若代碼重複將無法鍵入系統。

查詢方式：將已編好之英文代碼加入星號(EX：BCO*)查詢，可得出所有前三碼為BCO之客戶代碼，再以”N下筆”逐比往下查詢，即可得知目前截止流水碼，完成編碼。

D.鍵入資料程序與原則

客戶編號

客戶簡稱：原則上取客戶名稱前兩字，若國外客戶則以第一個字為主

客戶類別：共六類，Ctel+P可查詢

客戶性質：共三類，買受人(下PO者)、送貨客戶為買受人指定送貨處、收款客戶為最終付款者，一般皆選擇3收款客戶

業務單位：依接單部門與所在區域區分，各區代碼參見基本資料管理作業流程。

所屬集團：根據客戶母公司歸類其集團，以統計集團銷售資料

統一編號：此欄為設籍台灣之公司稅籍編號，非設籍台灣公司不需鍵入此欄

區域：Ctrl+P可查詢，本應鍵入公司所在區域，但為配合集團銷售單位及報表責任區分，並非直接根據公司區域區分。區分辦法參見基本資料管理作業流程之收款條件

會計人員：鍵入該客戶負責人員工號

收款條件：Ctrl+P可查詢，選擇合適之收款條件，關於收款條件設定與選擇之詳細資料，參見基本資料管理作業流程。

k月結日：鑒於客戶提前結帳需求，須特別注意月結日，超過月結日之出貨將計入次月，對於收款條件為”月結”之客戶帳款起算點將有一個月的影響。

公司全名/發票地址/送貨地址/負責人/Tel/Fax/業務/財務：此類基本資料並無爭議性，或須人為判定，僅需依照申請表資料逐一鍵入。

慣用稅別：Ctrl+P可查詢，目前主要使用以下三類：S104-外銷0%，S102-內銷5%，S100-內銷0%，S106-新加坡銷4%

銷售分類：Ctrl+P可查詢，然而集團目前並無銷售分類，且此欄位並無與其他報表連結，暫時皆輸入A001。

交易幣別：Ctrl+