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报销流程说明文书范例

一、报销申请准备

1.1收集报销凭证

在进行报销申请之前，首先需要仔细收集各种报销凭证。这些凭证包括但不限于发票、收据、行程单、支付凭证等。发票应保证内容完整，包括商家名称、发票日期、商品或服务名称、金额等信息，且发票抬头应与公司名称一致。收据要清晰注明收款单位、收款日期、收款金额等。行程单需详细记录行程的出发地、目的地、时间、交通方式等信息。支付凭证则要能证明款项的支付情况，如银行转账记录、现金支付证明等。收集齐全且符合要求的报销凭证是报销申请的基础，务必认真对待，避免因凭证缺失或不规范而导致报销申请被退回。

1.2填写报销表单

填写报销表单是报销申请的重要环节。报销表单应按照公司规定的格式和要求进行填写，保证信息的准确性和完整性。表单中需要填写报销人的基本信息、报销日期、报销项目、报销金额、报销事由等内容。在填写报销金额时，要将各项费用明细逐一列出，并计算出总金额。报销事由应简洁明了地说明费用的用途和发生情况，避免模糊不清或过于简略。同时要注意填写的金额大小写一致，且与所附报销凭证的金额相符。填写完成的报销表单需经报销人本人签字确认。

1.3确认报销事项

在提交报销申请之前，务必对报销事项进行仔细确认。这包括确认报销的项目是否符合公司的报销政策和规定，报销的金额是否合理，报销的凭证是否齐全且符合要求等。如有任何疑问或不确定的地方，应及时与相关部门或人员进行沟通和咨询，保证报销事项的合法性和合规性。同时要对报销的时间节点有清晰的了解，避免因错过报销时间而影响报销的进度。

1.4其他准备工作

除了上述三项准备工作外，还应做好一些其他方面的准备。例如，要保证报销表单的装订整齐，避免出现折叠、破损等情况。如果有需要附上的相关文件或说明，应一并整理好并附在报销表单后面。对于一些特殊的报销事项，如差旅费报销，还需要提前了解公司的差旅费报销标准和规定，以便准确填写报销表单。

二、报销审批流程

2.1提交报销申请给直属领导

完成报销申请准备工作后，需将填写完整的报销表单提交给直属领导。在提交时，要保证报销表单的装订整齐，且所附报销凭证齐全。同时应向直属领导说明报销的项目和金额等相关情况，以便直属领导进行审核。直属领导收到报销申请后，会对报销表单和报销凭证进行初步审核，查看是否符合公司的报销政策和规定。

2.2直属领导审核并签字

直属领导在审核报销申请时，会重点关注报销事项的合理性、报销凭证的真实性和完整性等方面。如果发觉问题或不符合规定的地方，会及时与报销人沟通并要求其进行整改。经审核无误后，直属领导会在报销表单上签字确认，表示同意报销。直属领导的签字是报销申请进入下一步审批流程的重要依据。

2.3提交上级领导审批

直属领导签字后的报销申请将提交给上级领导进行审批。上级领导会对报销申请进行进一步的审核，包括对报销金额的合理性、报销事项的必要性等方面进行评估。上级领导的审批意见将直接影响报销申请的最终结果。如果上级领导同意报销，会在报销表单上签字；如果不同意报销，会说明原因并将报销表单退回给报销人。

2.4审批流程中的沟通与协调

在报销审批流程中，报销人和相关领导之间需要保持良好的沟通与协调。如果报销申请遇到问题或需要进一步的解释和说明，报销人应及时与直属领导或上级领导沟通，以便尽快解决问题。同时相关领导也应及时回复报销人的咨询和沟通，保证报销审批流程的顺利进行。

三、财务审核阶段

3.1财务核对报销凭证

财务部门在收到报销申请后，会首先对报销凭证进行核对。核对的内容包括报销凭证的真实性、合法性、完整性等方面。财务人员会仔细检查发票的真伪、抬头是否与公司名称一致，收据的签字盖章是否齐全，行程单的信息是否准确等。同时还会对报销金额进行核对，保证与报销表单上填写的金额一致。如果发觉报销凭证存在问题，财务人员会及时与报销人联系，要求其提供补充或更换凭证。

3.2审核报销金额合理性

除了核对报销凭证外，财务部门还会对报销金额的合理性进行审核。这包括审核报销金额是否符合公司的费用标准和预算规定，是否存在虚报、多报等情况。财务人员会根据公司的相关政策和规定，对报销金额进行逐一审核，并与报销人进行沟通和确认。如果发觉报销金额不合理，财务人员会要求报销人提供合理的解释和说明，并根据实际情况进行调整。

3.3确认报销合规性

财务部门在审核报销申请时，还会对报销的合规性进行确认。这包括审核报销的项目是否符合公司的报销政策和规定，是否存在违反公司财务制度的情况。财务人员会对报销申请进行全面的审查，保证报销事项的合法性和合规性。如果发觉报销存在违规情况，财务人员会拒绝报销并说明原因。

四、费用报销支付

4.1财务准备报销款项

经过财务审核通过的报销申请，财务部门会准备相应的报销款项。财务人员会根据报销金额和公司