秘书实务之秘书电话礼仪.ppt

⑵主动报出自己公司的名称、

自己的姓名和职务公司部门个人（3）询问对方公司的名称、姓名、职务第31页，共69页，星期日，2025年，2月5日怎样详细记录通话内容呢？时间对方公司名称对方姓名对方职务通话内容记录人备注第32页，共69页，星期日，2025年，2月5日复述通话内容，以便得到确认以下的信息尤其要注意复述：对方的电话号码对方约定的时间、地点对方谈妥的产品数量、种类对方的解决方案双方认同的地方，以及仍然存在分歧的地方其他重要的事项第33页，共69页，星期日，2025年，2月5日整理记录提出拟办意见5W1H：??????Who（是谁）???????What（什么事）???????When（什么时候）???????Where（什么地方）???????Why（为什么）???????How（怎么样）第34页，共69页，星期日，2025年，2月5日比较:电话记录表、电话留言电话记录表样例一（必备）时间：年月日时分公司名称：姓名：电话号码：来电内容：1、2、处理情况：1、请交处理2、请回电话3、约会再打电话来接话人：第35页，共69页，星期日，2025年，2月5日电话留言表一来电/来方记录单紧急接受人姓名：留言人姓名：留言人单位：留言人电话将再来电请您回电将来访已来访留言内容：记录人：日期和时间：第36页，共69页，星期日，2025年，2月5日下面是一份电话记录的范例：时间2002．7．27地点办公室对方单位方圆广告公司对方姓名及职务张军（业务员)通话内容我公司委托该公司制作的电视广告，已经制作完毕。对方约我公司7/25日前去查看效果。备注该事由公司宣传部负责，宜将该电话记录转宣传部知；?张军的联系电话是：xxxxxxxxxxxxxxxx第37页，共69页，星期日，2025年，2月5日呈送上司将电话记录单呈送上司请求上司批阅理解并接受上司意见后执行第38页，共69页，星期日，2025年，2月5日拨打电话的流程管理：提前想好谈话要点，列出提纲拨打电话询问对方公司名称、姓名、职务说明自己的公司名称、姓名、职务主动询问是否需要再说一遍在通话记录上注明接听人及时间第39页，共69页，星期日，2025年，2月5日提前想好谈话要点，列出提纲拨打电话前的思考提纲：???我的电话要打给谁？????我打电话的目的是什么？?????我要说明几件事情？它们之间的联系怎样？?????我应该选择怎样的表达方式？第40页，共69页，星期日，2025年，2月5日讲述事由要简明扼要，声音和蔼，遵守六原则：时间、地点、人物、事件、原因、怎么做；简单地重复一遍事由，即重复重点，也要听取对方所谈事情；适可而止

????一旦要传达的信息已经说完，就应当果断地终止通话。按照电话礼节，应该由打电话的人终止通话。因此，不要话已讲完，依旧反复铺陈，再三絮叨。否则，会让人觉得做事拖拖拉拉，缺少素养。第41页，共69页，星期日，2025年，2月5日十大电话情景应对技巧状况一：领导刚好不在位置看看自己可以解决吗？留下信息便条递进会议室状况二：接到领导不愿接的电话灵活、礼貌第42页，共69页，星期日，2025年，2月5日状况三：接到一些令人困惑的电话询问清楚代为总结状况四：当对方怒气冲天时耐心聆听细心劝说承诺对方第43页，共69页，星期日，2025年，2月5日状况五：当对方喋喋不休时总结状况六：线路中断主动打电话的一方负责重拨道歉第44页，共69页，星期日，2025年，2月5