幼儿园采购需求管理制度.docx

幼儿园采购需求管理制度

总则

目的：为加强幼儿园采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保障幼儿园教育教学及日常运营的物资需求，根据国家相关法律法规与幼儿园实际情况，特制定本制度。

适用范围：本制度适用于幼儿园各类物资、设备、服务的采购活动，涵盖教学用品、办公用品、后勤物资、校园建设与维护服务等。

采购原则：采购工作遵循公开透明、公平竞争、公正和诚实信用原则，严格按预算执行，确保采购物资质量优良、价格合理。采购活动应优先保障幼儿及教职工权益，符合幼儿园教育理念与发展规划。

采购需求提出

需求发起部门：各班级教师、后勤部门、行政部门等为采购需求发起部门。教师根据教学活动开展、课程设置变化提出教学物资需求，如艺术课颜料短缺、科学实验材料不足；后勤部门依据设施设备维护、校园环境管理提出后勤物资需求，如维修工具损耗、清洁用品库存不足；行政部门因办公需求提出行政物资需求，如办公用品消耗、办公设备更新。

需求申报流程：需求部门填写《幼儿园采购需求申请表》，详细注明采购物品名称、规格型号、数量、预计单价、需求原因、期望到货时间等信息。申请表需部门负责人签字确认，保证需求合理性与真实性。例如班级申请购买绘本，要明确所需绘本种类、数量及用于日常阅读还是主题教学等原因。对于特殊需求，需提供详细说明与相关依据，如专业教学设备采购需附上教学大纲要求及专家意见。

采购需求审核

初步审核：采购需求申请表提交至采购管理小组（由财务人员、后勤主管、行政人员等组成）后，先由财务人员进行预算审核，判断采购需求是否在本年度预算范围内，若超出预算需说明超支原因及解决方案；后勤主管从物资实用性与库存情况审核，确认是否真有采购必要，避免重复采购。例如后勤主管审核清洁用品采购需求时，需查看现有库存数量与使用周期。对于教学物资，教学主任从教育教学角度审核需求合理性，判断是否符合教学计划与幼儿发展需求。

综合评审：采购管理小组召开会议进行综合评审。对于金额较大、影响范围广的采购项目，如大型游乐设施采购，邀请教育专家、家长代表参与评审。从教育教学需求、性价比、供应商信誉等多方面考量，确定采购需求的合理性与可行性。评审过程需形成详细记录，包括评审时间、地点、参与人员、讨论内容与评审结果，确保评审过程可追溯。

采购方式确定

招标采购：单项采购预算金额达到[X]元及以上的物资或服务，如多媒体教学设备采购，采用公开招标或邀请招标方式。公开招标需在指定媒体发布招标公告，邀请不特定供应商投标；邀请招标向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。通过招标选择最优供应商，确保采购项目质量与性价比。

竞争性谈判：技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的采购项目，如校园文化建设服务，通过与多家供应商谈判，确定最终供应商。谈判小组由采购管理小组成员与相关专家组成，谈判过程中明确采购需求、技术规格、服务要求等，要求供应商进行多轮报价，选择最符合幼儿园需求的供应商。

询价采购：采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的，如常规办公用品，向三家及以上供应商询价，选择报价最低且质量合格的供应商。询价过程需详细记录供应商报价、交货期、售后服务等信息，确保询价结果公正透明。

直接采购：采购金额较小（低于[X]元）、市场来源单一或属应急采购的物资，如临时急需的急救药品，经采购管理小组批准后可直接与供应商协商采购。直接采购需在采购报告中详细说明采购原因、供应商选择依据等信息，确保采购行为合规。

采购合同签订与执行

合同签订：确定供应商后，采购人员依据采购需求与评审结果起草采购合同，合同内容涵盖物资名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务、违约责任等条款。合同经法务人员审核、园领导审批后，由法定代表人或授权代表与供应商签订。签订合同前，需对供应商资质、信誉进行再次审查，确保合同履行可靠性。

合同执行：采购人员跟进合同执行情况，督促供应商按时、按质、按量交货。供应商交货时，采购人员协同需求部门、质量检验人员依据合同与质量标准验收。如验收幼儿桌椅，检查外观、结构稳固性、尺寸是否符合要求。验收合格出具验收报告，不合格及时与供应商沟通退换货或补货。若供应商出现违约情况，采购人员依据合同追究其违约责任，保障幼儿园合法权益。

采购档案管理

采购过程中的所有文件，包括采购需求申请表、评审记录、招标文书、合同文本、验收报告等，由专人整理归档，保存期限不少于[X]年，以便查询与审计。档案管理需建立索引目录，方便快速查找相关文件。对于电子文件，需定期备份，防止数据丢失。