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幼儿园食堂采购管理制度

一、总则

目的：为加强幼儿园食堂采购管理，规范采购行为，保障食品安全与幼儿健康，提高资金使用效益，依据国家食品安全相关法律法规以及幼儿园实际情况，特制定本制度。

适用范围：本制度适用于幼儿园食堂食材、调味品、餐具及食堂设备等物资的采购活动。

采购原则：采购工作应遵循安全第一、质量优先、价格合理、公开透明的原则，严格执行采购流程，确保所采购物资符合食品安全标准和幼儿园需求。

二、采购需求提出

需求部门：幼儿园食堂厨师团队和后勤管理部门为采购需求主要提出部门。厨师团队根据每周食谱制定、食材库存情况以及幼儿就餐人数变化，提出食材采购需求。例如，根据下周食谱中有红烧肉菜品，需提前预估所需猪肉的数量、品质要求等。后勤管理部门则依据食堂设备损耗、餐具使用情况等提出相关物资采购需求，如发现餐盘有破损情况，需申请采购新餐盘。

需求申报流程：需求部门填写《幼儿园食堂采购需求申请表》，详细填写采购物资名称、规格、数量、预计单价、需求原因、期望到货时间等内容。申请表需由需求部门负责人签字确认，如厨师长对食材采购申请表签字，后勤主管对设备、餐具采购申请表签字，以保证需求的准确性和必要性。对于特殊食材或紧急采购需求，需在申请表中特别注明原因和预计使用时间。

三、采购需求审核

初步审核：采购需求申请表提交至采购审核小组（由后勤园长、财务人员、食品安全管理员组成）后，财务人员首先进行预算审核，核对采购需求是否在食堂采购预算范围内，对于超出预算的部分，要求需求部门详细说明超支原因及后续预算调整方案。食品安全管理员从食品安全角度审核，检查采购物资的供应商资质要求、食材的检疫检验标准等是否符合规定。例如，审核肉类采购时，需确认供应商的动物检疫合格证明等相关资质文件要求是否齐全。

综合评审：采购审核小组定期召开会议进行综合评审。对于采购金额较大的物资，如大型厨房设备采购，或新引入的食材品类，邀请专业厨师、营养师以及家长代表参与评审。从食品安全、营养搭配、性价比、供应商信誉等多方面进行考量。例如在评审新的食用油供应商时，不仅要考虑价格因素，还要评估油品的质量检测报告、营养成分以及供应商的口碑和售后服务等。评审过程需详细记录讨论内容和评审结果，形成评审报告并存档。

四、供应商选择与管理

供应商筛选：采购人员通过多种渠道广泛收集供应商信息，包括实地考察供应商的生产加工场所、查阅供应商的资质证书、询问其他合作单位的评价等。建立供应商信息库，对符合基本条件的供应商进行登记，记录其企业资质、产品范围、价格水平、供货能力等信息。

供应商评估与选择：定期对供应商进行评估，评估指标包括产品质量、价格合理性、交货及时性、售后服务等。优先选择具有食品经营许可证、产品质量稳定、信誉良好的供应商。对于初次合作的供应商，可先进行小批量采购试用，根据试用结果决定是否长期合作。与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，合同内容包括物资规格、质量标准、价格、交货时间、验收方式、违约责任等。

供应商档案管理：为每个供应商建立独立档案，记录供应商的基本信息、每次采购交易记录、质量检验报告、合作评价等内容。定期更新档案信息，根据供应商的表现进行动态管理，对于表现优秀的供应商给予一定奖励，如优先合作、增加采购量等；对于不符合要求的供应商及时淘汰。

五、采购流程

常规采购：采购人员根据审核通过的采购需求，向选定的供应商发送采购订单。采购订单应明确采购物资的详细信息，与供应商沟通确定交货时间和地点。供应商送货到达幼儿园时，由食堂库管员、食品安全管理员共同进行验收。对照采购订单和质量标准，检查物资的数量、外观、包装、质量检验报告等。对于肉类、蔬菜等食材，需检查检疫检验证明是否齐全。验收合格后，库管员填写入库单，办理入库手续；不合格物资及时与供应商沟通退换货。

紧急采购：在遇到突发情况，如食材短缺影响正常供餐时，启动紧急采购程序。采购人员在最短时间内联系可靠供应商进行采购，同时向采购审核小组报备。紧急采购完成后，及时补齐相关采购手续和文件，确保采购行为合规。

六、采购合同管理

合同签订：采购合同由采购人员根据采购需求和谈判结果起草，经法务人员或法律顾问审核，确保合同条款合法合规，明确双方权利义务。合同内容包括物资名称、规格、数量、价格、质量标准、交货时间、地点、验收方式、付款方式、违约责任等。合同经后勤园长审批后，由法定代表人或授权代表与供应商签订。

合同执行与跟踪：采购人员负责跟踪合同执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按照合同约定按时、按质、按量交货。在合同执行过程中，如遇特殊情况需要变更合同条款，需经双方协商一致，并签订书面补充协议。补充协议与原合同具有同等法律效力。

合同档案管理：采购合同及相关补充协议、谈判记录等文件由专人负责整理归档，按照合同编号进行分类管理，保存