水库水雨情自动测报系统常规管理制度.docx

水库水雨情自动测报系统常规管理制度

一、文档管理制度

本项目的文档管理包括文件、资料、证照、证函等，按照分类归档，分工管理的原则，由综合办公室及各部门指定专人管理，具体管理条例如下：

1.文件管理：

（1）文件包括：会议记录、会议决议、申请报告、通知批复、来函来电、规章制度、管理办法、工作计划等:。

（2）行政文件由行政部指定专人管理，部门文件由各部门指定专人管理，文件管理人要及时对各类文件分类归档、编号管理。

（3）公司人员开会、学习带回的文件及资料要根据其性质及时送交各部门文件管理人统一管理，不的个人保存。

（4）文件的阅批与分转：文件接收人要根据文件内容和性质分送承办部门阅办，重要文件应呈送项目负责人亲自阅批后分送承办部门阅办。

（5）文件的传阅与催办：传阅文件应严格遵守传阅范围规定，不的将秘密的文件带回家、宿舍或公共场所，也不的将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不的泄露内容。阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交还文件管理人。阅批文件一般不的超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，各部门负责人要责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。文件阅完后，应送交文件管理人，切忌横传。

（6）文件的起草：行政文件由行政部起草，部门文件由各部门起草，起草的各类文件应形成统一格式，起草的各类文件经项目负责人审批后方可形成正式文件报、抄、发给各级部门。

（7）文件的使用包括借阅、复印等，文件的使用按使用管理规定程序执行。

（8）文件使用审批权限：普通文件由部门负责人审批，重要文件由项目负责人审批，机密文件由项目负责人交由公司董事长审批。

（9）文件使用人要填写《文档使用登记表》，并对使用的文件负全部责任。

（10）文件使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗，应立即向行政部汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失。

（11）审批后的《文档使用申请表》由文件管理人存档，作为《文档使用登记表》的凭证。

2.资料管理：

（1）资料包括项目资料、人事资料、申报材料、合同资料、工资资料、发票凭证、工程资料、技术图纸、技术标准、产品资料、操作规程、业务单据、客户资料、销售台账等。

（2）各类资料分由各部门指定专人管理，资料管理人要及时对各种资料分类归档、编号管理。

（3）各类项目资料、人事资料、申报材料等由行政部指定专人管理。

（4）各类合同资料、工资资料、发票凭证等由财务部指定专人管理。

（5）各类工程资料、技术图纸、技术标准、产品资料、操作规程等分别由生产部指定专人管理。

（6）各类业务单据、客户资料、销售台账等由营销部指定专人管资料分类归档要求：资料完整齐全。根据资料内容合并整理建档。根据资料的历史编号。案卷标题简明确切、便于查询。

（7）资料管理人要做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温等工作，定期检查。

（8）资料的使用包括借阅、复印等，资料的使用按《使用管理》规定程序执行。

（9）资料使用审批权限：普通资料由部门负责人审批，重要资料由项目负责人审批，机密资料由公司董事长审批。

（10）资料使用人要填写《文档使用登记表》，并对使用的文件负全部责任。

（11）资料使用人应妥善保管，如发生遗失或被盗，应立即向行政部汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失。

（12）审批后的《文档使用申请表》由资料管理人存档，作为《文档使用登记表》的凭证。

3.证照管理:

（1）证照文件是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等，如营业执照、组织机构代码证、法定代表人证书、税务登记证等。

（2）公司证照由行政部统一管理。

（3）证照的使用包括借用、复印、扫描、翻拍等。

（4）证照的使用按《使用管理》规定程序执行。

（5）证照的使用须项目负责人审批。

（6）证照使用人要填写《文档使用登记表》，并对使用的证照文件负全部责任。

（7）证照文件使用人应妥善保管，如发生遗失或被盗，应立即向行政部汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失。

（8）未使用的证照文件，要及时退还证照管理人。

（9）审批后的《文档使用申请表》由证照管理人存档，作为《文档使用登记表》的凭证。

4.证函管理：

（1）证函文件包括：证明、介绍信、法定代表人证明书、授权委托书等。

（2）公司证函文件由行政部统一开出。严禁开出空白证函文件。

（3）证函文件要按公司规定统一格式开具，常用证函文件格式见附件。

（4）证函文件的使用按《使用管理》规定程序执行。

（5）证函文件的使用须经项目负责人的审批。

（6）证函文件使用人要填写《文档使用登记表》，并对使用的证函文件负全部责任。

（7）证函文件使用人应妥善保管，如发生遗失或被盗，应立即向行政部汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失。

（8）未使用的证函文件，应立即退还证函管理人。

（9）审批后的《文档使用申请表》由证函管