企业档案查询管理规定.docx

?一、总则

1.目的

为了加强企业档案的查询管理，确保档案信息的安全与合理利用，特制定本规定。本规定旨在规范企业内部及外部人员对档案的查询行为，保障企业档案的完整性、准确性和必威体育官网网址性，为企业的各项工作提供有力的档案支持。

2.适用范围

本规定适用于企业总部及各分支机构，涵盖企业各类档案，包括但不限于行政档案、人事档案、财务档案、业务档案等。适用于企业内部员工、经授权的外部合作伙伴、政府相关部门及法律规定允许查询的其他人员。

3.基本原则

-依法依规原则：档案查询必须遵守国家法律法规以及企业的相关规定。

-安全必威体育官网网址原则：严格保护档案信息安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。

-权限明确原则：根据查询主体的身份和需求，明确相应的查询权限。

-高效服务原则：在确保安全必威体育官网网址的前提下，为合理的查询需求提供高效、便捷的服务。

二、档案查询主体及权限

1.企业内部员工

-普通员工：因工作需要，可查询与其工作相关的档案资料。如行政人员查询办公流程文件、业务人员查询业务合同档案等。查询范围由所在部门负责人根据工作实际需求进行审批确定。

-部门负责人：有权查询本部门的各类档案，包括工作计划、工作总结、人员考勤等，以进行部门管理和工作决策。

-企业高层管理人员：可根据工作需要，查询涉及企业整体运营、战略决策等方面的档案资料，查询范围由企业分管领导审批确定。

2.经授权的外部合作伙伴

-与企业签订合作协议并明确约定档案查询条款的外部合作伙伴，在授权范围内可查询相关业务档案。授权范围包括合作项目涉及的合同、技术资料、往来文件等。查询前需向企业提交查询申请，经合作项目负责人审核、企业分管领导批准后方可进行查询。

3.政府相关部门

-政府部门因履行法定职责需要查询企业档案的，企业应积极配合。查询申请应通过正式公函形式提交，明确查询目的、内容和范围。企业收到公函后，由法务部门审核，报企业主要领导批准后，按照规定提供相关档案资料。

三、档案查询申请与审批流程

1.查询申请

-内部员工：填写《档案查询申请表》，详细说明查询目的、所需档案名称及范围、预计查询时间等信息，经所在部门负责人签字同意后提交至档案管理部门。

-外部合作伙伴：提交《外部合作伙伴档案查询申请表》，附上合作协议复印件、查询目的说明等材料，经合作项目负责人审核签字后，报企业分管领导审批。

-政府相关部门：由企业对口业务部门接收政府部门公函后，填写《政府部门档案查询审批表》，经法务部门审核、企业主要领导批准后，将公函及审批表一并转至档案管理部门。

2.审批

-档案管理部门收到查询申请后，对申请内容进行初步审核，重点审查申请的必要性、查询范围的合理性以及申请流程的合规性。

-对于内部员工的查询申请，部门负责人审批主要关注是否与工作实际需求相符；分管领导审批重点在于整体工作安排和信息安全方面的考量。

-外部合作伙伴的查询申请，合作项目负责人审核侧重于合作事项的关联性，分管领导审批需综合考虑企业利益、合作关系及信息安全等因素。

-政府相关部门的查询申请，法务部门审核确保符合法律法规要求，企业主要领导批准从企业整体利益和社会责任角度进行决策。

3.反馈

-审批通过后，档案管理部门应及时通知查询申请人。对于内部员工，可通过邮件或内部办公系统反馈；对于外部合作伙伴，以书面形式函复；对于政府相关部门，按照规定格式和渠道提供查询结果。

-如审批未通过，档案管理部门应向查询申请人说明原因，并告知其可采取的改进措施或申诉途径。

四、档案查询方式与要求

1.查询方式

-现场查询：查询申请人可在档案管理部门指定的场所，在档案管理人员的监督下查阅档案原件或复印件。查阅过程中，档案管理人员应在场提供必要的协助和指导。

-借阅：对于因工作需要长期使用档案资料的情况，经审批后可办理借阅手续。借阅期限根据实际需求设定，最长不超过[X]个工作日。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损或丢失。

-复制：根据查询申请的内容，档案管理部门可提供档案资料的复制件。复制件应加盖档案管理部门印章，以确保其真实性和有效性。复制方式可采用纸质复印、电子扫描等，具体方式根据档案类型和查询需求确定。

2.查询要求

-查询申请人应严格遵守档案管理部门的现场管理规定，保持查询场所的安静和整洁，不得在档案上随意标记、涂改或损坏。

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