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企业采购控制制度

一、总则

1.目的：为了规范企业的采购行为，加强对采购过程的控制和管理，降低采购成本，保证采购物资和服务的质量，提高企业的经济效益和运营效率，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于企业所有物资、设备、服务等的采购活动，包括但不限于原材料采购、办公用品采购、设备采购、工程服务采购等。

3.基本原则：采购工作应遵循公开、公平、公正、透明的原则，严格按照规定的程序进行操作，确保采购活动的合法性、合规性和合理性。

二、采购管理职责

1.采购部门：负责制定采购计划，组织实施采购活动，与供应商进行谈判、签订采购合同，跟踪采购订单的执行情况，协调解决采购过程中出现的问题，对采购物资和服务的质量、交期、价格等负责。

2.需求部门：负责提出采购需求，提供详细的采购规格和技术要求，参与供应商的评估和选择，对采购物资和服务的适用性负责。

3.财务部门：负责对采购预算进行审核和控制，对采购合同的付款条款进行审查，按照合同约定及时支付采购款项，对采购成本进行核算和分析。

4.质量部门：负责对采购物资和服务的质量进行检验和验收，对不合格品进行处理，参与供应商的质量评估和管理。

5.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况，对采购过程中的违规行为进行查处。

三、采购计划管理

1.采购需求的提出：需求部门应根据生产、经营和管理的需要，提前提出采购需求，并填写《采购申请表》，注明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等详细信息。

2.采购计划的编制：采购部门根据需求部门提交的《采购申请表》，结合库存情况、市场供应情况等因素，编制采购计划。采购计划应明确采购的物资或服务的名称、规格、数量、预算金额、交货时间、供应商等信息。

3.采购计划的审批：采购计划应按照企业规定的审批流程进行审批，经相关部门和领导审核批准后，方可执行。

四、供应商管理

1.供应商的选择：采购部门应通过多种渠道寻找潜在供应商，对供应商进行初步筛选，要求供应商提供相关资质证明文件，如营业执照、税务登记证、生产许可证、质量认证证书等。对符合基本条件的供应商，采购部门应组织相关部门进行实地考察，评估供应商的生产能力、技术水平、质量管理体系、售后服务等方面的情况。

2.供应商的评估：建立供应商评估机制，定期对供应商的表现进行评估，评估指标包括质量、价格、交期、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对优秀供应商，给予一定的奖励和优惠政策；对合格供应商，继续保持合作关系；对不合格供应商，暂停或取消其供货资格。

3.供应商的管理：与供应商建立良好的沟通和合作关系，及时了解供应商的生产经营情况和供货能力。对供应商的交货情况、质量问题等进行跟踪和记录，及时反馈给供应商，并要求供应商采取有效的改进措施。

五、采购合同管理

1.合同的签订：采购部门应根据采购计划和供应商评估结果，与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。

2.合同的审批：采购合同应按照企业规定的审批流程进行审批，经相关部门和领导审核批准后，方可签订。

3.合同的执行：采购部门应严格按照合同约定的条款执行采购任务，跟踪合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。

4.合同的变更和终止：如因特殊情况需要变更或终止采购合同，采购部门应及时与供应商协商，签订变更或终止协议，并按照规定的审批流程进行审批。

六、采购验收管理

1.验收标准的确定：质量部门应根据采购合同和相关标准，制定采购物资和服务的验收标准，明确验收的方法、程序和质量要求。

2.验收的组织：采购物资到货后，采购部门应及时通知质量部门和需求部门进行验收。验收人员应按照验收标准对采购物资进行检验和测试，填写《采购验收单》，记录验收结果。

3.验收结果的处理：对验收合格的采购物资，办理入库手续；对验收不合格的采购物资，采购部门应及时与供应商协商处理，要求供应商采取退货、换货、降价等措施。

4.服务验收：对于采购的服务项目，需求部门应根据服务合同的约定，对服务的质量、效果等进行评估和验收，填写《服务验收单》，记录验收结果。

七、采购付款管理

1.付款申请：采购部门应根据采购合同和验收结果，填写《付款申请表》，并附上相关的发票、验收单、合同等凭证，经相关部门和领导审核批准后，提交财务部门办理付款手续。

2.付款审核：财务部门应对《付款申请表》及相关凭证进行审核，审核内容包括合同条款、发票真伪、验收结果等。对审核合格的付款申请，按照合同约定的付款方式和时间进行付款；对审核不合格的付款申请，退回采购部门重新处理。

3.付款记录