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?一、岗位基本信息
1.岗位名称:医院行政管理人员
2.岗位编码:[具体编码]
3.所属部门:医院行政部
4.直接上级:行政部主任
5.直接下级:无(部分岗位可能有下属,根据具体职责而定)
6.岗位定员:[X]人
二、岗位概述
医院行政管理人员负责医院行政管理工作的组织、协调与执行,确保医院各项行政事务的顺畅运转,为医院的医疗、教学、科研等工作提供有力的支持和保障。通过制定和执行相关政策、制度,优化工作流程,协调各部门之间的关系,提升医院整体运行效率和管理水平。
三、岗位职责
1.行政制度与流程管理
-负责制定、修订和完善医院各项行政管理制度、工作流程及相关标准,并确保其有效执行。
-定期对行政制度的执行情况进行监督检查,及时发现问题并提出改进措施,确保制度的严肃性和权威性。
-根据医院发展战略和实际工作需要,持续优化行政工作流程,提高工作效率,降低运营成本。
2.文件与档案管理
-负责医院各类行政文件、通知、报告等的起草、审核、印发和存档工作,确保文件格式规范、内容准确、传递及时。
-做好医院档案的收集、整理、分类、编目、装订和保管工作,建立健全档案管理制度,保证档案资料的完整性和安全性。
-负责为医院各部门及员工提供文件查阅、借阅服务,按照规定办理相关手续,做好记录和跟踪工作。
-定期对档案进行清查和盘点,确保档案资料的账实相符,对破损、变质的档案及时进行修复和处理。
3.会议与活动组织
-负责组织安排医院各类行政会议,包括院长办公会、行政例会、专题会议等,提前做好会议通知、议程安排、会议材料准备等工作。
-做好会议记录,准确记录会议讨论内容、决议事项和工作要求,会后及时整理会议纪要,并按照规定进行分发和跟踪落实。
-协助组织医院内部的各类活动,如学术讲座、培训、团建活动等,负责活动的策划、场地布置、物资采购、人员协调等工作,确保活动顺利进行。
-对会议和活动的效果进行评估和总结,收集反馈意见,不断改进组织工作质量。
4.行政管理沟通协调
-作为医院行政部门与各科室、部门之间沟通协调的桥梁,及时传达行政指令和工作要求,反馈基层工作情况和问题。
-协调解决医院内部各部门之间在工作中出现的矛盾和问题,促进部门间的协作配合,形成工作合力。
-负责与上级主管部门、政府相关部门、兄弟单位等进行联络和沟通,及时了解政策法规动态,办理相关行政事务,维护医院良好的外部关系。
-接待来访人员,处理来信来电,对涉及医院行政事务的咨询、投诉等进行耐心解答和处理,及时反馈处理结果,确保来访人员满意。
5.人力资源相关工作(部分岗位涉及)
-协助制定医院人力资源规划,根据医院发展需求,参与人员招聘、选拔、录用等工作,提供行政支持。
-负责员工考勤管理,统计员工出勤情况,处理请假、加班等相关事宜,确保考勤数据的准确无误。
-协助办理员工入职、离职、调动等手续,做好相关资料的整理和归档工作。
-参与医院员工培训与发展工作,协助组织内部培训课程,做好培训场地、设备、资料等后勤保障工作。
6.物资与设备管理
-负责医院行政办公用品、耗材等物资的采购、库存管理和发放工作,建立物资采购计划和库存管理制度,合理控制物资储备,降低采购成本。
-定期对物资库存进行盘点清查,确保账物相符,及时清理积压物资,对短缺物资及时进行补充采购。
-协助医院设备管理部门做好设备的申购、验收、调配、报废等工作,提供行政协调和支持,确保设备管理工作规范有序。
-负责医院办公区域的设施设备维护与管理,及时报修故障设备,协调相关部门进行维修处理,保障办公环境的正常使用。
7.信息与网络管理
-负责医院行政办公信息化系统的日常维护和管理,包括系统权限设置、数据备份与恢复、用户培训等工作,确保系统的稳定运行和数据安全。
-协助医院信息部门做好医院内部网络的管理和维护工作,保障网络畅通,及时处理网络故障和安全问题。
-负责医院行政信息的收集、整理、分析和发布工作,为医院管理层提供决策支持信息,定期编发行政工作简报等资料。
-推动医院行政工作的信息化建设,引入先进的信息技术手段,优化行政工作流程,提高行政工作效率和管理水平。
8.安全与保卫管理
-负责制定医院安全保卫管理制度和应急预案,组织实施
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