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合同管理台账管理

合同编号：__________

甲方：[甲方公司名称]，地址：[甲方公司地址]，联系方式：[甲方联系电话]，邮箱：[甲方邮箱]

乙方：[乙方公司名称]，地址：[乙方公司地址]，联系方式：[乙方联系电话]，邮箱：[乙方邮箱]

第一章：合同管理台账概述

1.合同管理台账的目的和范围

合同管理台账是为了对公司的各类合同进行全面、系统的管理，保证合同的签订、履行、变更、终止等各个环节都能得到有效的监控和管理。其范围涵盖了公司所有类型的合同，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同等。通过建立合同管理台账，能够及时掌握合同的执行情况，发觉潜在的风险和问题，并采取相应的措施加以解决。

2.相关定义和术语

（1）合同：指双方或多方之间设立、变更、终止民事法律关系的协议。

（2）合同管理台账：是对公司所有合同的详细记录和管理工具，包括合同的基本信息、履行情况、变更记录等。

（3）合同履行：指合同当事人按照合同约定的内容和要求，全面履行自己的义务。

（4）合同变更：指在合同履行过程中，经双方协商一致，对合同的内容进行修改或补充。

（5）合同终止：指合同当事人按照合同约定的条件和程序，终止合同的法律效力。

第二章：台账建立与维护

1.台账的建立流程

（1）合同签订后，由合同经办部门负责将合同的基本信息录入合同管理台账。

（2）录入信息包括合同编号、合同名称、签订日期、双方当事人、合同金额、合同期限等。

（3）合同管理部门对录入的信息进行审核，保证信息的准确性和完整性。

（4）审核通过后，合同管理台账正式建立，并开始对合同进行后续的管理和监控。

2.台账的维护责任与频率

（1）合同经办部门负责对合同管理台账的日常维护，包括合同履行情况的更新、合同变更记录的录入等。

（2）合同管理部门定期对合同管理台账进行检查和核对，保证台账信息的准确性和及时性。

（3）维护频率为每月一次，遇有重大合同变更或终止等情况，应及时进行更新和维护。

3.数据录入与更新要求

（1）数据录入应严格按照合同的实际情况进行，保证信息的真实性和准确性。

（2）合同履行情况的更新应及时反映合同的执行进度，包括付款情况、交付情况等。

（3）合同变更记录的录入应包括变更的原因、变更的内容、变更的时间等信息。

（4）数据录入人员应具备一定的合同管理知识和技能，保证录入的数据符合规范和要求。

第三章：合同信息登记

1.合同基本信息登记内容

（1）合同编号：由公司统一编制，用于唯一标识每一份合同。

（2）合同名称：对合同内容的简要概括，便于识别和管理。

（3）签订日期：合同签订的具体日期。

（4）双方当事人：包括甲方和乙方的名称、地址、联系方式等。

（5）合同金额：合同约定的总金额，包括币种和金额大小。

（6）合同期限：合同的起始日期和终止日期。

2.合同关键条款登记要点

（1）标的：合同所涉及的具体物品、服务或权利义务。

（2）质量标准：对标的的质量要求和检验标准。

（3）价款或报酬：合同约定的价款或报酬的支付方式、金额和时间。

（4）履行期限、地点和方式：合同约定的履行期限、地点和方式。

（5）违约责任：双方在合同中约定的违约责任和赔偿方式。

（6）争议解决方式：双方约定的解决争议的方式，如仲裁、诉讼等。

3.合同变更与补充登记规定

（1）合同变更应经双方协商一致，并签订书面的变更协议。

（2）变更协议应明确变更的内容、时间和双方的权利义务。

（3）变更协议应及时录入合同管理台账，并注明变更的原因和依据。

（4）合同补充应在原合同的基础上进行，补充协议应与原合同具有同等法律效力。

第四章：合同进度跟踪

1.合同执行阶段的划分

（1）准备阶段：包括合同签订前的准备工作，如谈判、起草合同等。

（2）履行阶段：合同签订后，双方按照合同约定履行各自的义务。

（3）验收阶段：合同履行完毕后，对标的进行验收，确认是否符合合同要求。

（4）结算阶段：对合同的价款或报酬进行结算，包括付款和收款等。

2.各阶段进度的跟踪指标与方法

（1）准备阶段：跟踪指标为合同签订的进度，方法为定期与对方沟通，了解合同签订的进展情况。

（2）履行阶段：跟踪指标为合同履行的进度，包括交付进度、付款进度等，方法为定期检查合同履行的相关文件和凭证，如交付单、发票等。

（3）验收阶段：跟踪指标为验收的进度，方法为组织相关人员对标的进行验收，填写验收报告。

（4）结算阶段：跟踪指标为结算的进度，方法为核对合同价款和实际支付金额，保证结算的准确性。

3.进度异常情况的处理流程

（1）发觉进度异常情况后，应及时与对方沟通，了解原因并协商解决办法。

（2）如无法协商解决，应及时向上级领导汇报，并根据合同约定的争议解决方式进行处理。

（3）在处理进度异常情况的过程中，应及时更新合同管理台账，记录处理的