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分公司印章管理制度(3)

一、印章使用规范

(1)分公司印章的使用应严格按照公司规定的权限和程序进行。未经授权的人员不得擅自使用分公司印章，使用印章前必须填写《印章使用申请表》，详细说明使用目的、用印时间、用印部门等信息。使用印章时，必须由指定负责人亲自监印，确保用印的真实性和合法性。对于需要加盖分公司印章的文件，必须由相关部门负责人进行审核，确保文件内容符合公司政策和法律法规要求。

(2)印章使用后，必须立即将印章收存至指定的保险柜中，确保印章的安全。如需携带印章外出，必须由两名以上指定负责人陪同，并做好详细记录，包括外出时间、地点、用途等。任何未经批准的携带、使用或泄露印章的行为，都将受到严肃处理。对于印章的使用情况，分公司应定期进行汇总和备案，以便于监督和管理。

(3)使用印章时，应注意保持印章的清洁和完好，避免因磨损、污渍等影响印章的清晰度。如发现印章有损坏、磨损等情况，应立即停止使用，并报告给印章管理部门。印章管理部门应根据实际情况，决定是否进行刻制更换。在使用印章的过程中，如出现任何疑问或争议，应及时向印章管理部门咨询，确保印章使用的合规性和准确性。

二、印章保管与交接

(1)分公司印章的保管是确保公司利益不受损害的重要环节。印章应存放在安全的保险柜内，保险柜应设置在隐蔽、难以接触的位置。印章的保管钥匙应由指定负责人妥善保管，不得随意泄露钥匙信息。交接印章时，必须进行详细的登记，包括交接时间、交接双方姓名、印章的名称和数量等，并签字确认。

(2)当印章保管人因离职、请假或其他原因不能履行保管职责时，应及时向印章管理部门报告，并由管理部门安排交接事宜。交接过程中，双方应共同检查印章的完好状态，确认无误后，由印章管理部门填写《印章交接记录表》，并签字确认。交接完成后，新保管人应立即按照规定存放印章，并履行相应的保管责任。

(3)印章管理部门应定期对印章的保管情况进行检查，确保印章的安全。检查内容包括保险柜的锁具是否完好、钥匙管理是否规范、印章存放位置是否安全等。如发现安全隐患，应立即采取措施进行整改，并记录在案。对于违反印章保管规定的个人，应按照公司规章制度进行处罚，以起到警示作用，确保印章的安全和公司的合法权益不受侵犯。

三、印章的刻制与更换

(1)印章的刻制是公司印章管理中的重要环节，通常包括设计、雕刻和审核三个步骤。例如，某分公司在刻制新印章时，首先由设计部门根据公司品牌形象和需求，设计出符合规定的印章样式。设计完成后，将设计稿提交给专业雕刻师进行雕刻。雕刻完成后，雕刻师将印章样品提交给相关部门进行审核，确保印章的字体、图案和规格符合要求。据统计，该分公司在过去一年内共刻制了50枚印章，其中80%为圆形印章，20%为方形印章。

(2)印章更换通常发生在印章损坏、遗失或因公司更名、组织结构调整等情况。例如，某分公司因公司名称变更，需要更换所有带有旧名称的印章。更换过程中，首先由公司内部审核部门对更换申请进行审核，确认更换的必要性和合理性。随后，由指定的刻制单位进行刻制，并保证在3个工作日内完成。在更换过程中，该分公司共更换了100枚印章，其中60%为圆形印章，40%为方形印章，平均每枚印章更换成本为300元。

(3)印章更换后，公司应立即对更换情况进行备案，包括更换时间、更换原因、印章规格、刻制单位等信息。同时，对更换的印章进行登记和编号，以便于管理和查询。例如，某分公司在更换印章后，对更换的印章进行了登记，并建立了电子档案。该档案包含了印章的详细信息，如印章名称、规格、刻制时间、更换原因等。据统计，该分公司通过建立电子档案，提高了印章管理的效率和准确性，减少了因印章管理不善导致的纠纷和损失。