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文件下达流程表文件传输操作规范

序号

流程环节

操作人员

操作内容

操作规范

备注及附件

1

文件

人员

将文件至指定平台或邮箱

1.保证文件完整无误；2.文件名规范，包含文件类型、编号等信息；3.文件大小符合要求；

文件清单

2

文件审核

审核人员

对的文件进行审核，确认文件内容、格式、权限等是否符合要求

1.审核文件内容是否符合相关规定；2.检查文件格式是否正确；3.核实文件权限；

审核记录

3

文件下达

下达人员

将审核通过的文件发送至指定接收人员或部门

1.选择合适的传达方式（邮件、短信、等）；2.保证文件完整无误；3.通知接收人员按时接收文件；

下达记录

4

文件接收

接收人员

接收文件并确认文件内容、格式、权限等是否符合要求

1.检查文件是否完整；2.确认文件内容、格式、权限等是否符合要求；3.及时回复确认收悉；

接收记录

5

文件存档

存档人员

将文件存档至指定位置或系统

1.根据文件类型、编号等信息进行分类；2.保证文件存储安全；3.定期检查文件完整性；

存档清单

6

文件销毁

销毁人员

对过期或不再具有保存价值的文件进行销毁

1.核实文件销毁范围；2.按照规定程序进行销毁；3.记录销毁过程；

销毁记录

流程阶段

操作步骤

负责部门

操作要求

验收标准

相关文件

备注

阶段

文件准备

者

1.保证文件格式正确；2.文件命名规范，包含项目编号、日期等信息

文件完整，格式正确，命名规范

清单

无

阶段

文件

者

1.通过安全通道；2.确认成功

成功，无错误信息

记录

审核阶段

文件审核

审核员

1.检查文件内容合规性；2.评估文件质量

文件内容合规，质量达标

审核报告

下达阶段

文件下达

下达者

1.通过指定渠道下达；2.确认接收人

文件已下达，接收人确认

下达通知

接收阶段

文件接收

接收者

1.及时文件；2.确认文件完整性

文件成功，无损坏

接收确认

存档阶段

文件存档

存档员

1.按照档案分类标准归档；2.保证存档安全

文件分类准确，存档安全

存档目录

清理阶段

文件清理

清理员

1.定期清理过期文件；2.按规定程序销毁

清理及时，销毁合规

清理记录

序号

流程节点

负责人

操作内容

验收标准

备注

1

文件准备

信息管理员

检查文件完整性，格式校验

文件无损坏，格式符合规范

请在此处记录文件类型及编号

2

文件

操作员

使用加密传输，至服务器

成功，无数据丢失

3

文件加密

加密管理员

对敏感文件进行加密处理

加密强度符合标准，无错误

4

文件审核

审核员

检查文件内容，权限校验

文件内容准确，权限分配正确

审核日期与签名

5

文件分发

分发员

按权限将文件分发至接收者

分发正确，接收者已确认

接收人信息

6

文件接收

接收者

文件，确认无误

文件完整，内容无误

7

文件存档

存档员

将文件归档至安全位置

存档有序，安全保管

存档编号与日期

8

文件跟踪

跟踪员

跟踪文件使用状态，更新日志

文件使用记录完整，状态更新及时

9

文件销毁

销毁员

对不再使用的文件进行销毁

销毁记录完整，销毁程序合规

销毁日期与证明

10

流程反馈

反馈员

收集流程中遇到的问题，反馈改进

反馈及时，问题描述清晰