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关于差旅报销的往来文书模板与解析

一、差旅报销的基本信息

1.1差旅的时间和地点

差旅的时间是指员工出差的具体日期范围，包括出发日期和返回日期。这对于准确计算差旅费用以及后续的报销审批非常重要。例如，员工于2023年7月10日出发前往北京进行商务洽谈，7月15日返回公司所在地。明确的差旅时间有助于财务部门核实差旅期间的各项费用是否合理。

差旅的地点则是员工出差所到达的具体城市、地区或国家。以的出差为例，北京就是他出差的地点。不同的地点可能会导致交通费用、住宿费用等方面的差异，因此在报销时需要准确记录差旅的地点，以便按照相应的标准进行费用核算。

1.2差旅的人员和行程

差旅的人员通常是指参与出差的员工姓名。在报销时，需要明确列出出差人员的名单，以便核实费用的承担者。例如，与一同前往北京出差，那么在报销单中就需要分别列出两人的信息。

差旅的行程包括出差的路线、停留地点以及具体的工作安排等。以的出差为例，他先前往北京的客户公司进行商务洽谈，然后在北京市区进行市场调研，最后返回公司。详细的行程信息有助于财务部门审核差旅的合理性和必要性，同时也便于公司对出差活动进行管理和评估。

1.3差旅的费用明细

差旅的费用明细是差旅报销的重要组成部分，包括交通费用、住宿费用、餐饮费用等。

交通费用明细：需列出乘坐的交通工具、出发地、目的地、日期、票价等信息。如乘坐高铁从上海到北京，票价为500元，日期为7月10日，这部分费用应在报销单中详细列出。

住宿费用明细：记录住宿的酒店名称、入住日期、退房日期、每晚房价等。例如入住北京某酒店，7月10日入住，7月14日退房，每晚房价为300元，共住宿4晚，住宿费用为1200元。

餐饮费用明细：注明用餐的时间、地点、费用等。比如在7月11日晚餐花费200元，在客户公司附近的餐厅用餐。

详细的费用明细能够让财务部门清楚了解差旅过程中各项费用的支出情况，便于进行审核和报销。

1.4其他相关信息

除了上述基本信息外，还可能涉及一些其他相关信息，如出差的目的、与业务的关联等。这些信息有助于公司对出差活动的合理性进行评估，同时也可以为后续的业务决策提供参考。例如，此次出差是为了与重要客户洽谈合作项目，这与公司的业务发展密切相关。

二、差旅报销的凭证要求

2.1机票、火车票等交通凭证

机票凭证：应提供正规的机票行程单，包括航班号、出发地、目的地、日期、票价等信息。机票行程单是乘坐飞机的有效凭证，也是报销交通费用的重要依据。在购买机票时，应保证行程单的准确性和完整性，如有任何疑问应及时与航空公司联系。

火车票凭证：需提供火车票原件，包括车次、出发地、目的地、日期、票价等信息。火车票是乘坐火车的唯一凭证，报销时必须提供原件，不得使用复印件或电子票代替。对于实名制车票，还应保证购票人的身份信息与报销人员一致。

对于长途汽车票、轮船票等其他交通凭证，也应按照规定提供原件，并注明相关信息。

2.2酒店住宿发票等住宿凭证

酒店住宿发票：应是正规的酒店发票，包括酒店名称、入住日期、退房日期、每晚房价、住宿天数、总金额等信息。发票上的信息应与实际住宿情况相符，不得有任何涂改或虚假内容。

如果是通过在线旅游平台预订酒店，应保证平台提供的电子发票符合要求，并在报销时一并提交。同时还应保留酒店的入住登记单等相关凭证，以备不时之需。

除了酒店住宿发票外，对于民宿、客栈等其他住宿形式，也应提供相应的住宿凭证，并按照规定进行报销。

2.3餐饮发票等其他费用凭证

餐饮发票：应是正规的餐饮发票，注明用餐的时间、地点、金额等信息。餐饮发票是报销餐饮费用的依据，应与实际用餐情况相符。在报销时，应注意发票的真实性和合法性，不得使用虚假发票或不符合规定的发票。

对于其他费用凭证，如交通费中的出租车票、公交车票，通讯费中的电话费发票等，也应按照规定提供原件，并注明相关信息。

差旅报销的凭证要求严格，必须提供真实、合法、有效的凭证，否则将无法进行报销。

三、差旅报销的审批流程

3.1个人提交报销申请

员工在出差结束后，应及时整理好差旅相关的凭证，如交通凭证、住宿凭证、餐饮凭证等，并按照公司规定的报销表格填写报销申请。报销申请应包括差旅的基本信息、费用明细、凭证清单等内容，并由员工本人签字确认。

填写报销申请时，应保证信息的准确性和完整性，不得遗漏任何重要信息。如有不清楚的地方，应及时向财务部门或相关负责人咨询。

3.2部门领导审核

员工提交报销申请后，应将申请提交给部门领导进行审核。部门领导应仔细审核报销申请中的各项信息，包括差旅的时间、地点、人员、行程、费用明细等，保证其真实、合理、合法。

如果部门领导发觉报销申请中存在问题或疑问，应及时与员工沟通，要求其提供相关的解释或补充