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关于申请办公物资采购的通知函件模板

一、申请缘由

1.1现有办公物资情况

目前公司的办公物资状况如下：办公桌椅方面，部分桌椅存在不同程度的磨损，影响员工的办公舒适度和工作效率。文件柜数量有限，无法满足日常文件存放需求，导致一些重要文件只能堆叠放置，存在丢失和损坏的风险。办公文具方面，常用的笔、纸等文具储备不足，时常需要临时采购，影响日常办公的连续性。

1.2办公物资需求情况

公司业务的不断拓展和员工数量的增加，对办公物资的需求也日益增大。需要补充更多的办公桌椅，以满足新员工的办公需求，并对部分老旧桌椅进行更换，提升整体办公环境。文件柜方面，急需增加一定数量的大型文件柜，以更好地分类存放各类文件。办公文具方面，需要储备充足的各种笔类、笔记本、便签等，以满足员工日常办公的书写和记录需求。

1.3急需采购的原因

现有办公物资已无法满足公司日常办公的需求，严重影响了员工的工作效率和公司的正常运营。例如，员工因桌椅不适导致身体疲劳，影响工作状态；文件存放混乱，导致查找文件困难，浪费大量时间。及时采购办公物资可以为公司的发展提供有力保障，避免因物资短缺而影响业务开展。因此，急需进行办公物资采购。

二、采购清单

2.1办公用品清单

笔类：包括黑色中性笔100支、红色中性笔50支、铅笔30支等，满足日常书写和标记需求。

笔记本：购买A4笔记本50本、B5笔记本30本，方便员工记录会议纪要和工作笔记。

便签：准备不同颜色的便签纸100张，用于临时记录和提醒。

2.2办公设备清单

办公桌椅：新增办公桌椅20套，包括办公桌和办公椅，材质为实木，符合人体工程学设计，提供舒适的办公体验。

大型文件柜：采购5个大型文件柜，尺寸为1800mm×900mm×400mm，能够满足公司大量文件的存放需求。

打印机：添置一台彩色激光打印机，打印速度快，打印质量高，满足公司日常打印需求。

2.3其他办公物资清单

插座：购买多功能插座20个，方便员工连接各种电器设备。

垃圾桶：新增垃圾桶10个，分为可回收垃圾桶和不可回收垃圾桶，保持办公环境的整洁。

绿植：布置15盆绿植，如绿萝、吊兰等，改善办公环境，净化空气。

三、预算说明

3.1预计采购金额

根据采购清单，预计采购金额为[X]元。其中，办公用品费用[X]元，办公设备费用[X]元，其他办公物资费用[X]元。

3.2资金来源

本次办公物资采购的资金来源为公司年度预算中的办公费用，有足够的资金保障采购工作的顺利进行。

3.3预算合理性说明

此次预算是根据公司实际办公需求进行合理规划的。在办公用品方面，选择了质量可靠、价格合理的产品，保证能够满足日常办公使用。办公设备的采购也是根据公司业务需求和功能要求进行选择，避免了不必要的浪费。其他办公物资的采购也都是为了提升办公环境和工作效率，具有较高的性价比。总体而言，预算安排合理，能够满足公司的办公需求。

四、采购流程

4.1采购申请流程

由需求部门填写采购申请单，详细说明采购物资的名称、数量、规格等信息，并经部门负责人签字确认。采购申请单提交给行政部门，行政部门对申请进行审核，保证采购需求的合理性和必要性。审核通过后，将采购申请单提交给公司领导审批。

4.2供应商选择流程

行政部门根据采购需求，通过网络有哪些信誉好的足球投注网站、招标等方式选择合适的供应商。对供应商的资质、信誉、产品质量等进行严格审核，保证供应商具备提供优质产品和服务的能力。邀请至少三家供应商进行报价，对供应商的报价进行比较和分析，选择性价比最高的供应商。

4.3合同签订流程

与选定的供应商签订采购合同，合同中明确采购物资的名称、数量、规格、价格、交货时间、质量标准等条款。合同签订前，由法律部门对合同进行审核，保证合同的合法性和有效性。签订合同后，将合同副本分发给相关部门，作为采购工作的依据。

五、采购时间安排

5.1预计采购完成时间

本次办公物资采购预计在[具体时间]前完成。具体各阶段时间安排如下：

采购申请审核：[开始时间1][结束时间1]

供应商选择：[开始时间2][结束时间2]

合同签订：[开始时间3][结束时间3]

物资采购与交付：[开始时间4][结束时间4]

5.2各阶段时间节点

采购申请审核：在收到采购申请单后的[X]个工作日内完成审核。

供应商选择：在确定供应商后的[X]个工作日内完成合同签订。

合同签订：在签订合同后的[X]个工作日内完成物资采购与交付。

物资采购与交付：根据合同约定的交货时间，保证物资按时交付。

5.3特殊情况的应对措施

如果在采购过程中遇到特殊情况，如供应商无法按时交货、物资质量不符合要求等，将及时与供应商沟通协商，采取相应的措施解决问题。如更换供应商、调整交货时间等，保证采购工作的顺利进