收发文管理办法.docx

?一、总则

1.目的

为了加强公司收发文管理，确保文件传递的准确、及时、安全，提高工作效率，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于公司内部各部门之间以及公司与外部单位之间的文件收发、传递、处理等工作。

3.基本原则

（1）严格遵守国家法律法规和公司各项规章制度，确保文件处理的合法性和规范性。

（2）及时、准确地传递文件，提高工作效率，避免文件积压和延误。

（3）明确文件处理流程和职责分工，确保文件处理的各个环节都有专人负责。

（4）对文件进行妥善保管，确保文件的完整性和必威体育官网网址性。

二、收文管理

1.收文渠道

（1）公司设立专门的文件收发邮箱，用于接收外部单位发送的文件。

（2）公司各部门指定专人负责接收外部单位直接送达的文件。

（3）通过传真、快递等方式接收的文件，由收发人员统一登记后转交给相关部门。

2.收文登记

（1）收发人员收到文件后，应立即进行登记，登记内容包括文件名称、文号、来文单位、日期、份数等。

（2）对于紧急文件，应在登记后立即通知相关部门和领导。

3.文件分发

（1）收发人员根据文件内容和性质，将文件分发给相关部门或领导。

（2）对于重要文件，应及时呈送公司领导阅批。

（3）分发文件时，应填写文件分发登记表，注明分发时间、部门、人员等信息。

4.文件传阅

（1）需要传阅的文件，由收发人员按照领导批示的传阅范围进行传阅。

（2）传阅文件时，应使用文件传阅夹，确保文件的传递和保管。

（3）传阅人员应在文件传阅登记表上签字，注明传阅时间。

（4）传阅完毕后，收发人员应及时收回文件，并检查文件是否完整。

5.文件办理

（1）相关部门收到文件后，应按照文件要求及时办理，并在规定时间内将办理结果反馈给收发人员。

（2）对于需要回复的文件，应按照公司的公文格式和要求进行起草和审核，经领导批准后及时回复。

（3）办理文件时，应做好相关记录，以备查阅。

6.文件催办

（1）对于重要文件或有时间要求的文件，收发人员应及时进行催办，确保文件按时办理。

（2）催办时，应填写文件催办单，注明催办事项、催办时间、催办结果等信息。

7.文件归档

（1）文件办理完毕后，相关部门应将文件整理归档，交公司档案室统一保管。

（2）归档文件应齐全、完整、准确，符合档案管理的要求。

（3）档案室应建立文件档案目录，便于查询和利用。

三、发文管理

1.发文流程

（1）拟稿：由相关部门或人员根据工作需要起草文件初稿。

（2）审核：拟稿完成后，应提交给本部门负责人进行审核，审核内容包括文件内容、格式、语言表达等。

（3）会签：涉及多个部门的文件，应进行会签，会签部门应在规定时间内提出意见和建议。

（4）核稿：审核和会签通过后，文件应提交给公司办公室进行核稿，核稿人员应检查文件是否符合公司的公文格式和要求。

（5）签发：核稿通过后，文件应提交给公司领导进行签发，重要文件应由公司总经理签发。

（6）编号：文件签发后，由公司办公室进行编号，编号应连续、唯一。

（7）排版：编号后的文件由公司办公室进行排版，确保文件格式规范、美观。

（8）印制：排版后的文件由公司办公室交印刷厂进行印制，印制数量应根据文件需要确定。

（9）盖章：印制好的文件由公司办公室加盖公司公章或相关部门印章。

（10）分发：盖章后的文件由公司办公室按照文件要求进行分发，分发时应填写文件分发登记表。

2.发文格式

（1）公司发文应使用统一的公文格式，包括文件头、文号、标题、主送单位、正文、附件、落款、日期等。

（2）文件标题应准确、简洁地概括文件的主要内容，一般由发文机关、事由和文种组成。

（3）正文应条理清晰、语言规范、表达准确，符合国家法律法规和公司各项规章制度的要求。

（4）附件应与正文紧密相关，注明附件名称和序号，附件应随正文一并印发。

（5）落款应注明发文机关名称，并加盖公章。

（6）日期应使用阿拉伯数字，年、月、日齐全。

3.发文审核要点

（1）文件内容是否符合国家法律法规和公司各项规章制度的要求。

（2）文件格式是否规范，语言表达是否准确、简洁。

（3）文件涉及的事项是否明确，措施是否可行。

（4）文件是否经过必要的会签和审批程序。

（5）文件的印发范围和密级是否合适。

4.发文注意事项

（1）严格控制发文数量，可发可不发的文件坚决不发。

（2）发文应注重时效性，及时、准确地传达公司的决策和工作部署。

（3）对于重要文件，应进行备份，以防丢失或损坏。

（4）文件印发后，