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2024医院招标采购内控管理制度

旨在规范医院招标采购行为，加强内部管理与监督，确保采购活动合法、合规、公开、公正、公平，提高资金使用效益，保障医院医疗服务工作正常开展。

一、招标采购内控管理原则

医院招标采购内控管理遵循全面性、重要性、制衡性、适应性和成本效益原则。全面性要求内部控制覆盖招标采购的决策、执行和监督全过程，涵盖所有业务和事项；重要性强调在全面控制的基础上，关注重要业务事项和高风险领域；制衡性保证医院招标采购业务的机构、岗位设置及职责权限相互制约、相互监督；适应性确保内部控制与医院经营规模、业务范围、竞争状况和风险水平等相适应，并随情况变化及时加以调整；成本效益要求医院权衡实施内部控制的成本与预期效益，以适当的成本实现有效控制。

二、招标采购流程控制

1.需求提出与审批：医院各科室根据业务需求，填写采购申请表，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算、用途等信息。申请表需经科室负责人审核签字，对于重大采购项目，还需组织相关专家进行论证，评估采购的必要性、可行性和效益性。审核通过后，将申请表提交至采购管理部门。采购管理部门对各科室提交的采购申请进行汇总和初步审核，检查申请内容是否完整、合理，预算是否符合医院规定。审核无误后，根据采购项目的性质和金额，分别提交不同层级的审批。对于小额采购项目，由采购管理部门负责人审批；对于较大金额的采购项目，需经分管院长审批；对于重大采购项目，需提交医院院长办公会或党委会审议决定。

2.供应商选择：建立供应商信息库，采购管理部门通过公开招标、邀请招标、市场调研、供应商自荐等多种方式收集供应商信息，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等进行综合评估，将符合要求的供应商纳入信息库。在选择供应商时，优先从信息库中挑选。对于新供应商，要进行严格的考察和评估，必要时可实地考察其生产经营场所、生产设备、质量控制体系等。根据采购项目的特点和要求，制定供应商选择标准。对于通用物资采购，可重点考虑价格、质量和交货期；对于专用设备或服务采购，要注重供应商的技术实力、专业经验和售后服务能力。采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式选择供应商，严格按照相关法律法规和医院规定的程序进行操作。在招标过程中，要确保信息公开、程序公正、竞争公平，防止围标、串标等不正当行为。

3.采购合同签订：采购管理部门根据中标结果或谈判确定的内容，起草采购合同。合同内容应包括双方当事人的名称、地址、联系方式，采购物品或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。合同条款要明确、具体、合法，避免出现模糊不清或有歧义的表述。合同起草完成后，提交医院法务部门或法律顾问进行审核，审核合同的合法性、合规性、完整性和有效性。审核通过后，经采购管理部门负责人、分管院长签字，并加盖医院公章后生效。在签订合同过程中，要严格按照医院的授权制度进行操作，确保合同签订的权限合法、合规。

4.采购验收：采购物品或服务到货后，采购管理部门组织使用科室、质量控制部门等相关人员进行验收。验收人员要严格按照合同要求和相关标准对采购物品的数量、规格、质量、性能等进行检查和测试，确保采购物品符合要求。对于大型设备或复杂服务的验收，可邀请专业机构或专家参与。验收合格后，验收人员要填写验收报告，注明验收结果、验收日期等信息，并签字确认。验收报告作为付款的重要依据之一。如发现采购物品或服务存在质量问题或不符合合同要求，采购管理部门要及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改、换货或退货，并按照合同约定追究供应商的违约责任。

5.付款管理：财务部门根据采购合同、验收报告等相关凭证，审核采购款项的支付申请。审核内容包括采购项目的合法性、合规性，发票的真实性、有效性，付款金额与合同约定是否一致等。审核无误后，按照医院的财务管理制度和付款流程进行付款。对于分期付款的采购项目，要严格按照合同约定的付款节点和比例进行支付。在支付过程中，要确保资金安全，采用银行转账等安全可靠的支付方式。定期对采购付款情况进行统计和分析，及时发现和解决付款过程中存在的问题，防范财务风险。

三、招标采购监督与审计

1.内部监督：医院内部审计部门定期对招标采购活动进行审计监督，审查采购流程的合规性、采购文件的完整性、采购资金的使用情况等。审计部门可采用定期审计和不定期抽查相结合的方式，对重点采购项目进行专项审计。审计过程中，要严格按照审计程序和方法进行操作，确保审计结果的真实性、客观性和公正性。采购管理部门要建立健全内部监督机制，加强对采购人员的日常管理和监督。定期对采购人员的工作进行考核评价，检查采购人员是否遵守采购制度和职业道德规范，是否存在违规违纪行为。发现问题及时进行纠正和处理，情节严重的要追究相关人员的责任。