幼儿园档案和信息管理制度.docx

?一、总则

1.目的

为加强幼儿园档案和信息管理工作，确保档案资料的完整、准确、安全，提高信息利用效率，更好地服务于幼儿园的教育教学、行政管理等各项工作，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于幼儿园各部门及全体教职工在工作中形成的各类档案和信息资料的管理。

3.基本原则

档案和信息管理工作遵循集中统一管理、分类科学、便于查阅、安全必威体育官网网址的原则。

二、档案管理机构及职责

1.档案管理领导小组

成立以园长为组长，副园长为副组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责统筹规划、指导和监督幼儿园档案管理工作，审议档案管理工作中的重大事项。

2.档案室

设立专门的档案室，配备档案管理人员。档案室负责集中统一管理幼儿园各类档案，包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用等工作。

3.各部门职责

-办公室：负责综合类档案的收集、整理和初步归档工作，协助档案室做好档案管理的协调和指导工作。

-教学部门：负责教学类档案的收集、整理和归档工作，包括教案、教学计划、教学总结、学生成绩等。

-后勤部门：负责后勤保障类档案的收集、整理和归档工作，如物资采购、维修记录、食品安全档案等。

-教师个人：负责将本人在教育教学工作中形成的各类资料及时整理并移交档案室。

三、档案的分类与编号

1.档案分类

-综合类：包括幼儿园章程、发展规划、工作计划、总结、会议记录、规章制度、人事档案、财务档案等。

-教学类：涵盖教学大纲、教材、教案、教学活动记录、学生学籍档案、教学成果等。

-后勤类：包含物资采购档案、设备设施档案、维修档案、食品安全档案、环境卫生档案等。

-家园共育类：如家长委员会记录、家长会资料、家园联系手册、家长反馈意见等。

-其他类：不属于以上分类的特殊档案资料。

2.档案编号

为便于档案的管理和查找，对每类档案进行编号。编号采用类别代码+年度+顺序号的方式。例如：ZHL2023001，其中ZHL表示综合类档案，2023表示年度，001表示该年度综合类档案的顺序号。

四、档案的收集与整理

1.收集要求

-各部门和教职工应及时将工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料收集齐全，不得积压、散失或据为己有。

-对收集的档案材料要进行认真核对，确保内容真实、完整、准确。

2.整理方法

-分类：按照档案分类标准，将收集到的档案材料进行分类。

-装订：对纸张较多的档案材料进行装订，确保整齐、牢固。

-编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便查阅。

-装盒：将整理好的档案材料装入档案盒，并在盒脊上标注档案编号、名称等信息。

五、档案的归档与保管

1.归档时间

-当年形成的档案材料，应在次年上半年完成归档工作。

-对于跨年度的档案材料，应在事件结束后及时归档。

2.归档程序

-各部门和教职工将整理好的档案材料移交档案室，填写档案移交清单，双方签字确认。

-档案室对移交的档案进行检查、核对，符合要求的予以接收归档。

3.保管期限

-档案保管期限分为永久、长期和短期。

-永久保管：反映幼儿园主要职能活动和历史面貌的，对幼儿园有长远利用价值的档案，如幼儿园章程、发展规划、重要会议记录等。

-长期保管：在较长时间内对幼儿园工作有查考利用价值的档案，保管期限为16-50年，如教学计划、工作总结等。

-短期保管：在较短时间内对幼儿园工作有参考价值的档案，保管期限为5-15年，如一般性的会议记录、临时性的工作计划等。

4.保管措施

-档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全保管条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器等。

-定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。

-对电子档案要进行备份，存储在安全的存储介质上，并定期进行数据维护。

六、档案的查阅与利用

1.查阅权限

-幼儿园内部人员因工作需要查阅档案的，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。

-外单位人员查阅档案的，须持有单位介绍信，经园长批准后，方可查阅。查阅内容涉及重要机密的，还需经上级主管部门同意。

2.查阅程序