文件和档案管理办法.docx

?一、总则

1.目的

为了加强公司文件和档案管理，确保文件和档案的完整性、准确性、系统性和安全性，提高公司工作效率和管理水平，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于公司各部门、各分支机构及全体员工在工作中形成的各类文件和档案的管理。

3.职责分工

-行政部门负责公司文件和档案管理工作的统筹规划、制度制定、监督指导以及重要文件和档案的集中保管。

-各部门负责本部门文件和档案的形成、收集、整理、保管和移交等工作，并指定专人负责此项工作。

-公司员工应按照本办法的规定，及时、准确地完成文件的起草、办理、归档等工作，确保文件和档案的质量。

二、文件管理

1.文件分类

-行政文件：包括公司发布的各项规章制度、通知、通报、报告、请示、批复等。

-业务文件：与公司业务相关的合同、协议、项目文档、业务报表等。

-技术文件：产品设计图纸、技术标准、工艺文件、实验报告等。

-其他文件：各类会议文件、宣传资料、外事文件等。

2.文件起草

-文件起草应主题明确、内容准确、逻辑清晰、格式规范。起草人应根据文件的性质和用途，选择合适的格式和字体。

-涉及多个部门的文件，起草部门应主动与相关部门沟通协调，征求意见后形成初稿。

-重要文件的起草应进行充分的调研和论证，确保文件的科学性和可行性。

3.文件审核与审批

-文件初稿完成后，应提交部门负责人审核。部门负责人应认真审核文件内容，确保文件符合法律法规、公司政策和实际工作需要，并对文件的准确性和规范性负责。

-涉及公司重大事项、重要决策、重要业务的文件，需经公司领导审批。审批人应根据文件内容和相关规定，做出明确的审批意见。

-文件审核和审批过程中，如有修改意见，起草人应及时进行修改，并再次提交审核和审批，直至文件通过。

4.文件编号与发布

-行政部门对审核通过的文件进行编号登记，确保文件的唯一性和可追溯性。文件编号规则由行政部门另行制定。

-文件编号后，行政部门根据文件的性质和发布范围，选择合适的方式进行发布。发布方式包括公司内部网络、公告栏、电子邮件、纸质文件等。

-文件发布后，行政部门应及时将文件的电子版和纸质版分发至相关部门和人员，并做好签收记录。

5.文件执行与跟踪

-各部门和员工应严格按照文件要求执行相关工作，并及时反馈文件执行情况。

-行政部门负责对重要文件的执行情况进行跟踪检查，确保文件得到有效落实。对于执行过程中出现的问题，应及时协调解决，并向公司领导汇报。

6.文件修订与废止

-文件在执行过程中，如因政策法规调整、公司业务变化等原因需要修订的，由原起草部门提出修订申请，经审核和审批后进行修订。

-修订后的文件应重新进行编号、发布和分发，并做好记录。同时，应及时通知相关部门和人员废止原文件。

-对于已不适用的文件，由行政部门定期进行清理，经公司领导批准后予以废止。废止的文件应妥善保管，以备查阅。

三、档案管理

1.档案分类

-行政管理档案：包括公司组织架构、人员档案、行政事务管理等方面的文件和资料。

-业务管理档案：与公司业务相关的各类合同、协议、项目文档、业务报表等。

-财务管理档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务资料。

-人力资源管理档案：员工招聘、培训、绩效考核、薪酬福利等方面的文件和资料。

-技术研发档案：产品设计图纸、技术标准、工艺文件、实验报告等。

-市场营销档案：市场调研报告、营销策划方案、客户资料等。

-其他档案：各类会议纪要、宣传资料、外事档案等。

2.档案收集

-各部门应按照档案管理的要求，定期将本部门在工作中形成的具有保存价值的文件和资料收集整理，并移交至行政部门。

-档案收集应确保文件和资料的完整性、准确性和系统性，不得遗漏重要文件和资料。

-对于公司重大项目、重要活动等形成的档案，相关部门应及时进行收集整理，并在项目结束或活动完成后一个月内移交至行政部门。

3.档案整理

-行政部门收到各部门移交的档案后，应按照档案分类标准进行整理。整理工作包括文件的分类、编号、编目、装订等。

-档案整理应遵循文件形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。

-对于破损、褪色的文件，应