招待用烟酒管理办法.docx

?一、总则

（一）目的

为了加强公司招待用烟酒的管理，规范招待行为，节约费用开支，特制定本办法。

（二）适用范围

本办法适用于公司各部门、各分支机构在业务招待活动中涉及的烟酒使用与管理。

（三）基本原则

1.勤俭节约原则：严格控制招待用烟酒的标准和数量，杜绝浪费。

2.对口接待原则：根据来访人员的身份和业务性质，安排相应规格的招待。

3.审批规范原则：所有招待用烟酒必须经过严格的审批流程。

二、招待用烟酒的采购

（一）采购渠道

1.公司统一通过招标方式确定烟酒供应商，优先选择信誉良好、产品质量可靠、价格合理的供应商。

2.采购人员应定期对供应商进行评估，确保其供货质量和服务水平。

（二）采购流程

1.各部门根据业务需求，每月末填写招待用烟酒采购申请表，详细注明所需烟酒的品牌、规格、数量等信息。

2.申请表经部门负责人签字审核后，提交至行政管理部门。

3.行政管理部门汇总各部门申请，结合库存情况进行审核，报公司分管领导审批。

4.审批通过后，由行政管理部门负责与选定的供应商签订采购合同，并组织实施采购。

（三）采购标准

1.根据公司招待业务的实际情况，制定不同档次的烟酒采购标准，具体如下：

-高档招待：用于接待重要客户、合作伙伴等，可选用知名品牌的高档烟酒，如茅台、五粮液等白酒，中华等香烟。

-中档招待：用于一般性业务接待，选用品质较好的中档烟酒，如洋河蓝色经典、剑南春等白酒，玉溪、云烟等香烟。

-低档招待：用于内部员工交流、小型工作接待等，可选用普通品牌的烟酒，如本地知名白酒品牌，红塔山等香烟。

2.采购价格应在市场合理范围内，行政管理部门应定期对采购价格进行监控和比较，确保采购成本的合理性。

三、招待用烟酒的库存管理

（一）库存设置

1.在公司设立专门的招待用烟酒仓库，由行政管理部门负责管理。

2.仓库应配备必要的存储设备，确保烟酒的存放安全、防潮、防虫。

（二）库存盘点

1.每月末，行政管理部门组织对招待用烟酒库存进行盘点，确保账实相符。

2.盘点结果应形成书面报告，如发现盘盈、盘亏等情况，应及时查明原因并进行处理。

（三）库存补充

1.当库存数量低于安全库存时，行政管理部门应及时填写招待用烟酒采购申请表，按照采购流程进行采购补充。

2.根据业务淡旺季情况，合理调整库存水平，避免积压或缺货。

四、招待用烟酒的领用

（一）领用流程

1.各部门因业务招待需要领用烟酒时，需填写招待用烟酒领用申请表，详细说明招待事由、预计参与人数、所需烟酒的品牌、规格、数量等。

2.申请表经部门负责人签字审核后，提交至行政管理部门。

3.行政管理部门根据库存情况进行审批，对于符合领用标准的申请，予以批准，并开具招待用烟酒领用单。

4.领用部门凭招待用烟酒领用单到仓库领取相应的烟酒。

（二）领用标准

1.按照招待对象的级别和招待规格，严格控制烟酒的领用数量。例如，接待重要客户时，高档白酒每人不超过[X]瓶，高档香烟每人不超过[X]包；一般性业务接待时，中档白酒每人不超过[X]瓶，中档香烟每人不超过[X]包。

2.严禁超标准领用招待用烟酒。

五、招待用烟酒的使用监督

（一）使用记录

1.各部门在招待活动结束后，应及时填写招待用烟酒使用登记表，详细记录招待时间、地点、对象、烟酒品牌、规格、数量等信息。

2.招待用烟酒使用登记表应作为招待费用报销的附件之一。

（二）监督检查

1.行政管理部门定期对各部门招待用烟酒的使用情况进行检查，检查内容包括领用记录、使用记录、库存情况等。

2.审计部门不定期对招待用烟酒的管理情况进行审计监督，发现问题及时提出整改意见。

（三）违规处理

1.对于发现的超标准领用、违规使用招待用烟酒等行为，责令相关部门限期整改，并对责任人进行批评教育。

2.对于因违规行为造成公司经济损失的，按照公司相关规定追究责任人的经济责任。情节严重的，给予相应的纪律处分。

六、招待用烟酒的费用报销

（一）报销凭证

1.招待用烟酒的报销必须提供合法有效的发票，发票内容应与采购合同、领用单等记录一致。

2.报销时，应附招待用烟酒领用申请表、招待用烟酒使用登记表等相关审批和使用记录文件。

（二）报销流程

1.经办人员将招待用烟酒的发票及相关附件整理齐全后，填写费用报销单。

2.费用报销单经部门