文件管理制度.docx

?一、总则

1.目的

为加强公司文件管理，确保文件的有效控制，提高工作效率，保证各项工作的规范化、标准化运作，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司内部各类文件的起草、审核、批准、发布、使用、修订、作废、保管、归档等全过程管理。

3.职责分工

-行政部

-负责公司文件管理工作的归口管理，制定和完善文件管理制度。

-负责文件的收发、登记、编号、归档、保管及借阅等日常管理工作。

-组织对文件的定期清理和销毁工作。

-各部门

-负责本部门文件的起草、审核、修订等工作，并及时将相关文件提交行政部。

-负责本部门文件的日常使用、保管，确保文件的安全与完整。

-根据公司要求，配合行政部做好文件管理的相关工作。

-文件起草人

-负责按照规定格式和要求起草文件，确保文件内容准确、清晰、完整。

-对所起草文件的真实性、准确性和有效性负责。

二、文件分类与编号

1.文件分类

-行政文件：包括公司的行政管理制度、通知、报告、会议纪要等。

-业务文件：涉及公司各项业务活动的文件，如合同、协议、业务流程、技术文件等。

-财务文件：与公司财务相关的文件，如预算、报表、审计报告等。

-人事文件：关于员工招聘、培训、考核、薪酬、福利等方面的文件。

2.文件编号

文件编号采用统一格式，以便于识别和管理。编号规则如下：

-行政文件：AD-[年份]-[序号]，例如：AD-2023-001，表示2023年第1号行政文件。

-业务文件：根据业务类型分类编号，如合同编号为HT-[年份]-[序号]，技术文件编号为JS-[年份]-[序号]等。

-财务文件：CW-[年份]-[序号]，如CW-2023-002，表示2023年第2号财务文件。

-人事文件：RS-[年份]-[序号]，例如：RS-2023-003，表示2023年第3号人事文件。

三、文件起草与审核

1.文件起草

-起草人应根据工作需要和公司相关规定，确定文件的主题、内容框架和格式要求。

-文件内容应准确、清晰、简洁，符合国家法律法规和公司政策要求。

-涉及多个部门的文件，起草人应充分征求相关部门意见，确保文件内容具有可操作性。

2.文件审核

-文件起草完成后，应提交本部门负责人进行审核。

-部门负责人重点审核文件内容是否符合本部门工作实际，与其他部门的职责分工是否协调一致，语言表达是否准确等。

-对于重要文件或涉及多个部门的文件，还应组织相关部门进行会审，会审通过后文件方可进入批准环节。

四、文件批准与发布

1.文件批准

-审核通过的文件，由起草部门负责人提交公司分管领导或总经理批准。

-公司分管领导或总经理根据文件内容和重要程度，对文件进行审批，签署批准意见。

2.文件发布

-经批准的文件由行政部负责编号、排版，并按照规定格式进行打印或电子发布。

-对于纸质文件，行政部应根据文件发放范围进行盖章、分发，并做好发放登记；对于电子文件，行政部应通过公司内部网络平台、邮件等方式发送给相关部门和人员，并确保接收方能够正常查阅。

五、文件使用与保管

1.文件使用

-各部门和人员应按照文件规定的使用范围和要求使用文件，不得擅自扩大或缩小使用范围。

-使用文件时应注意保持文件的清洁、完整，不得随意涂改、损坏文件。

-如需借阅文件，应填写《文件借阅申请表》，经文件保管部门负责人批准后，到行政部办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[具体期限]，借阅人应按时归还文件。

2.文件保管

-行政部应设立专门的文件档案室，对各类文件进行分类存放，确保文件存放有序，便于查找和使用。

-对于重要文件和涉及公司机密的文件，应采取加密存储、专人保管等措施，确保文件安全。

-各部门应指定专人负责本部门文件的保管工作，定期对文件进行整理、归档，确保文件的妥善保管。

六、文件修订与作废

1.文件修订

-当文件内容与实际工作情况不符、法律法规发生变化或公司内部管理要求调整时，文件起草部门