公司档案室建立的方案.docx

?一、引言

公司档案室作为企业重要信息资源的汇聚地和管理中心，对于保障公司文件资料的安全、完整与有效利用，推动公司的规范化管理和可持续发展具有至关重要的作用。为了建立一个科学、规范、高效的档案室，特制定本方案。

二、建立目标

1.确保公司各类文件资料得到妥善保管，防止丢失、损坏和泄密。

2.实现文件资料的快速检索和高效利用，提高工作效率和决策支持能力。

3.建立完善的档案管理制度和流程，使档案管理工作规范化、标准化。

4.提升档案管理人员的专业素质和服务水平，打造一支高素质的档案管理团队。

三、档案范围

1.行政管理类：公司各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划与总结等。

2.人事管理类：员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文档等。

3.财务管理类：财务报表、账目凭证、审计报告、税务资料等。

4.业务合同类：销售合同、采购合同、服务合同、合作协议等。

5.技术研发类：研发项目文档、技术方案、图纸、专利资料等。

6.市场营销类：市场调研报告、宣传资料、客户资料等。

7.其他类：公司荣誉证书、资质文件、重要活动记录等。

四、档案室选址与布局

1.选址原则

-选择安全、干燥、通风、防火、防盗性能良好的区域。

-便于档案的搬运和存取，尽量靠近主要业务部门。

2.布局规划

-档案库房：存放各类档案实体，设置不同类型档案的存放区域，配备密集架或档案柜。

-整理加工区：用于档案的分类、编号、装订、扫描等整理加工工作。

-查阅利用区：提供给公司内部人员查阅档案的场所，配备桌椅、电脑等设备。

-办公区：档案管理人员的办公区域，放置办公桌椅、文件柜、电脑等办公设备。

五、档案管理制度建设

1.档案收集制度

-明确各部门档案收集的职责和范围，规定文件资料的形成、积累和归档要求。

-定期开展档案收集检查工作，确保各类档案及时、完整地收集到档案室。

2.档案整理制度

-制定档案分类方案，按照档案的来源、时间、内容等进行科学分类。

-规范档案编号规则，确保档案编号的唯一性和系统性。

-对档案进行装订、编目、装盒等整理工作，保证档案的整齐规范。

3.档案保管制度

-建立档案库房管理制度，对库房的温度、湿度、通风、防火、防盗等进行严格控制。

-定期对档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案的损坏、丢失等问题。

-对电子档案进行备份存储，确保数据安全。

4.档案查阅利用制度

-明确档案查阅的权限和流程，规定不同人员查阅档案的范围和方式。

-建立档案查阅登记制度，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。

-对涉及机密的档案，严格按照必威体育官网网址规定进行查阅和利用。

5.档案鉴定与销毁制度

-定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。

-对失去保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁，确保档案销毁过程的安全和规范。

六、档案管理流程

1.档案收集

-各部门指定专人负责文件资料的收集和整理，定期将整理好的档案移交档案室。

-档案室对接收的档案进行初步审核，检查档案的完整性和准确性。

2.档案整理

-档案管理人员按照档案分类方案对档案进行分类。

-为每份档案编制唯一的编号，并进行编目。

-对档案进行装订、装盒等整理工作。

3.档案保管

-将整理好的档案存放在档案库房的相应位置。

-定期对档案库房进行检查和维护，确保档案的安全保管。

-对电子档案进行备份存储，并定期进行数据检查和恢复测试。

4.档案查阅利用

-公司内部人员因工作需要查阅档案时，填写档案查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案室查阅。

-档案室工作人员根据查阅申请表提供档案，并做好查阅登记。

-查阅人员应在规定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。

5.档案鉴定与销毁

-成立档案鉴定小组，定期对档案进行鉴定。

-根据鉴定结果，编制档案销毁清册，经公司领导审批后进行销毁。

-销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性。

七、档案信息化建设

1.档案管理系统选型

-调研市场上成熟的档案管理系统，结合公司实际需求