公司档案管理办法.docx

?一、总则

1.目的

为加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于公司总部及所属各部门、各分支机构的档案管理工作。

3.档案定义

本办法所称档案是指公司在各项经营管理活动中直接形成的，对公司具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、音像资料等。

二、档案管理职责

1.综合管理部门职责

-负责制定和完善公司档案管理制度，并监督执行。

-负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作。

-指导和监督各部门的档案管理工作，定期组织档案管理培训和考核。

-负责档案信息的开发利用，为公司各项工作提供档案查询、借阅等服务。

2.各部门职责

-负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，并定期向综合管理部门移交。

-设立兼职档案员，负责本部门档案管理的日常工作，接受综合管理部门的业务指导。

-严格执行公司档案管理制度，确保本部门档案的完整、准确和安全。

三、档案的收集与整理

1.收集范围

-公司在经营管理活动中形成的各类文件、合同、协议、报表、会议记录、工作计划、总结等。

-公司对外交往中形成的各类信函、传真、电子邮件、证书、荣誉等。

-公司内部的规章制度、岗位职责、工作流程、技术资料、图纸、设计方案等。

-公司各类活动的照片、录像、录音等音像资料。

-其他具有保存价值的文件材料。

2.收集要求

-各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门在工作中形成的各类档案，并确保档案的真实性、完整性和准确性。

-对于重要文件和资料，应实行双套制备份，一套留存原件，一套进行电子扫描备份，以确保档案的安全和长期保存。

-档案收集责任人应按照档案形成的时间顺序和类别，对收集到的档案进行初步整理，剔除重复、无用的文件，并对文件进行编号、编目。

3.整理原则

-遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。

-分类科学、编号规范、排列有序、编目准确，确保档案的系统性和完整性。

4.整理方法

-按照档案的类别，分为文书档案、合同档案、财务档案、人事档案、工程档案、设备档案等。

-对每一类档案，再按照年度、保管期限等进行细分，确定具体的分类方案。

-对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。

-编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，确保目录清晰、准确。

四、档案的保管

1.保管期限

-档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。

-永久保管的档案主要是公司的重要文件、合同、协议、财务报表、人事档案等，对公司的历史和发展具有重要的查考价值。

-长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要是公司在一定时期内具有重要查考价值的文件材料。

-短期保管的档案保管期限为5年以下，主要是公司在日常经营管理活动中形成的一般性文件材料。

2.保管场所

-综合管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。

-档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。

3.保管要求

-档案应按照分类方案进行存放，排列整齐，便于查找和管理。

-对电子档案应进行定期备份，存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，以防止数据丢失。

-建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、借阅、归还等情况，确保档案的动态管理。

-定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。

五、档案的鉴定与销毁

1.鉴定工作

-综合管理部门应定期组织档案鉴定工作，对保管期满的档案进行鉴定。

-鉴定工作应由综合管理部门牵头，会同有关部门组成鉴定小组，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。

-鉴定小组应根据档案的内容、价值和保管期限等因素，确定档案的存毁意见。

2.销毁程序

-对经鉴定确需销毁的档案，应编制档案销毁清册，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等内容。

-档案销毁清册应经公