公司烟酒管理办法.docx

?一、总则

1.目的

为加强公司烟酒管理，规范烟酒的采购、使用、存储等行为，确保公司资产安全，节约成本，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于公司总部及所属各分公司、子公司。

3.管理原则

烟酒管理遵循统一管理、规范流程、合理使用、严格监督的原则。

二、职责分工

1.行政部门

-负责制定烟酒采购计划，统一组织烟酒采购工作。

-建立烟酒出入库台账，定期盘点库存。

-负责烟酒的日常存储管理，确保存储安全。

2.财务部门

-负责审核烟酒采购费用，确保费用支出合规。

-对烟酒的采购、使用情况进行财务核算和监督。

3.使用部门

-根据实际工作需要，提出烟酒使用申请。

-严格按照规定使用烟酒，不得擅自挪用或浪费。

三、采购管理

1.采购计划

-各使用部门应于每月末前向行政部门提交次月烟酒使用计划，注明所需烟酒的种类、数量等。

-行政部门结合各部门需求及库存情况，汇总编制公司月度烟酒采购计划，并报公司领导审批。

2.采购渠道

-行政部门应选择具有良好信誉、资质齐全的供应商进行烟酒采购。

-优先通过招标、询价等方式确定供应商，确保采购价格合理、质量可靠。

3.采购流程

-行政部门根据审批后的采购计划，向选定的供应商发送采购订单。

-供应商按照订单要求及时供货，行政部门负责组织验收。

-验收合格后，行政部门填写验收单，办理入库手续，并将相关凭证提交财务部门进行账务处理。

四、库存管理

1.存储要求

-公司应设置专门的烟酒存储仓库，仓库应具备防火、防潮、防盗等安全条件。

-烟酒应分类存放，标识清晰，便于查找和管理。

2.出入库管理

-烟酒入库时，仓库管理人员应依据验收单核对烟酒的种类、数量、规格等，无误后办理入库手续，并登记入账。

-烟酒出库时，使用部门应填写出库申请单，经部门负责人审批后，到仓库领取。仓库管理人员按照出库申请单发放烟酒，并做好出库记录。

3.盘点清查

-行政部门应定期对烟酒库存进行盘点清查，每月至少盘点一次。

-盘点结束后，编制盘点报告，如发现账实不符，应及时查明原因，上报公司领导，并进行相应处理。

五、使用管理

1.使用范围

-烟酒主要用于公司业务招待、商务活动等。

-严禁将烟酒用于个人消费或非公司业务用途。

2.使用标准

-公司应制定烟酒使用标准，明确不同业务场景下烟酒的配备标准和使用限额。

-使用部门应严格按照标准使用烟酒，不得超标准配备或使用。

3.审批流程

-使用部门因业务需要使用烟酒时，应提前填写使用申请表，注明使用事由、烟酒种类及数量等，经部门负责人审核后，报公司分管领导审批。

-经审批同意后，使用部门方可到仓库领取烟酒。

六、监督检查

1.内部审计

-公司内部审计部门定期对烟酒管理情况进行审计，检查采购、库存、使用等环节是否合规。

-对审计发现的问题，提出整改意见，督促相关部门及时整改。

2.日常监督

-行政部门负责对烟酒管理情况进行日常监督检查，发现问题及时纠正。

-财务部门对烟酒费用支出进行审核监督，确保费用支出合理、合规。

七、处罚措施

1.对违反本办法规定，擅自采购、使用、存储烟酒的部门或个人，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚。

2.对因管理不善导致烟酒丢失、损坏的相关责任人，应照价赔偿，并追究其责任。

3.对弄虚作假、骗取烟酒用于非公司业务用途的，除追回烟酒或其价值外，给予严肃处理；构成违法犯罪的，依法追究法律责任。

八、附则

1.本办法由公司行政部门负责解释和修订。

2.本办法自发布之日起施行。