公司物品采购管理规定.docx

?一、总则

1.目的

为规范公司物品采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，确保所采购物品符合公司需求，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于公司各部门因工作需要进行的各类物品采购活动，包括办公用品、办公设备、生产物资、劳保用品等。

3.采购原则

-按需采购原则：根据公司实际需求进行采购，避免盲目采购和浪费。

-质量优先原则：确保所采购物品的质量符合相关标准和公司要求，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商。

-价格合理原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购渠道和谈判方式，争取最优的采购价格，降低采购成本。

-阳光采购原则：采购过程应遵循公开、公平、公正的原则，接受公司内部监督，确保采购活动透明化。

二、采购组织与职责

1.采购决策机构

公司设立采购管理委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购管理委员会负责审议公司重大采购项目，制定采购战略和政策，监督采购活动的执行情况。

2.采购执行部门

公司设立采购部，作为公司物品采购的执行部门。采购部负责具体采购业务的实施，包括供应商开发与管理、采购订单下达、采购合同签订与执行、采购款项支付等工作。采购部应配备专业的采购人员，明确各岗位的职责和分工。

3.需求部门职责

-各需求部门应根据本部门的工作需要，提前编制物品采购计划，并提交给采购部。采购计划应详细说明所需物品的名称、规格、型号、数量、需求时间等信息。

-负责对采购物品的质量、性能等进行验收，并及时反馈验收结果。如发现采购物品存在质量问题或不符合需求，应及时与采购部沟通，协商解决办法。

-配合采购部进行供应商的选择、评估和管理工作，提供相关的技术支持和市场信息。

三、采购流程

1.采购计划编制

-各需求部门应于每月[具体日期]前，将次月的物品采购计划提交给采购部。采购计划应经部门负责人审核签字后生效。

-采购部收到各部门的采购计划后，进行汇总和整理，并结合公司库存情况，对采购计划进行审核和调整。如发现采购计划存在不合理之处，应及时与需求部门沟通，协商修改。

2.供应商选择与评估

-采购部根据采购物品的类别和需求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络有哪些信誉好的足球投注网站、行业推荐、供应商自荐等。

-对潜在供应商进行初步筛选，收集其营业执照、资质证书、产品质量认证、业绩案例等相关资料，并进行实地考察或电话访谈，了解供应商的生产能力、质量管理水平、售后服务等情况。

-根据筛选结果，建立供应商名录，并对供应商进行分类管理。对于重要物品的供应商，应进行定期评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。评估结果作为供应商后续合作的重要依据。

3.采购订单下达

-采购部根据审核后的采购计划，向选定的供应商发送采购订单。采购订单应明确采购物品的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、交货地点、付款方式等详细信息。

-供应商收到采购订单后，应确认订单内容，并在规定时间内回复采购部。如供应商对订单内容有异议，应及时与采购部沟通协商，达成一致后再签订采购合同。

4.采购合同签订

-采购订单经双方确认无误后，采购部与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品的质量标准、交货期、验收方式、付款方式、违约责任等条款。

-采购合同签订后，采购部应将合同副本分发给相关部门，如财务部、需求部门等，以便各部门及时了解合同执行情况。

5.采购执行与跟踪

-采购部负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交付采购物品。如发现供应商存在交货延迟、质量问题等情况，应及时采取措施，要求供应商限期整改或承担相应的违约责任。

-需求部门应配合采购部做好采购执行过程中的相关工作，如提供必要的技术支持、协助验收等。如发现采购物品存在问题，应及时反馈给采购部，以便采购部及时处理。

6.验收与入库

-采购物品到货后，需求部门应按照合同约定的验收标准进行验收。验收内容包括物品的数量、规格、型号、质量等方面。如验收合格，需求部门应在验收单上签字确认，并办理入库手续；如验收不合格，需求部门应及时通知采购部，采购部负责与供应商协商解决退货、换货等问题。

-采购部应根据验收情况和合同约定，及时办理采购款项的支付手续。对于验收合格的采购物品，采购部应在规定时间内提交付款申请，经财务部审核后，按照公司的财务制度进行付款。